KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) ve İKY Yönetimi

Günümüzde çalışan verilerinin korunması, şirketler için yalnızca bir yasal zorunluluk değil, aynı zamanda kurumsal güvenin temel unsurlarından biri olarak görülüyor. Özellikle, işe alım süreçlerinden bordro yönetimine kadar pek çok İKY uygulaması KVKK kapsamına giriyor. Peki, insan kaynakları departmanları kişisel veri güvenliğini nasıl sağlıyor? Çalışan bilgilerini işlerken hangi risklerle karşı karşıya kalınıyor? KVKK uyumlu bir İK yönetimi için hangi adımların atılması gerekiyor? Bu yazıda, veri güvenliğinin insan kaynakları süreçlerindeki kritik rolünü detaylı şekilde ele alacağız.

KVKK Nedir?

KVKK, kişisel verileri korumak için oluşturulan yasal düzenlemeleri kapsayan bir kanun olarak öne çıkıyor. Bireylerin verilerinin korunmasını sağlıyor, şirketlere belirli yükümlülükler getiriyor. Bu yükümlülükler, veri işleme süreçlerinin güvenliğini sağlıyor. Özellikle İKY departmanlarının, çalışan verilerini saklama konusunda dikkatli olması önem taşıyor. Çalışanların açık rızası olmadan veri paylaşımı yapılmaması gerekiyor. Ayrıca, veri işleme sürecinde şeffaflık ilkesine uyulması gerekiyor. İşverenlerin, çalışanlara veri kullanımı hakkında bilgilendirme yapması gerekiyor. Güvenli saklama yöntemleri kullanılarak veri sızıntısının önlenmesi de önemli bir husus oluyor.

KVKK Tanımları

KVKK, bireylerin haklarını koruyarak, veri işleme süreçlerini yasal çerçeveye oturtuyor. Kişisel veri, bir bireyin kimliğini doğrudan veya dolaylı olarak belirleyen bilgi olarak tanımlanıyor. Ancak, özel nitelikli kişisel veriler hassas kabul ediliyor. Dolayısıyla ekstra koruma gerektiriyor.

Veri sorumlusu, kişisel verileri işleme amaçlarını belirleyen ve yöneten kişi veya kurum olarak tanımlanıyor. Buna ek olarak, veri işleyen ise veri sorumlusu adına verileri işleyen taraf oluyor.

Açık rıza, kişisel verilerin işlenmesi için bireyin özgür iradesiyle verdiği onay olarak tanımlanıyor. Veri güvenliği yetkisiz erişimi engelliyor ve verileri koruyor.

İnsan Kaynakları Süreçlerinde KVKK Neden Önemlidir?

KVKK, insan kaynakları süreçlerinde veri gizliliğini sağlamak için kritik bir rol oynuyor. Özellikle, çalışanların kişisel verilerinin korunması, işverenlerin yasal sorumluluklarını yerine getirmesini gerektiriyor. İşe alım, bordro yönetimi ve performans değerlendirme süreçlerinde veri güvenliğinin sağlanması gerekiyor. Ayrıca, çalışanların özel nitelikli verileri korunması ve izinsiz paylaşılmaması önem taşıyor.

İşverenlerin, veri toplama ve saklama süreçlerinde şeffaf olması gerekiyor. Buna ek olarak, çalışanlara verilerinin nasıl işlendiği hakkında bilgilendirme yapılması önem taşıyor. Yetkisiz erişim risklerine karşı teknik ve idari tedbirler alınması da bir diğer önemli husus oluyor. Özellikle, biyometrik ve dijital kimlik verilerinin yüksek güvenlik önlemleriyle korunması gerekiyor. KVKK uyumluluğu, iş süreçlerini sürdürülebilir ve güvenilir hale getiriyor. Sonuç olarak, insan kaynakları departmanlarının veri güvenliği konusunda proaktif olması kritik önem taşıyor.

İKY Süreçlerinde Veri Güvenliği Nasıl Sağlanır?

İKY süreçlerinde veri güvenliğinin, çalışan bilgilerinin korunması için titizlikle yönetilmesi gerekiyor. Özellikle, kişisel verilerin yetkisiz erişime karşı güvenli sistemlerde saklanması gerekiyor. İşverenler, veri şifreleme ve erişim kontrolü gibi teknik önlemler alabiliyor. Buna ek olarak, çalışanlara veri güvenliği konusunda düzenli eğitimler verilmesi öneriliyor. Yetkisiz erişimi önlemek için çok faktörlü kimlik doğrulama uygulanabiliyor. Özellikle, biyometrik ve hassas verilerin ek güvenlik protokolleriyle korunması gerekiyor. Veri ihlallerini önlemek için acil durum prosedürleri oluşturulması da önemli bir husus oluyor.

İşe Alım Sürecinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Dijitalleşme ve teknolojinin büyümesiyle “kişisel verilerin korunması” konusu da her geçen gün ivme kazanan bir alan haline gelmeye başladı. Özellikle işe alım süreçleri açısından bakıldığında KVKK; kurumlar, şirketler veya çalışanlar için kritik önem arz eder durumda. Peki İK yönetimi işe alım süreçlerinde kişisel verilerin korunması kanunu ile ilgili nelere dikkat etmeli?

