Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası hazırlama ve saklama İK departmanlarının vaktini alan en önemli konuların başında geliyor. İnsan kaynakları departmanı, faaliyette bulunduğu kurumun ihtiyaç duyduğu insan kaynağının sağlanması, her türlü işe alım sürecinin organize edilip hayata geçirilmesi ve aktif olarak çalışan personelle kurum arasındaki tüm iletişimin ve ilişkinin düzenlenmesinden de sorumlu. Bu birimin sorumluluk alanları arasında personele dair her türlü bilgi, belge ve kayıtların tedarik edilip korunması da yer alıyor.

Çalışanlara dair söz konusu kayıt dosyalarının başında özlük dosyaları geliyor.

Özlük Dosyası Nedir?

İşletmeler, işe yeni başlayacak olan personelden bir dizi belge talep ediyor. Bu belgeler kurumdan kuruma birtakım farklılıklar gösterebiliyor. Personelin işe başlamasıyla birlikte teslim alınan bu belgeler, çalışanla ilgili her türlü özel bilgiyi içeriyor. Söz konusu belgelerin tamamı, personelin özlük dosyasını oluşturuyor.

Bir başka deyişle “Özlük dosyası nedir?” sorusunun cevabı; herhangi bir şirketin her bir çalışanı için ayrı ayrı tutması gereken dosyadır. Ayrıca, içinde çalışana dair her türlü bilginin yer aldığı çalışan kayıt dosyasıdır.

Personel özlük dosyası konusunda 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de; işverenin, yönetimi altında çalışan her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemesi gerektiği belirtiliyor. İşveren söz konusu özlük dosyasında, işçiye ait kimlik bilgilerinin yanında düzenlemekle yükümlü olduğu tüm resmi belge ve kayıtları saklamak ve gerek görülmesi durumunda bu belgeleri yetkili kişilere göstermekle yükümlü. İşçi hakkındaki tüm bilgileri, dürüstlük kuralları ve yasal zemin çerçevesinde kullanmak ve işçinin çıkarları doğrultusunda gizli kalması gereken bilgileri gizli tutmak zorunda. 

Kanuna göre, kurumların özlük dosyası tutmaları ve bu dosyaları güncel olarak muhafaza etmeleri zorunludur.

Personel Özlük Dosyası Tutmak Neden Gereklidir?

Personelin çalıştığı süre boyunca ıslak imzalı olarak tutulması gereken belgelerin bir arada bulunduğu özlük dosyası, her şeyden önce kişinin o iş yerinde çalıştığının ispatını sağlıyor. Ayrıca, personel özlük dosyası, çalışma süresi boyunca çalışanla işveren arasındaki iş ilişkisine dair atılan adımları özetleyen evrak ve yazışmaları içeriyor. Böylece herhangi bir anlaşmazlık durumunda, özlük dosyasında yer alan bu belgeler gün yüzüne çıkıyor. Çalışanın ve işverenin iddialarına dair kanıtlar söz konusu belgeler içinde aranıyor. Dolayısıyla özlük dosyası evrakları güncel olarak ve asıl nüshaları ile birlikte muhafaza edilmelidir.

Herhangi bir şirkette, hakkında özlük dosyası tutulmayan bir çalışan bulunması durumunda kurum, idari para cezasıyla karşı karşıya kalabiliyor.

Özlük Dosyası Nasıl Tutuluyor?

Şirketlerde özlük işleri göreviyle ilgilenen personel tarafından tutulması gereken personel özlük dosyası kırtasiyelerde rahatlıkla bulunabiliyor. Öte yandan, İş Kanunu’nda özlük dosyalarının özellikle belirli bir formatta hazırlanmasını gerektirecek herhangi bir madde bulunmuyor. Dolayısıyla personele ait özel bilgilerin yer aldığı tüm evrakları herhangi bir dosyada da muhafaza edilebiliyor. Bu anlamda, özlük dosyalarını nasıl tutacağına kurum kendisi karar verebiliyor.

