Çalışanların belirlenen saatler içinde iş yerinde olması ve onlardan beklenilen işleri yerine getirilmesi bir kurumun en temel isteğidir. Çalışanların önceden belirlenen iş günlerinde ve mesai saatlerinde performans göstererek aylık kazanç elde etmesi beklenir. Bu çalışma saatlerinin takibi ise puantaj cetveli denilen bir tablo aracılığıyla kontrol edilir.
Puantaj Cetveli Nedir?
Puantaj cetvelleri genel olarak personellerin kurum içinde geçirdikleri zaman dilimini gösteren tablolardır. Bu tablolarda çalışanın işe giriş ve çıkış saatinin yanı sıra molaları ya da mesai bitişi dışında işi bırakma aralıklarına da yer verilir. Geleneksel olarak kağıt kalemle tutulan bu raporlar, günümüzde bu işlem için özel olarak hazırlanan yazılımlarla takip edilir.
Maaş ödemeleri için dikkate alınan öncelikli belgeler arasında yer alan puantaj cetvelleri çalışanların gerek fiziksel gerek dijital imzaları alınarak resmileştirilebilir. Klasik yöntemlerde çalışanlar işe giriş çıkışlarında imza atarken günümüzde çalışanlar özel programlara kartları ya da kendilerine özel olarak tanımlanan kullanıcı ismi ve şifresiyle giriş yaparak cetveli tamamlayabilir.
Kaynak: Wikimedia Commons, the free media repository
Puantaj Cetveli Nasıl İşlenir?
Puantaj cetvellerine bilgi işlenirken dikkat edilmesi gereken öncelikli unsur bilgilerin doğruluğudur. Yasal anlamda hem işçiyi hem de işvereni bağlayıcı önemi olan bu belgede yer alan isim, soy isim ve TC kimlik numaralarının doğruluğu büyük önem taşır. Fiziksel olarak farklı cetvel çeşitleri bulunsa da her cetvelde her personele ait özel bir alana yer verilir.
Personelin çalışma saatleri, fazla mesaileri ve izinlerinin yer aldığı alan puantör tarafından doldurulduktan sonra çalışan tarafından imzalanır. Günlük şekilde yapılan bu işlem sonunda oluşan tablo ay sonunda personele ödenecek ücreti belirlemede etkin rol oynar. Bu nedenle çalışan saatlerin cetvele işlenmesi sırasında titiz davranılması kritik bir önem taşır.
Kimler Puantaj Cetvelinden Sorumludur?
Genellikle çalışsan sayısının yoğun olduğu büyük firmalar tarafından kullanılan puantaj cetveli aslında hemen hemen her iş yerinde kullanılır. Bu cetvelin doldurulması ve korunması sorumluluğu ise kurumların büyüklüğüne ve şemasına göre değişkenlik gösterebilir. Puantör olarak adlandırılan ve görevi çalışanların işe giriş çıkışlarını takip etmek olan pozisyon ise genel olarak puantaj cetveli ile iş görür.
Puantaj cetveli genel olarak insan kaynaklarının sorumluluğunda bir iş gibi görülse de bazı sektörlerde mesai saatlerinin takibi ve kayıt altına alınması zorunludur. İş güvenliği bakımından zorlu alanlar olan şantiyeler, kazı alanları ve madenlerde özellikle hangi çalışanın hangi saat diliminde sahada olduğunun bilinmesi bakımından puantörlerin bu cetveli eksiksiz doldurmaları büyük önem taşır.
Puantaj Cetveli Hangi Amaçlar ile Kullanılır?
Puantaj cetvelinin tutulmasındaki en temel amaç personellerin çalışma saatlerini takip ederek aylık ödemelerinin hesaplanmasıdır. Bu belgeler aracılığıyla iki tarafın da karşılıklı kabul ettiği mesai saatlerine ek olarak fazla mesailer de belgeli olarak maaşa eklenir. Aynı şekilde mazeretli ya da mazeretsiz izinlerin takibi ve bunların ücretlendirilmeye etkisi bu belgeler aracılığıyla hesaplanır.
Öncelikli amacı bu olmasa da puantaj cetvelleri yasal bakımdan hem çalışan hem de işverence farklı amaçlarla kullanılabilir. Bu belgeler kişilerin iş yerinde bulunduğuna dair kesin ve güçlü kanıtlar olarak öne çıkar. Aynı zamanda tehlikesi yüksek alanlarda görev alan çalışanların takibi ve ekip yönetimi içinde puantaj cetveli kullanılan yöntemler arasındadır.
Puantaj Cetvelinde Yer Alması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Hazırlanan cetveller sektörden sektöre değişkenlik gösterse de genel olarak bir puantaj cetvelinde;
• Çalışanın adı soyadı varsa iş yerine ait sicil numarası,
• Çalışanın yer aldığı departmana ait bilgiler,
• Personelin mesai saatleri, giriş ve çıkış saatleri,
• Fazla mesailer, eksik mesailer,
• Eksik günler ve eksik günlerin sebepleri yer almalıdır.