Performans değerlendirme sürecinin ne olduğunu anlayabilmemiz için önce performansın tanımını yapmamız gerekiyor. Sanayi Devrimi’nden önce ve Sanayi Devrimi’nin ilk yıllarında performans kavramı daha çok örgütseldi. Performans kitlesel olabilirdi, peki bireysel performans da neyin nesiydi?
Performans Nedir?
Performans, bir bireyin herhangi bir örgüt içerisinde, örgütün hedeflerine uygun olarak hedeflere ne kadar ulaştığını gösteren değerler toplamıdır. Çalışanın nicel ve nitel tüm aksiyonları performansa dahildir. Performans temel olarak “hedef” kavramı ile sıkı sıkıya bağlıdır. Buradan anlayacağınız üzere, performansın en azından bir sağlam kriteri var. Hedef olmadan performanstan bahsedilemez.
Hedefler performansın cetvelidir. Burada bahsi geçen hedefler, sadece kurum çıkarlarına yönelik hedefler değildir. Örneğin, çalışanların gelişimine katkıda bulunmak ya da sosyal yaşam ve çalışma yaşamı arasında bir denge kurabilmek de birer hedeftir. Yani çalışanın potansiyeli ve o işi yapma isteği kadar, kurumların çalışanlara sundukları fiziksel koşullar, ekipmanlar, ek olanaklar da birer hedeftir.
Performans Değerlendirme Nedir?
“Ölçümleyemediğinizi yönetemezsiniz, tanımlayamadığınızı da ölçümleyemezsiniz.” Prof. Dr. Robert Kaplan, Harvard Business School.
Performans uçsuz bucaksız bir ormansa, performans değerlendirme de o ormanda kaybolmanızı önleyecek pusulanızdır. En basit tanımıyla performans değerlendirme çalışan verimliliğinin ölçülmesidir. Kurum bazında belirlenen değişik kriterlere göre yapılan bu ölçümler, çalışanın alacağı ücreti ya da terfiyi belirlemenizde objektif bir veri sağlar. İK departmanları tarafından yapılan bu ölçümler çalışanları yönetmek, geliştirmek ve çalışan performansına etki eden unsurları araştırmak için referans olarak kullanılır.
Performans değerlendirme ilk olarak 1950’li yıllarda ABD hükümeti tarafından kamu kurumlarında referans olarak kullanılmaya başlanmıştır. Ne de olsa birbirimizle savaşırken kızışan kitle bilincimizden kurtulup yavaş yavaş birer birey olduğumuzu yeniden hatırladığımız yıllar bu yıllar. Kamu kurumlarında uygulanan bu model, 1970’li yıllarda özellikle pazarlama sektörünün öncülüğünde özel sektöre de yayılmaya başlamıştır.
Performans Değerlendirme Nasıl Yapılır?
Performans değerlendirme yöntemleri uygulandıkça “performans değerlendirmedeki performansımız” günden güne arttı. Bugün birçok değerlendirme yöntemi ve birbirinden farklı birçok performans değerlendirme ölçeği ile karşı karşıyayız. Zaman içinde edindiğimiz deneyimler iyi bir performans değerlendirme sürecinin özelliklerini de netleştirdi.
Kaliteli bir performans değerlendirme süreci için:
Adil olun
Bir performansın değerlendirilmesi kesinlikle adil olmayı gerektiriyor. Adaletli olmayan bir sistem, her şeyden önce kötü ya da subjektif değerlendirmeler alan çalışanların kendilerini değersiz ve faydasız hissetmelerine neden olur. Bu durum da zamanla çalışan sadakatini düşürür.
Şeffaf olun
Şeffaf olmazsanız, performans değerlendirme büyük ölçüde sekteye uğrayacaktır. Çalışana geri bildirim vermek, yapıcı eleştirileri ve olumsuz görüşleri açıkça söylemek, çalışanların olumlu ve olumsuz yönlerini görmesini sağlamak süreci amacına ulaştırır.
Yalın olun
Anlamsız ya da anlaşılması zor kriterlerle çalışanları boğmayın. Muğlak ya da uzun sorular içeren anketlerden kaçının. Çalışanların departmanlarıyla alakası olmayan, iş alanına girmeyen konuları ölçüm kriterleri içine almayın.
Daha çok kaynak kullanın
Performans değerlendirmesi yaparken çalışanı kendisinden ya da yöneticisinden dinlemek size subjektif sonuçlar verebilir. Daha açık konuşalım; yanıltıcı olabilir. Çalışan hakkında ne kadar çok kaynaktan bilgi alırsanız, elde ettiğiniz veri de o kadar objektif olacaktır. O yüzden sürecin içerisine aynı işi yapan diğer çalışanları ve hatta varsa çalışanın temas ettiği müşterileri de katın. Ancak bunu yaparken dikkatli olun.
Bir yazılımdan destek alın
İnsan kaynakları yazılımları bu süreçte işinizi oldukça kolaylaştıracaktır. Üstelik her çalışanın gelişim profilini ya da negatif yönelimini bir seferde görebilmenizi sağlar. Bir yazılımla geri bildirim süreçlerini otonom hale getirebilirsiniz. Ayrıca çalışanlarınız da kağıtlara basılmış anketlerden kurtulur. Yazılımlar bilgiyi paylaşmanızı kolaylaştırır, insan hatalarını ortadan kaldırır, elde ettiğiniz verileri zaman kaybetmeden kolayca raporlamanızı ve paylaşmanızı sağlar.
Performans Değerlendirme Kazaları
Aslında kusursuz olarak uygulandığında kulağa çok hoş gelen şeylerden bahsettik. Ancak performans değerlendirmesinin çalışan motivasyonunu öldüren bir katil olduğunu düşünenler de yok değil. Aslında bu düşünceyi haklı çıkaran durumlar, her zaman performans değerlendirme sürecinin doğru işletilmemesinden kaynaklanır.Performans değerlendirme performans yöntemleri için bir araçtır, bir amaç değildir. Performans değerlendirme süreci belirli kararlar alınmasına neden olmuyor, yani performans yönetimi üzerinde etkisiz kalıyorsa giderek anlamsızlaşır ve bir formaliteden öteye gidemez. Yapılan en önemli yanlışlardan bazıları:
- Performans değerlendirmesini sadece patronun yargıç rolünü üstlendiği dikey bir süreç olarak işletmek
- Performans değerlendirme gündemdeyken maaş ve terfi konularını aynı zaman diliminde konuşmak
- Değerlendirmeyi yapan kişilerin iş ortamında, çalışanlarla iletişiminin az olması
- Çalışanların süreç sonlandıktan sonra durumlarıyla ilgili geri bildirim alamamaları
- Yöneticiler tarafından aktarılan kanıtsız ya da muğlak geri bildirimler
- Çalışanların işleriyle ilgili tuttukları dosya veya periyodik kontrol listelerinin olmaması
- Çalışanların davranışları ve bu davranışların sonuçları yerine kişisel özelliklere odaklanmak (lider, hırslı vs…)
- Değerlendirme sürecini hızlıca geçiştirmeye çalışmak
- Performans düşüklüğüne neden olabilecek kurum kaynaklı ya da bireysel sorunları hesaba katmamak
- Performans değerlendirme ölçeği kurgusunu hatalı planlanmak, performans değerlendirme süreci açısından yetersiz ya da gereksiz ölçekleri eklemek.
Ön Yargı Tuzağına Düşmeyin
Performans değerlendirme ön yargılardan, yani kişisel sorunlardan ne kadar arındırılmış olursa, sonuçları da o kadar güvenilir ve dolayısıyla etkili olacaktır. Genel olarak en çok karşılaşılan ön yargı etmenleri:
Fazla hoşgörü: Çalışanların işe giriş çıkış saatleriyle ilgili hiçbir uyarıda bulunmamak. Sürekli hata yapan bir çalışanı uyarmamak gibi durumlar, diğer çalışanların da performansını olumsuz etkiler.