Çalışanlara ait özel bilgilerin işveren tarafından hukuka uygun olarak kullanılması önemli bir husus oluyor. Ayrıca çalışan mağduriyeti ile sonuçlanabilecek herhangi bir özel bilginin yetkili olmayan kişilerle paylaşılmaması gerekiyor. Bu nedenle özlük dosyalarının kişisel verilerin gizliliği ilkesi doğrultusunda, başkalarının göremeyeceği yerlerde saklanması önem taşıyor.

Aslında hayatın her alanında kendini gösteren dijitalleşmeye paralel olarak özlük dosyaları da dijital ortamlara aktarılabiliyor. Ancak herhangi bir denetim durumunda, bu evrakların matbu olarak ibraz edilmesi gerektiğinden belgelerin ıslak imzalı kopyalarının da muhafaza edilmesi gerekiyor.

Öte yandan herhangi bir sebeple çalışanla ilgili bir belgeye ihtiyaç duyulması halinde, ulaşmak çok daha pratik, hızlı ve kolay olduğu için, insan kaynakları personeli tarafından özlük dosyalarının dijital kopyaları kullanılıyor.

Özlük Dosyasında Neler Olmalı?

Personel özlük dosyası, yalnızca personelin işe girerken kuruma teslim etmek zorunda olduğu belgelerden oluşmaz. Çalışma süresi boyunca çalışan-kurum arasındaki her türlü ilişkinin özetlendiği evraklar da bu dosyadaki yerini almalıdır. İzin formları, raporlar, disiplin cezaları bu türden belgelere sadece birkaç örnektir.

Özlük dosyasında olması gerekenler güncelliğini de korumalıdır. Zira İş Kanunu’nda işverenin, özlük dosyasında bulunan kimlik bilgileri ile bu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi gereken tüm belge ve kayıtları saklaması gerektiği ve ihtiyaç duyulduğu takdirde bu bilgileri ancak yetkili kişi veya mercilere göstermek zorunda olduğu açıkça belirtilmiştir.

Personel özlük dosyasının içinde yer alan belgelerin eksiksiz ve güncel olması zorunludur. Ayrıca, içeriği değişen ve güncel evraklarla zenginleşen kayıtlar olma özelliği taşıyor.

• Çalışana ait nüfus cüzdanı fotokopisi
• Çalışana ait ikametgah belgesi
• Çalışanın aldığı eğitimi belgeleyen diploma fotokopisi ya da mezuniyet belgesi
• Sabıka kaydı
• Vesikalık fotoğraf
• Nüfus kayıt örneği
• Aile durumunu bildiren belge
• Erkek çalışanların askerlik durumunu bildiren belge
• Sağlık raporu
• Kan grubu kartı
• İş sözleşmesi / Hizmet sözleşmesi
• SGK işe giriş bildirgesi

Personel Özlük Dosyalarının Dijitalleşmesi Neden Önemli?

Personel özlük dosyalarının dijitalleşmesi, insan kaynakları süreçlerinde hız ve verimlilik sağlıyor. Dijital ortamda belgeler pratik şekilde düzenleniyor. Ayrıca, saklanıyor ve hızlıca erişim sağlanıyor. Geleneksel yöntemlerle günler süren işlemler saatler içinde tamamlanabiliyor. Çalışanlar ve işverenler, gerekli belgelere her an, her yerden ulaşabiliyor. Dijital sistemler, veri güvenliğini artırıyor ve KVKK gibi yasal düzenlemelere uyum sağlıyor. Şifreleme ve yetkilendirme gibi özelliklerle belgeler koruma altına alınıyor. Denetim süreçlerinde, dijital dosyalar hızlı erişim sunarak zaman tasarrufu sağlıyor. Kağıt kullanımının azalması ise çevre dostu bir çözüm olarak öne çıkıyor.

Çalışanların izin, performans ve sözleşme bilgileri kolayca takip edilebiliyor. Dijitalleşme, iş süreçlerini sadeleştiriyor ve insan kaynaklarının stratejik işlere odaklanmasına yardımcı oluyor. 2025’te dijital özlük dosyalarına geçiş, hem maliyet hem de zaman tasarrufu sağlıyor.

