Hangi düzeyde olursa olsun işletmelerin başarısı ve sürdürülebilir bir şekilde büyümesi, büyük ölçüde, insan kaynağının ne kadar iyi yönetildiğine ve olumlu çalışan deneyimine bağlıdır. Bu nedenle birçok işletme, insan kaynakları yönetimi (İKY) ve çalışan deneyimi stratejilerini güçlendirmek için farklı yollar deniyor. İnsan kaynakları (İK) yazılımlarının gerçek manada anlam kazandığı ve çözüm ürettiği yer de tam burasıdır. İK yazılımları ile insan kaynağının yönetimi, otomatik seyreden rutin eylemlerin ötesinde iyilik halini de kapsayarak hem çalışanlara hem de bu süreci yöneten profesyonellere mükemmel bir deneyim sunmaya evrilir. Öyle ki, işe alımdan işten ayırmaya kadar İK operasyonlarınızın her aşamasını, bir İK yazılımı ile tek bir merkezden yürütebilirsiniz. Böylece İK yazılımı tüm rutin işlerle ilgilenirken siz de çalışanlarınıza yönelik daha nitelikli planlamalar için kendinize önemli bir zaman aralığı yaratmış olursunuz…
İK Yazılımı Nedir?
İK yazılımı; iş gücünü, işletmedeki verileri ve operasyonel süreçleri yönetmede etkin bir araçtır. Her ölçekten işletme tarafından kullanılabilen İK yazılımları, hem yöneticilerin hem de çalışanların daha etkin ve verimli işler ortaya çıkarmasına yardımcı olurken hataları azaltır, mevzuat uyumluluğu sağlar ve verimliliği arttırır. İster basit bir bordro veya yan haklar takibi olsun isterse tüm çalışan deneyimini entegre eden daha karmaşık uygulamalara kadar hemen hemen her süreçte İK yazılımları, işletmeler için önemli bir çözüm ortağı niteliğindedir.
İK Yazılımı Türleri
Günümüzde birçok İK yönetimi ihtiyacını karşılamak için çeşitli uygulamalar vardır. Aşağıdakiler, en yaygın İK yazılımı türlerinden bazılarıdır:
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri – Human Resources Information Systems (HRIS)
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemler; bir İK departmanının veri girişi, veri takibi ve veri yönetimi ihtiyaçları için bir yazılım uygulamasıdır. Bu tür bir yazılımın ortak özellikleri şunları içerir:
- Yöneticilerin iletişim, maaş ve performans bilgilerine kolayca ulaşabilecekleri çalışan profili veri tabanı
- Çalışanların kendi bilgilerini güncelleyebilecekleri, izin taleplerini oluşturabilecekleri ve bordrolarını görüntüleyebilecekleri bir portal
- İşe alım yönetimi araçları
- Zaman takibi araçları
- Eğitim ve gelişim yönetimi araçları
İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri – Human Resources Management Systems (HRMS)
İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri terimi genellikle İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri ile eş anlamlı olarak kullanılır. Teknik açıdan yaklaşıldığında bir İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi, bir tür İnsan Kaynakları Bilgi Sistemidir. İK yazılımlarının gelişmeye başladığı ilk zamanlarda standart bir “Bilgi Sistemi” anlayışından daha fazla veri analizi ve tahminleme seçeneği sunan çözümler için “Yönetim Sistemi” kavramı kullanılmıştır. Ancak bugün, her iki terim genellikle eş anlamlı olarak kullanılmaktadır.
İnsan Sermayesi Yönetimi – Human Capital Management (HCM)
Bilgi Sistemi ve Yönetim Sistemi yazılımları, çalışanların günlük rutinine odaklanma eğilimindeyken İnsan Sermayesi Yönetimi anlayışıyla geliştirilmiş olan yazılımlar, genellikle iş gücü planlaması ve analizi için daha kapsayıcı çözümler içerir. Bilgi Sistemi ve Yönetim Sistemi özelliklerine ek olarak bir İnsan Sermayesi Yönetimi sistemi, gelecekteki ihtiyaçların planlanmasına yardımcı olmak için raporlama ve veri görselleştirme özelliklerinin yanı sıra tahmine dayalı İK analitiği gibi işlevler de sunar.
Çalışan Doküman Yönetim Sistemi – Employee Document Management System
Çalışan Doküman Yönetim Sistemi, çalışan dokümanlarını A’dan Z’ye sorunsuz bir şekilde yönetir ve çoğu yaklaşımda eksik olan kritik güvenlik ve uyumluluk işlevlerini de kapsar. Böylece zaman alan doküman işlemlerini otomatikleştirerek İK yöneticilerinin tek bir düğmeye dokunarak belgeleri sınıflandırmasına, dosyalamasına ve mevzuatla uyumlu bir şekilde yönetmesine olanak tanır.
Çalışan Doküman Yönetim Sistemi, diğer Bilgi ve Yönetim sistemleri ile entegre olur ve tüm dokümanları bulut servisinde depolayarak her zaman, her yerden erişimi kolaylaştırır. Uzaktan çalışma daha popüler hale geldiğinden ve küresel iş gücünü yönetirken işverenlerin birden fazla ülkede mevzuat uyumluluğunu gözetmesi gerektiğinden merkezileştirilmiş, denetime hazır dokümantasyon süreci için Çalışan Doküman Yönetim Sistemi, kritik öneme sahiptir.
