Key Performance Indicator ( Anahtar Temel Performans Göstergesi) kısaca KPI, son yılların yükselen kavramları arasında yer alır. Özellikle çalışanların performansını arttırmak ve iş yerindeki verimliliği yükseltmek için kullanılan bu sistem temel olarak hedefler anlamına gelir. Bu hedeflerin doğru şekilde belirlenmesi, çalışanların profilleri ile uyumlu ve gerçekçi olması verimliliği arttırır. Ancak KPI’lar gerçekçi olarak belirlenemez ise çalışanlar için bir stres ve korku kaynağı olmaktan öteye geçemez. Bu durum ise ancak başarısızlığa neden olur.
KPI aracılığı ile bir işlemin bir projenin ana amacına ulaşmakta ne kadar başarılı olduğu sayısal olarak ölçülür. Ölçülebilir değer söz konusu değil ise KPI’dan da bahsedilemez. Performansı arttırmayı ve çalışanları amaca yönelik olarak hareket etmeye motivasyon sağlamayı amaçlayan bu sistem ile kısa sürede etkili sonuçlar alınabilir. Ancak doğru hedeflemeler yapılmadıysa çalışanların olumsuz etkilenmesi de söz konusu olabilir.
KPI Nasıl Belirlenir?
KPI hazırlanma süreci, daha önce KPI kullanmış kişilerce yönetilmesi gereken profesyonel bir süreçtir. KPI nasıl belirlenir ise belirlensin bir amaca hitap etmesi ve hitap ettiği tüm örneklem için eşit uzaklıkta olması gerekir. Ulaşılması zor hedefler kişilerin performansını düşürürken ulaşılması kolay hedefler ise çalışanların işi küçümsemesine neden olabilir. Bu nedenle KPI belirlenmesi oldukça önemli ve uzmanlık isteyen bir etkinliktir.
KPI hedefi için ortaya konmuş olan performans değerleri de incelenmelidir. Bu hedefin ölçülebilir olması, ana hedefle olan ilişikliği ve ortaya konan sonuçla arasında olan mesafe KPI’nın doğru seçilip seçilmediği gösterecektir. Her departmanın kendine has özellikleri olduğu için farklı alanlara ait farklı KPI’lar birbirlerinden farklı özellikler taşır. Genel KPI değerleri özel KPI değerlerine göre daha kapsayıcı olmalıdır. Hesaplamalar yapılırken ise genel KPI’lar özellere göre daha yüksek sayısal değerler alabilir.
Anahtar Performans Göstergesi ve Genel Problemler
Anahtar performans göstergesi belirlenirken firmanın genel beklentisi ve yapısal özellikleri göz önüne alınmalıdır. Doğru şekilde belirlenmemiş göstergeler kağıt üzerinde oldukça olumlu sonuçlar verse de şirketin başarı durumu iç açıcı olmayacaktır. Göstergelerin içerikle uyumsuzluğu ve çalışanların başarılı olma tutkusu birleştiğinde, hatalı göstergelerin şirketi zarara sürüklediği de görülmektedir. Bu nedenle göstergelerin problemli olmasına göz yumulmamalı en ufak alandan en geniş alana kadar tüm ölçütlerin birbiri ile ilişkisi denetlenmelidir.
Gerçekçi bir şekilde konulmayan yıl sonu hedefleri hem çalışanların hem de şirketin başarısını olumsuz etkiler. Başarılı bir performans göstergesi ne zor ne de kolay hedeflerden oluşur. Üstelik tüm birimlerin KPI’ları birbiri ile iletişim halinde olduğu gibi özerk olarak da değerlendirilebilecek kadar da değerli olmalıdır. Performans değerlerini yükseltmek için gereksiz KPI’lar üretilmemelidir. Sistemin başarısının artması ve çalışanların hedeflere konsantre olması için gerçekleştirilen hedeflerle amaçlanan hedefler beraber ele alınarak değerlendirilmelidir.
Performans Göstergesi KPI Örnekleri
Farklı alanlar için farklı göstergeler başarıyı ölçmede kullanılır. Örneğin şirketin çevresel ve sosyal sürdürülebilirlik performansı ölçümlerken kullanılan KPI değerleri arasında, karbon ayak izi, enerji harcama potansiyeli, su ayak izi, atık çıkarma oranı, saklama ve geliştirme seviyesi dikkate alınan değerlendirmelerden bazılarıdır. Firmalar bu açılardan kendilerine belli bir başarı seviyesi ön görerek kendilerinin çevre koruma alanında ne kadar başarılı olduğunu ve hedeflerinin ne kadarını gerçekleştirebildiklerini ölçer.
İnsan kaynakları açısından KPI uygulama ve değerlendirme süreçlerinde kullanılan bazı hedefler arasında insan kaynağının katma değeri, çalışanların memnuniyet oranları, çalışan başı düşen gelir düzeyi, işe alım süresi, çalışanlara sunulan eğitim olanakları ve iş mahkemelerindeki başarı oranları öne çıkar. Bu konularda belirlenen hedeflerdeki oranlar ne kadar yakalanmışsa firma insan kaynakları açısından o kadar başarılı olmuştur denebilir.
Performans yönetimini doğru ölçmek adına şirketler insan kaynaklarına özel yazılımlardan faydalanabilirler. Idenfit performans yönetimi modülünde, performans şablon seçimiyle, panele hedef (kpi) ve yetkinlikler (competence) tanımlayabilir ve performans ölçümünü bu doğrultuda 360 derece yapabilirsiniz.
Yetkinlikler kısmına kurumsal, mesleki, sosyal, liderlik, organizasyon becerisi gibi dilediğiniz kadar farklı grupta yetkinlik, aynı şekilde hedefleriniz kısmına departmanınızın belirlediği ( satış hedefleri, müşteri memnuniyeti…) hedefleri farklı başlıklar altında tanımlayabilirsiniz.
Idenfit performans değerlendirme modülü, geleneksel yöntemlerden farklı olarak, performans değerlendirmelerini periyodik zaman dilimlerinde KPI (Anahtar Performans Göstergesi) oluşturacak şekilde yapmanıza olanak sağlar.Performans değerlemesi birebir yapılabileceği gibi; çalışanın astı, kendisi, eşiti ve üstü tarafından değerlendirilme imkanı sunarak performans değerlemesini 360 derece yapar. 360 derece performans değerlendirmesi çalışanlarınızın gerçek performanslarını hesaplayarak adil bir süreç yönetmenize yardımcı olur.
Yüksek Performans ve Gösterge İlişkisi
Performans göstergesi KPI örnekleri içinde görülebileceği gibi şirketin başarısı ve KPI hedefleri birbirleriyle ilişkilidir. Bu, şirketlerin başarısının matematiksel olarak hesaplanmasına imkan sunduğu için ayrıca önem taşır. Ancak belirlenen hedefler hem birbiri ile ilişkili hem de birbirlerinden bağımsız olarak ele alınacak özelliklere sahip olmalıdır. Üstelik bu hedeflerin gerçekçi olması ve sırf başarı elde etmek için kağıt üzerinde yapılacak suistimallere karşı korumalı olması da büyük önem taşır.
KPI iyi belirlenmemiş ise şirket ve çalışan başarısı için yapılan hamleler ne yazık ki başarısızlıktan bile daha kötü sonuçlar doğurabilir. Bankaların çalışanlarına verdiği hedefler ve sonra oluşan satışlarla hesaplanan KPI değerleri bu duruma bir örnek olabilir. Çalışanlar hedeflerini kağıt üstünde olsa dahi yakalayabilmek için ihtiyaç sahibi olmayan müşterilere iade ve iptal edecekleri ürünleri satar. Aslında kağıt üzerinde yüksek satış ve müşteri talebi görülse de bankaların birçoğu iade edilen kredi kartları ve kapatılan birikim hesaplarının ağır iş yükü ve kaynak kaybıyla boğuşmaktadır.
