Çalışanların çalışma süreleri, izinleri, işe giriş ve çıkış saatlerini düzenlemek insan kaynakları departmanının en önemli görevleri arasında yer alır. Hem verimliliği sağlamak hem çalışanlar arası denge kurmak hem de yasal mevzuatlara uygun bir plan oluşturmak vardiya yönetimi sürecinin zorlu ve yorucu yönlerinden birkaçıdır. Birçok değişeni aynı anda göz önünde bulundurmaya özen gösterilse de puantaj hesaplamalarının manuel olarak yapılması hata payını arttırır.
İnsan kaynakları yöneticileri zaman yönetimi ve verimlilik konularında olabilecek en etkili adımları atarak olabilecek en az hatayla vardiyaları oluşturmayı amaçlar. Ancak klasik yöntemlerle hazırlanan vardiya planı, hem hazırlanma süreci hem de çalışanlara ulaşılabilirliği ile hataya açık bir plandır. Puantaj hesaplama, çalışanların izin günleri, fazla mesailer gibi konularda yapılacak hataların fark edilmesi ve düzeltilmesi de ayrı bir zaman ve iş gücü kaybı yaratır.
Vardiyalı Çalışma ve Kaynakları Etkili Kullanım
Hizmetin ve çalışmanın sürekli olduğu durumlar için etkili ve verimli çalışma sistemleri yaratmak insan kaynaklarının en önemli görevlerindendir. Vardiyalı çalışma ile iki ya da daha fazla ekibin birbirleriyle uyum içinde hizmete ve üretime devam etmesi amaçlanır. Bu düzenlemeler sırasında çalışanların talepleri, özlük hakları, iş kanunu ve performansları da göz önüne alınır.
İnsan kaynağı uzmanı vardiya takvimi oluştururken sürekli değişen unsurları göz önünde bulundurur. Molalar, ücretsiz/ücretli izinler, çalışan sayısı, iş kapasitesi gibi faktörleri tüm çalışanlara adetli bir mesai düzeni oluşturmak için bir arada değerlendirmelidir. Kaynakların olabildiğince etkili kullanılmasını gerektiren bu sistemin hatasız işlemesi tüm faktörlerin hatasız bir şekilde takvime yansıtılması ile mümkündür.
Vardiya Yönetilirken Karşılaşılan Problemler
Vardiyalı sistem uygulanan işletmelerde gerek hesaplamalardan gerekse iletişim hatalarından dolayı ortaya birçok problem çıkabilir. Bu problemlerden bazıları çakışan çalışma saatleri, hatalı hesaplanan mesai süreleri ya da hazırlanan çizelgedeki ufak bir değişikliğin yarattığı karmaşa ve iş yükü olarak belirtilebilir. Üstelik yapılan değişikliklerin çalışanlara hızlı bir şekilde iletilmesi ya da çalışanın değişiklik isteğini yöneticisine değişiklik isteğini iletmesi de problemli bir hal alabilir.
Özellikle çalışan sayısının yüksek olduğu işletmelerde aylık vardiya dökümlerinde yapılan değişikler, fazla mesai hesaplamaları, çalışanların izin günleri ve mola saatleri gibi konularda takibi zorlaştırır. Bu tarz sorunlardan korunmak çalışanlar arası adil mola ve çalışma süresi planlamak ya da puantaj hesaplamalarını kolayca gerçekleştirmek için çeşitli yazılımlardan yararlanılabilir. Bu yazılımlar ile işletmenin ihtiyacı doğrultusunda en doğru kaynak yönetimi yapılması sağlanabileceği gibi çalışanlar için daha adil ve anlaşılır bir sistem oluşturulur.
Idenfit ve Yeni Nesil Vardiya Yönetimi
Hata payını en aza düşüren ve kullanıcılarına geniş özelleştirmeler sunan Idenfit ile vardiyaları hazırlamak oldukça kolaydır. Idenfit’in bulut tabanlı olması kaynakların en etkili şekilde yönetilmesine yardımcı olur. Idenfit, vardiya yönetiminin en rahat şekilde uygulanmasını sağlamak amacıyla yöneticilerin ve çalışanların ihtiyaç duydukları tüm özellikleri basit bir arayüzde toplar. Bu arayüz ile kullanıcılar istedikleri vardiyaları hem haftalık hem aylık hem de senelik olarak düzenleyebilir.
Idenfit ile vardiya takviminde,
- Gece vardiyası ve fazla mesai gibi çalışanlar arası adaleti gerektiren unsurlar kolaylıkla takip edilebilir.
- İş verimliğinin kontrolü için raporlar oluşturulabilir.
- Çalışanlar shiftlerine kolaylıkla ulaşılabileceği gibi değişiklik isteklerini iletebilirler.
- Hata payını azaltarak ortaya çıkabilecek karışıklıkların yaratacağı yıkıcı etkilerin önüne geçilir.
- Çalışma günü, izin günü, mesai saatleri ya da mola saatlerinde yapılacak değişiklikler hızlı bir şekilde ilgili kişilere iletilebilir.
- Ay sonu puantaj hesaplamaları kolayca yapılabilir.
- Vardiya yönetilirken karşılaşılan problemler en aza indirilir.