Çalışan Takip Sistemi – Applicant Tracking Systems (ATS)
Çalışan Takip Sistemi, İK yöneticilerine işe alma ve seçme sürecinde yardımcı olan bir tür özel yazılımdır. Büyük ölçekli şirketler, büyük hacimli özgeçmişlerin toplanmasına ve sıralanmasına yardımcı olması için genellikle bir Çalışan Takip Sistemi kullanır. Her özgeçmişi gözden geçirmek yerine işe alım profesyonelleri, anahtar kelimeleri kullanarak gönderileri arayabilir ve ayrıca belirli kriterleri tarayarak özgeçmişleri otomatik olarak filtreleyip sıralayabilir.
Bordro Yazılımı – Payroll Software
Bordro yazılımı, ücret ve yan haklar sürecini otomatikleştirir. Yazılım, mevzuatı takip ederek çalışana tanımlı ücret üzerinden vergileri hesaplar, kesintiler yapar ve ödeme kayıtlarını tutar. Çoğu bordro yazılımı, izin verilen kişilerce ödeme yapısının takip edilebilmesini mümkün kılan işlevleri de içerir.
İşletmeler İK Yazılımına Neden İhtiyaç Duyar?
Çalışma ilişkileri değiştikçe şirketlerin iş gücünü yönetme şeklindeki dönüşüm de kaçınılmaz olmuştur. Günümüz çalışma ihtiyaçlarını karşılamak ve yüksek kalibreli yetenekleri çekmek için şirketler, hem çalışan deneyimini iyileştirmek hem de kârlılığı artırmak için yeni teknolojilere yatırım yapmalıdır.
İK yazılımları, İK süreçlerini otomatikleştirerek ve işletmelerde çoğu atıl olarak biriken verileri yöneterek rutin evrak işlerini azaltır, en değerli kaynak olan zamandan tasarruf edilmesini sağlar ve verilerin işe yarar bilgiye dönüşmesinde önemli rol oynar. Dahası İK yazılımları, çalışanların daha nitelikli görevlere odaklanmasına fırsat sunarak daha iyi planlama, daha stratejik karar verme ve daha fazla iş tatmini sağlar.
Bir İK Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
İK yazılımının önemi göz önüne alındığında, işletmelerin mevcut ihtiyaçları ve gelecekteki hedefleri ile uyumlu bir yazılım seçmeleri çok önemlidir. Uzun vadeli olan bu yolculuk için aşağıdaki temel soruları göz önünde bulundurun:
- Hedefleriniz ne? Bir İK yazılımı hakkında karar vermeden önce yazılımdan ne bekliyor olduğunuzu net bir şekilde ortaya koyun. Bunun için gelecek hedeflerinize ulaşmanızın önünde engel oluşturan mevcut sisteminizdeki eksiklikleri belirleyin ve iyileştirilmesi gereken süreçleri analiz edebilmek için yöneticileriniz ve çalışanlarınızla görüşmeler yapın.
- Hangi ihtiyaçlarınıza çözüm arıyorsunuz? Gelecek hedefleriniz önündeki engeller olan genel eksikliklerinizi belirledikten sonra bir İK yazılımının çözüm üretmesini beklediğiniz daha özel ihtiyaçlarınızı belirleyin. Pazardaki yüzlerce seçenek arasından işletmenize özel ihtiyaçların örtüştüğü yazılımı seçmek çok önemlidir.
- Birlikteliğiniz nasıl ilerleyecek? Her yeni yazılım entegrasyonunda olduğu gibi bir öğrenme süreci ve muhtemelen bir takım destek ihtiyacınız olacaktır. İş hacminiz geliştikçe teknoloji ihtiyaçlarınız da artacaktır. Sadece satışı yapıp yoluna devam eden değil, işletmenizin başarısında ve büyümesinde ortak olmaya hazır bir İK yazılımı hizmeti seçin.
Idenfit’i Tercih Etmeniz İçin Onlarca Nedenden Bazıları
- Idenfit, hayalinizdeki iş gücü verimini yakalamanız ve hedeflerinize ulaşmanız için sizi destekler: Idenfit; değer yaratan ürün ve hizmetleri, sağladığı verimlilik, kârlılık, müşteri memnuniyeti ve sunduğu şeffaflık ilkeleri sayesinde kullanıcılarını destekler. İK yazılım çözümleri ile kullanıcılarının rekabetçi ve gelişen küresel pazarda çevik kalmalarını sağlamaya yardımcı olur.
- Idenfit, tüm İK ve iş gücü yönetimi ihtiyaçlarınıza çözüm sunar: idenfit, işe alımdan performans yönetimine, eğitim yönetiminden işten ayırmaya kadar birbirini destekleyen, kullanıcı dostu, dinamik ve esnek modüllerden oluşan geniş kapsamlı yapısıyla insan kaynakları, iş gücü yönetimi ve tanımlama sistemlerini tek bir platformda toplar. Idenfit, birbirine entegre bu modülleri ile işletmelerin İK yönetimini gerçek verilerle etkin şekilde yürütmesini sağlar:
- İnsan kaynakları yönetimi: İşe alma, oryantasyon, performans yönetimi, eğitim ve gelişim, kariyer yönetimi, zimmet yönetimi, özlük dosyası, işten ayırma.
- İş gücü yönetimi: Puantaj, pdks, izin, görev ve denetim sistemleri.
- Tanımlama ve geçiş yönetimi: Kimliklendirme ve geçiş kontrol sistemleri (yüz tanıma, rfid, bluetooth, wifi, gps, beacon).
- Idenfit, birinci sınıf hizmet kalitesi ve müşteri deneyimi garanti eder: Idenfit, 20 yıllık sektörel deneyimi, güçlü altyapısı ve güvenli veri tabanı ile kullanıcılarına birinci sınıf hizmet kalitesi garanti eder. Ayrıca deneyimli ve ilgili satış sonrası destek ekibi ile kullanıcılarına üst düzey sürdürülebilir müşteri deneyimi yaşatır.