KPI Hedefi ve Yüksek Verim Elde Etme
KPI sürecini yöneten hesaplamaları yapan uzmanlar, doğru aksiyonları doğru zamanlarda aldıklarında firmalar hem çalışanlarının hem de firmalarının durumunun fotoğrafını çekebilir. Bu şekilde önlerine koydukları hedefleri gerçekçi bir şekilde belirleyebilir, çalışanlarını ise bu konuda rahatlıkla motive edebilir. Uyumsuzluk ve gerçek üstü bir hedef belirme gibi bir durum söz konusu ise başarısızlığın devam etmesinin önüne geçecek yaptırımlar uygulanabilir.
KPI nasıl uygulanır ise uygulansın hedefler yerinde ve gerçekçi, şirketin genel bakışı ile uyumlu ise ortaya oldukça faydalı sonuçlar çıkar. Şirketin kendine koyduğu hedefler hem geçmişteki uygulamaların ne kadar etkili olduğunu hem de gelecekte atılması gereken adımların ne olduğu ile ilgili yöneticilere birçok bilgi verir. Şirketler bu tablo sonunda çalışanlarına kurum içi eğitimler vermeyi, daha yüksek satışlar yapmak için farklı pazarlara açılmayı ya da uyguladığı yöntemlerden vazgeçmeyi tercih edebilir.
KPI sistemini etkili bir şekilde uygulayan içecek firmaları sahip oldukları bayi sayısını belli bir oranda arttırmak için kendilerini farklı performans değerleri açısından gözden geçirip gerçekçi hedefler koyar. Bu hedefler arasında hem müşteri memnuniyeti, hem satış adeti hem de dağıtım yapılan bayi sayısı yer alır. Bir önceki performans değerlerine göre hedeflenen sayılar yakalandıysa şirketin izlediği yöntemler sonuç vermiş, çalışanlar yöneticilerinin hazırladığı planları etkili bir şekilde uygulamış demektir. Bu gibi sonuçlar hem yöneticileri hem de çalışanları motive edecektir.
KPI Hedefi ve Faydaları
Uzaktan bakıldığında bir hayli karışık ve korkutucu görünse de KPI, doğru ve etkili kullanıldığında şirketlerin etkinliklerinin, finansal durumunun ve kaynak yönetiminin başarı durumu gibi birçok konuda fikir verir. Doğru planlama ile şirketin ve çalışanların başarıları kolaylıkla yükseltilebilir. Kısacası KPI işletmelere fayda sağlaması için doğru uygulanmalıdır. Bu faydalardan bazıları şöyle sıralanabilir:
⦁ İşi geliştirmek için nelere ihtiyaç duyulduğunu açıkça gösterir.
⦁ Hedeflerin ve hedeflerin gerçekleşme oranının doğru şekilde ölçülmesini sağlar.
⦁ Çalışanları belli bir amaç etrafında başarıya koşması sağlanır.
⦁ Çalışanların potansiyelleri ve yeteneklerini iş hayatına yansıtma oranları gözlemlenir.
⦁ İşletmenin ihtiyaç duyduğu yenilikler ve çalışanların alması gereken eğitimler belirlenir.
⦁ Ekip ruhu oluşturarak amaca yönelik bir çalışma ortamı oluşmasını sağlar.
⦁ Yöneticilerin çalışanları ile iletişimleri, hedef koyabilme kapasiteleri gözlemlenir.
⦁ İşletmenin başarısı ve geliştirilmeye ihtiyaç duyduğu alanlar kolaylıkla saptanır.
⦁ Geçmişte verilen kararların doğruluğu ile gelecek için yapılacak planların yön ve yönelimleri karşılaştırabilir.