Hedef Programlama ve Vardiya Sistemi
Yoğun ve stresli bir alan olan insan kaynağı yönetimi için geliştirilen yazılımlar ise hem vardiya düzenlemesinde hem de şirket içi iletişim hatalarını engellemede büyük avantaj sunar. Puantaj takip yazılımı desteği gibi insan kaynaklarını dijitalleştiren adımlar, hızlı ve etkili aksiyon alma imkanı da yaratır. Hedef programlama bakışına sahip bu yazılımlar ile yöneticiler ve ekipleri arasındaki iletişim en üst seviyeye çıkartılabilir.
Vardiya çizelgeleme sırasında yazılımın sunduğu avantajlar kullanılarak tüm çalışanlara mesai saatleri ile ilgili bilgi hızlıca ulaştırılır. Bu sistem ile çalışanlar hem dahil oldukları çalışma grubunu hem de bu gruba ait çalışma düzenini klasik yöntemlerden daha hızlı şekilde öğrenir. Verilen yetkilendirme ile çalışanlar izin isteklerini, vardiya değişiklik taleplerini yöneticilerine iletebilir. Bu yöntem ekibin tüm organlarının birbirinin çalışma düzeninden haberdar olmasını sağlayarak verimliği de artırır.
Vardiyalı Çalışma Sistemi ve Yazılım Desteği
Kesintisiz hizmeti ve üretimi zorunlu kılan alanlarda faaliyet gösteren işletmelerin kaynaklarını en doğru şekilde kullanabilmesi için vardiyalı çalışma çizelgeleri hazırlanırken birçok unsura dikkat edilir. Ancak gözden kaçırılan ufak detaylar bile daha sonra kartopu etkisinin oluşmasına neden olabilir. Bu nedenle hata payı en aza indirilmiş yazılımlar çalışma düzeninin oluşturulmasında sıklıkla kullanılan araçlardır.
Özel olarak vardiyalı sisteme uygun olarak hazırlanan yazılımlar ile hem shiftler kolaylıkla hazırlanabilir hem de kurum içi bilgi akışı daha hızlı sağlanır. Bu sistemler ile çalışanlar ve yöneticiler çalışma süreleri, mesai saatleri ve molalar hakkındaki görüşlerini ve isteklerini adil bir şekilde yansıtabilir. Akıllı vardiya yönetimi ve adil dağılım için bu sistemler sayesinde geçmişteki vardiyalara hızla ulaşılıp karşılaştırma da yapılabilir.
İnsan Kaynakları ve Vardiyalı Çalışma
Vardiyalı çalışma sistemi düzenlemeleri yapılırken ihtiyaç duyulan ya da hedeflenen üretim ve hizmet için anlık düzenlemelere gidilmesi gerekebilir. Bayram öncesi alışveriş merkezlerindeki yoğunluk nedeniyle mağaza çalışanlarının fazla mesai yapması ya da akaryakıt istasyonlarında bazı gece vardiyası dilimine daha fazla elemanın yerleştirilmesi gibi güncellemeler önceden planlanabilir. Ancak çalışanlardan ya da sektörden kaynaklanan ani değişiklikler daha hızlı aksiyon gerektirir.
Vardiyalı çalışma düzeninde tüm çalışanlar ve yöneticiler birbirlerinin hareketlerinden etkilenir. Bu nedenle yaşanacak herhangi aksaklık ya da yanlış anlaşılma tüm ekibin performansında düşüklüğüne neden olabilir. Söz gelimi çalışanlardan birinin izin günü değişikliği ya da son dakikada aldığı ücretsiz izin sonrası vardiya sistemi içinde hızlı değişikler yapılmalı ve bu değişikliklerden tüm çalışanlar haberdar edilmelidir. Ancak klasik vardiya hazırlama yöntemleri ile bu tarz aksiyonların hatasız bir şekilde gerçekleştirilmesi bir hayli güçtür.
Geleneksel ve Modern Vardiya Yönetimi
Matematiksel modeller ve sezgisel algoritmalardan yararlanılarak oluşturulan vardiya çizelgeleme yöntemleri hem geleneksel hem de modern yönetimde kullanılır. Bu programlama sistemlerinde; tam sayılı programlama, dinamik programlama, genetik algoritma, hedef programlama, tabu arama gibi farklı yöntemler kullanılabilir. Ancak geleneksel süreçten farklı olarak modern vardiya yönetimi içinde çalışanların da planlamaya aktif olarak katılması söz konusudur. Belli bir süre dahilinde çalışanlar planlama hakkındaki eleştirilerini ve isteklerini yöneticiye ileterek programın daha etkili hale gelmesine katkı sunabilir.
İş verimliliğini arttırmak, yaşanabilecek problemlere en hızlı şekilde müdahale edebilmek için tasarlanan bu yazılımlar ile program hazırlama süreci oldukça kolayca hazırlanır. Çalışanların hem birbirleriyle hem de yöneticileri ile hızlı iletişim kurdukları bu sistem ile vardiya çakışması gibi problemlerin önüne geçilir. Ay sonunda fazla mesailer ve ücretsiz izinler kolaylıkla hesaplanır. İnsan kaynakları uzmanı istediği anda raporlama yapabilir.