• İşveren, işe alım sırasında işçiye soracağı soruları mesleki bilgiyi ölçmek ile sınırlı tutmalı,
• İşveren, işçinin açık rızasını alsa dahi maksimum seviyede veri yerine işe alımla sınırlı ve gerekli ölçüde kişisel veri toplamalı,
• İşe alım sürecinde doğum ve evlilik, ceza mahkumiyeti, dernek ve sendika üyeliği veya siyasi görüşü ile alakalı sorular adayların rızası olsa dahi hukuka aykırılık oluşturabileceği için bu sorulara dikkat edilmeli,
• İşe alımda yer verilen psikolojik testler, aday psikolojik sağlığı ile alakalı olduğu için adayın açık rızası olsa dahi kullanımına dikkat edilmeli,
• Adayın kendi belirttiği referanslar aranabilir, fakat kendi belirtmediği referansların aranıp aday hakkında bilgi toplanması hukuka aykırılık oluşturabilir,
• Adayların elde edilen tüm kişisel verileri yalnızca işe alım ve değerlendirme amacıyla kullanılmalı, 
• İşveren, adayların kişisel bilgilerini kişinin rızası olmadan başka hiçbir kurumla paylaşmamalıdır.

Çalışma Sürecinde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

İnsan kaynakları yönetiminde kişisel veri deyince herkesin aklında ilk olarak özlük bilgileri beliriyor. Ardından ise kamera kayıtları, fotoğraflar, ses kayıtları gibi tüm kişisel veriler geliyor. İşçilerin kişisel verileri, çalışma süreleri boyunca denetim veya başka sebeplerle işlenmeye devam etmektedir. Peki İK yönetimi çalışma süreçlerinde kişisel verilerin korunması kanunu ile ilgili nelere dikkat etmeli?

• İşçilerin istihdam süresi boyunca özlük dosyası gibi kişisel verileri şirket elinde bulunmakta ve başka kanunlar gereğince de belli kurumlara aktarılmaktadır. İşveren bu noktada KVKK 10. maddesi uyarınca işçilerini gerekli noktalarda derinlemesine aydınlatmalı, 
• İşverenin giriş-çıkış kontrolü için kullandığı biyometrik sistemler (retina, parmak izi gibi) özel nitelikli veri sayıldığı için kişilerin açık rızası dahilinde işlenmesine dikkat edilmeli,
• Çalışan bağımsız hakları korunmalı, çalışan verilerinin işlenmesi adil ve hukuka uygun olmalı,
• İK departmanları, çalışan verilerinin doğruluğuna dikkat etmeli ve kişisel veriler değiştiği zaman mutlaka güncellemeli,
• İnsan kaynakları yönetimi, şirketin sürekli gelişmesi sonucunda elde edilen yeni kişisel verilerin gerektiği kadarının işlenmesi prensibine uymalı,
• KVKK’ya göre çalışanın açık rızası olmadan kişisel verileri yurtdışı şirketlere aktarılmamalı,
• Kişisel verilerin kim tarafından hangi amaçla işlendiği, verilerin nasıl aktarıldığı, ilgili kişinin erişme, düzeltme, silinmesini talep etme gibi hakları konularında prosedürler hazırlanmalı ve çalışanın bilgisine mutlaka sunulmalıdır.

KVKK 2025 Güncellemeleri

KVKK 2025 güncellemeleri, veri güvenliği ve uyumluluk süreçlerinde önemli değişiklikler içeriyor. Özellikle, veri sorumlularına daha fazla yükümlülük getiriyor ve cezai yaptırımları artırıyor. Yeni düzenlemeler, aydınlatma yükümlülüğü ihlallerinde yüksek para cezaları öngörüyor. Buna ek olarak, veri güvenliğine yönelik teknik ve idari tedbirler sıkılaştırılıyor. Kurul kararlarını yerine getirmeyen işletmelere ağır yaptırımlar uygulanıyor. Özellikle, yurt dışına veri aktarımı konusunda yeni hukuki çerçeve belirleniyor. Standart sözleşme maddeleri ve açık rıza gereklilikleri ön plana çıkıyor. Ayrıca, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi daha detaylı kurallara bağlanıyor. Şirketlerin KVKK’ya uyum sağlaması için veri envanteri ve risk değerlendirmesi yapması gerekiyor. Son olarak, KVKK 2025 güncellemeleriyle, ihlallerde uygulanacak idari para cezaları %43,93 oranında artırıldı.

Bulut Tabanlı idenfit ve KVKK Süreçleri

idenfit, bulut tabanlı insan kaynakları yönetimiyle KVKK gerekliliklerine tam uyumlu çözümler sağlıyor. Özellikle, çalışan verilerinin korunması için gelişmiş güvenlik önlemleri ve veri şifreleme teknikleri kullanılıyor. KVKK’ya uygun olarak, tüm veriler yetkilendirilmiş kullanıcılar dışında erişime kapalı tutuluyor. Ayrıca, veri işleme süreçleri şeffaf şekilde yürütülerek işverenlerin yasal yükümlülükleri yerine getiriliyor. idenfit, kişisel verilerin yalnızca belirlenen amaçlarla kullanılmasını sağlayarak güvenliği artırıyor. VERBİS kayıt süreçleri ve KVKK yükümlülükleri sistematik olarak yönetiliyor. Özellikle, veri silme, anonimleştirme ve saklama politikaları kanuna uygun şekilde uygulanıyor.

idenfit’in tüm modülleri entegre çalışan insan kaynakları yazılımı hakkında detaylı bilgi sahibi olmak ister misiniz? Eğer insan kaynakları yönetimi süreçlerinizi dijitale taşımak istiyorsanız, formu doldurun. idenfit ile insan kaynakları yönetimi süreçlerinde verimliliği deneyimleyin!

Sık Sorulan Sorular