Yakın zamanda yaşanan başarı ya da başarısızlıkları genelleme: Çalışanın yakın zamanlı başarı ya da başarısızlıklarına saplanıp kalmak genelde yöneticilerin yaptığı bir hatadır. Elinizde periyodik olarak tutulmuş ve iyi hazırlanmış bir performans değerlendirme çizelgesi varsa bu tuzağa düşmezsiniz.
Katılık: Çalışanlara gereğinden fazla kuralcı davranmak çalışanları yıpratır. Uzun vadede işleri doğru olduğu şekliyle değil, sizin gönlünüzü alacak şekilde yapmaya başlarlar.
Hale (halo) etkisi: Herhangi bir çalışanın bir yeteneğini genelleyip başka şeyleri de yapabileceğini düşünmeyin. Örneğin, bir çalışanın başbaşayken çok etkili konuşması, kalabalık bir gruba iyi bir sunum yapabileceği anlamına gelmez.
Boynuz etkisi: Çalışanlar, verilen herhangi bir görevi yapamadıklarında, o göreve benzer görevleri vermemek genellikle yapılan bir hatadır. Çalışanların gelişimi için bu süreci elinizden geldiğince sayısallaştırmalı ve ölçmelisiniz. Unutmayın, çalışan performansı ofis içi etkenlerden etkilendiği kadar, çalışanın ofis dışında kötü bir gün geçirmesiyle de ilgili olabilir.
Pozisyondan etkilenme: Performans değerlendirmesi sırasında, çalışanların pozisyonlarından etkilenmek objektifliği kötü yönde etkileyen başka bir durum olabilir. O yüzden değerlendirilen kişilerde, bu durumdan etkilenilip etkilenilmediğini de hesaba katmanız gerekiyor.
Performans Değerlendirmesi Bitti, Ya Sonra?
Çalışanların performans değerlendirmesi sonuçları elinizde ve elinizdeki verilerle kurumunuza katkı sunmanın ve yön vermenin zamanı geldi. Elinizdeki verilerden bazıları, muhtemelen aşağıda belirttiğimiz maddelere ve daha pek çoğuna yön verecek.
- Ücret yönetimi
- Kariyer yönetimi
- Personelin eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi
- Personel motivasyonunu azaltan unsurların yok edilmesi ve personel motivasyonunu arttıracak adımların atılması
- İşten çıkarılacak çalışanların belirlenmesi ve işe alınacak adayların kriterlerinin gözden geçirilmesi
İdenfit Performans Değerlendirme
Performans değerlendirme yazılımı kullanmak, performans değerlendirme sürecini otonom bir yapıya büründürmek açısından önemli. Idenfit Performans Yönetimi Modülü ile ne kadar büyük bir organizasyonda olursanız olun, istediğiniz her yerden çalışan performansları ile ilgili tüm süreçlere hakim olabilirsiniz. En alt kademeden, en üst düzey yöneticiye kadar 360, 270, 180 ve 90 derece performans değerlemesi olanağı sunar. Değerlendirmeleri hazır performans şablonları olduğu ile yapabileceğiniz gibi, şirket kültürünüze özel, firma bazında performans kriterleri ile oluşturabileceğiniz performans değerlendirme şablonları ile de yapabilirsiniz. Performans kriterlerine özel derecelendirme olanağı ve özelleştirilebilir derecelendirme tipleri ( yıldız, puanlama, 100 üzerinden derecelendirme vb.) gibi birçok özelliği ile sonuçları muhataplarıyla hızlıca paylaşabilir ve bu sayede daha hızlı aksiyonlar alabilirsiniz.