İşverenler Özlük Dosyalarını Ne Kadar Süre ile Saklamalıdır?

İş Kanunu’nda personel özlük dosyalarının ne kadar süre ile muhafaza edilmesi gerektiğine dair herhangi bir hüküm bulunmaz. Bu noktada SGK mevzuatını dikkate almak doğru olabilir. SGK mevzuatı, iş yerine ait resmi kayıt ve belgelerin on yıl süreyle muhafaza edilmesini söyler. Personel özlük dosyaları da kurumsal kayıt evrakları sınıfına girer. Bu durumda özlük dosyalarının da on yıl süreyle saklanması gerektiğini söylemek yanlış olmayacaktır.

2025 Yılında Personel Özlük Dosyalarının Dijitalleşmesi Neden Önemli?

Personel özlük dosyalarının dijitalleşmesi, insan kaynakları süreçlerini hızlandırırken hata oranlarını da minimize ediyor. Deloitte’un 2023 İnsan Kaynakları Araştırması’na göre, dijital sistemler, özlük dosyalarının hazırlanma süresini %60 oranında azaltıyor. Geleneksel yöntemlerle günler süren işlemler, dijital platformlarla birkaç saat içinde tamamlanıyor.

2025 yılında dijital özlük dosyalarına geçiş, yasal uyumluluğu sağlamak açısından kritik bir öneme sahip. Özellikle KVKK gibi veri koruma düzenlemeleri, belgelerin güvenli ve düzenli bir şekilde saklanmasını zorunlu kılıyor. Şifreleme, erişim yetkilendirme gibi özelliklerle dijital ortamlar, güvenlik seviyesini artırıyor.

Ayrıca dijitalleşme, denetim süreçlerini kolaylaştırarak verimliliği artırıyor. Belgelerin dijital ortama taşınması, arama ve erişim sürelerini kısaltıyor. Ayrıca, kağıt tüketimini azaltarak çevre dostu bir çözüm sağlıyor. Global E-Waste Monitor 2024 raporu, dijitalleşmenin yıllık 200 ton kağıt tasarrufu sağladığını belirtiyor.

2025’te dijital özlük dosyalarına yatırım yapan şirketler, yasal uyumluluğun yanı sıra maliyet avantajı da elde edecek.

Dijital Özlük Dosyasına Geçişte 2025 İçin Uygulama Rehberi

• İhtiyaç Analizi Yapın: Mevcut süreçleri ve eksiklikleri belirleyin.
• Doğru Yazılımı Seçin: KVKK uyumlu, kullanıcı dostu bir sistem tercih edin.
• Verileri Dijitalleştirin: Mevcut belgeleri dijital ortama aktararak düzen oluşturun.
• Güvenliği Sağlayın: Şifreleme ve erişim yetkilendirme gibi önlemleri uygulayın.
• Çalışanları Eğitin: İnsan kaynakları ekibine sistem kullanım eğitimi verin.
• Dijital İmza Kullanın: Belgeleri dijital imzayla onaylayarak yasal uyumluluğu artırın.
• Bulut Teknolojisini Kullanın: Her yerden erişim için bulut tabanlı çözümleri tercih edin.
• Denetim Süreçlerini Kolaylaştırın: Dijitalle, hızlı ve etkili denetim imkanı sağlayın.

İdenfit Özlük Dosyası

İdenfit özlük dosyası uygulaması aracılığıyla;

• Kimlik bilgileri, finansal bilgiler, sosyal medya bilgileri, yetkinlik bilgileri gibi çalışanlarınıza dair tüm bilgileri dijital ortamda tutabilirsiniz.
• Çalışanların kuruma giriş ve çıkış bilgilerini takip edebilirsiniz.
• Personelin geçmişe dönük almış olduğu izinleri ya da yaklaşan izinlerini akıllı panel üzerinden kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.
• Çalışanlara ait kişisel verilerin tamamı KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) uyarınca anonim olarak tutulur.
• Çalışanlara ait tüm bilgilere, yani personel özlük dosyalarına internetin olduğu her yerden, mobil olarak ya da web sitesi üzerinden dilediğiniz zaman ulaşabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular