İş tanımı, dijital dönüşüm ile birlikte rekabetin arttığı iş dünyasında işletmelerin rakiplerin önüne geçebilmesi için dikkat etmesi ve önem vermesi gereken kavramların başında geliyor. Çünkü iş hedeflerinin gerçekleşmesi çalışan performansı ve başarısı ile ilişkilidir. Bu da çalışanların kendilerine net bir şekilde tanımlanmış görevleri yerine getirmesi veya istenilen nitelikte adayların kolay şekilde bulunması ile mümkün olacaktır.
İş tanımlarını net bir şekilde oluşturmuş olan işletmeler, açık olan pozisyonlarda en yetkin ve en doğru adayları istihdam etme şansı yakalarlar. İş tanımı, son yıllarda çalışan performans gelişiminin planlanmasında da kritik öneme sahip olduğu için yöneticiler ve İK uzmanları tarafından oldukça üzerine düşülen bir kavram haline gelmiştir.
İş Tanımı Nedir?
İş tanımı çerçevesinde işçinin hedefe odaklanarak çalışması için işletme içindeki görev ve birimlerinin ona iletilmesi gerekir. Çalışanların bu doğrultuda işletmede hedefe yönelik olacak şekilde belirli bir güç kullanarak ve sonuç odaklı olarak gerçekleştirdiği eylem ve çalışmaların tümü iş tanımı içerisine girer. İş tanımı, çalışanın görevlerinin departman ve işletme içindeki konumunu belirler.
İş tanımı kavramı işe yeni başlamış olan bir çalışanın ekip arkadaşlarına karşı sorumluluklarını ve sınırlarını bilmesi konusunda yardımcı olur. İş tanımında dikkat edilmesi gereken nokta, bu kavramın çalışan kişiyi değil, işin kendisini tanımladığıdır. İş tanımları aslında iş analizi ile elde edilen bilgi topluluğunun bilinçli ve sistematik olarak sunulması ile ortaya çıkar.
İş Tanımı Nasıl Yazılır?
İş tanımının nasıl yazılacağı kritik ve dikkat gerektiren bir süreci kapsar. İşin tanımlanması detaylı bir çalışmanın ürünüdür. İş tanımı mutlaka uzmanlar tarafından yazılmalıdır. Çünkü uzmanların elinin değmediği iş tanımları, işletme açısından yetki kaynaklı sorunları da beraberinde getirebilir. Bu nedenle iş tanımının yazılacağı pozisyonun yöneticisi rapor vermeli ve aynı pozisyonda çalışanlar da bu rapora destek olmalıdır.
Doğru iş tanımını yazabilmek için iş analizinin uygun şekilde yapılması gerekir. Bu doğrultuda pozisyon için gereken sorumluluklar tespit edilir ve internetten araştırma yapılarak o pozisyon için daha önce yapılmış iş tanımları değerlendirilir. Yeni işe alınacak adaydan beklenen görev ve sorumlulukların analizi yapılır. Böylelikle bu iş analizi adımlarıyla birlikte oluşan iş tanımıyla işletme açık pozisyonlarına istenilen nitelikte doğru adaylar istihdam edilebilir.
İş Tanımını Yazarken Nelere Dikkat Edilmeli?
İş tanımında, işletme içinde yer alan her bir pozisyonun kime bağlı olarak çalıştığı ve işin konumunu ortaya koyduğu için hazırlarken dikkat edilmesi gereken birçok nokta mevcuttur. Aksi durumda iş tanımları sağlıklı şekilde oluşturulmazsa, iş analizi süreçleri desteklenmez ve iş hedeflerinden uzaklaşılmak zorunda kalınır. Öyleyse iş tanımını yazarken nelere dikkat edilmelidir?
- İstenilen nitelikte profile sahip ve doğru bir adayı işletmeye çekmek için mutlaka özgün ve dürüst bir iş içeriği ve planı yazılmalı,
- İşletme kültürü, misyon, vizyon ve kurumsal hedefler iş tanımında açıkça belirtilmeli,
- Belirlenmiş olan hedefler ölçülebilir olmalı,
- İş tanımını muhakkak doğru ve yetkin kişiler oluşturulmalı,
- Açık pozisyon için gerekli olan yetkinlikler belirtilmeli, gerek görülürse ekipte yer alan diğer çalışanlardan geri bildirimler alınmalı,
- Kullanılan dil sade ve açık olmalı, anlaşılması zor bir anlatımdan kaçınılmalı,
- Eğitim ve iş deneyimlerinde minimum beklentiler belirtilmeli,
- İş tanımında adaylar için öngörülen çalışma ortamı ve teşvikler sunulmalı,
- Son olarak hedefe uygun iş tanımıyla mutlaka iş ilanları etkili ve açık olmalıdır.
İş Tanımı Örneği
İş tanımı örneğinin yukarıda bahsedilen dikkat edilmesi gereken unsurlar göz önünde bulundurularak yapılan analiz sonucunda hazırlanması gerekir. İş tanımı örneği ufak farklılıklar olsa dahi genellikle aynı formatlarda hazırlanır. Büyük işletmelerde birden fazla faaliyet kolu olacağından iş tanımlamasında iş kodlarının kullanılması büyük ölçüde kolaylık sağlar.
İş kodlarının altına işin hangi departman ve hangi birim altında yer aldığı mutlaka belirtilmelidir. Aynı şekilde yöneticilerin sıralaması ve iletişim bilgileri de burada yer almalıdır. Çünkü herhangi bir tehlike anında çalışanlar kimlere ulaşacaklarını bilmelidir. Bunun yanında kişilerin hangi çalışma koşulları altında çalışıp nasıl riskler alacağı iş tanımında belirtilmesi gereken bilgilerden biridir.