Yıllık izin hesaplama yada izin hakediş hesaplama her çalışan için oldukça önemli bir konudur. Yıllık izin veya daha doğru adıyla yıllık ücretli izin, hem çalışan tarafından hem insan kaynakları tarafından merak edilen, kaydı tutulan ve İş Kanunu‘nda da önemli bir yere sahip olan personel hakları arasında yer alır. Çalışılan süreye veya yaşa bağlı olarak değişebilen yıllık izin aralığı, her personel için ayrı kayıt altına alınıyor. Ve hesaplandığı için kişiye bağlı özel verilerden birini oluşturur.
İster personel ister insan kaynakları çalışanı olun, İş Kanunu’nda bulunan koşulları dikkate alarak kendiniz veya farklı bir çalışan için yıllık izin hesabı yapabilirsiniz. Ancak doğru bir yıllık izin hesaplama işlemi için bu konudaki tüm detaylara, özellikle ücretli ve ücretsiz izin konularına hakim olmanız gerekir.
Yıllık İzin Nedir?
Farklı izin çeşitleri ile karıştırılabildiği için öncelikle yıllık izin kavramının tanımını yapıp, sınırlarını çizerek başlamakta fayda var. Yıllık izin, çalışanın sigortalı ve aynı iş yerine bağlı şekilde belirli bir süre çalıştıktan sonra, iş süreci ile ücretinin devam etmesi şartıyla kullanabildiği izin türüne verilen isimdir. Ücretsiz izinle herhangi bir bağlantısı olmayıp, bir gerekçe gösterme zorunluluğu bulunmaksızın her çalışan tarafından kazanılıyor ve kullanılıyor.
Yıllık İzin Hakkı Ne Zaman Elde Edilir?
Yıllık izin hakkını elde etmek için en az 1 yıl çalışmış olmak gerekiyor. Bu 1 yıl yalnızca iş günleri olarak değil, tüm günler olarak sayılıyor. Ve böylece çalışan, işe giriş tarihinden 1 yıl sonra yıllık izin hakkı kazanıyor. Özel durumlar haricinde 1 yıldan az çalışmış olan personelin herhangi bir yıllık izin hakkı bulunmuyor.
1 yıldan önce çalışana yıllık izin hakkı tanıyan özel durumlar ise mevsimlik işçi, Basın İş Kanunu ya da Deniz İş Kanunu gibi kendi içinde ayrı bir tüzüğe sahip olunan durumlardır. Bir de zorunlu olmamasına rağmen bazı iş yerleri, çalışanlarına ileri dönem yıllık izin sürelerinden kullanmalarına imkan tanıyıp, kullandıkları süreleri bir sonraki yılın yıllık izninden düşebilmektedir. Fakat bunun tamamen bir zorunluluk değil, firmanın inisiyatifinde olduğunu unutmamak gerekir.
Çalışanlar, aynı iş yerinde 1 ve 5 yıl arasında çalıştıkları takdirde 14 gün, 5 ve 15 yıl arası çalıştıklarında 20 gün, 15 yıl ve üzeri bir süre çalıştıklarında ise 26 gün yıllık izin hakkına sahip olurlar. Ayrıca 18 yaşından küçük ve 50 yaşından büyük personeller için yıllık izin süresi 20 gündür. Memurlarda ise 1 ile 10 yıl arası çalışmaya 20 gün. 10 yıl ve üzeri çalışmaya ise toplamda 30 gün yıllık izin süresi hakkı verilir.
Yıllık İzin Hesaplama Nasıl Yapılır?
Çalışan kullanmadığı ya da kullanamadığı yıllık izin süresinin karşılığı olan ücreti alma hakkına sahiptir. Vefat, kendi isteğiyle işten ayrılma gibi durumların tümünde personelin kullanmadığı yıllık izin süresi ücrete çevriliyor. Ücrete çevrilme kısmında ise çalışanın son brüt ücreti üzerinden hesap yapılıyor.
Bu hesap yapılırken fazla mesailer, primler ya da ikramiye gibi ek ödemeler dikkate alınmaz. Ancak işçi ve işsizlik primleri dahil SGK ödemeleri, gelir vergisi kesintilerinin hesaba katıldığı unutulmamalıdır. Haliyle işçinin sayılan bu kalemlerdeki kesintileri de hesaba dahil ediliyor.
2020 Yıllık İzin Hesaplama Örnekleri
İşçi adına ödenen primler hariç güncel brüt asgari ücret tutarı 2.558,40 TL. Ancak yıllık izin ücretini hesaplarken sigorta ve işsizlik primi toplama dahil ediliyor. Böylece brüt ücreti 3.006,12 TL olur.
Örneğin, 2 yıldır aynı kurumda çalışan bir personel ilk yıl yıllık izninin tümünü, 2. yılda ise yarısını kullanmış olsun. Bu personelin toplam yıllık izin süresi 14 gün olduğuna göre kullanması gereken 7 günlük bir yıllık izin süresi vardır. Bu noktada işten çıkar veya çıkarılırsa alması gereken 7 günlük yıllık izin ücreti 701,428 TL olur.
Asgari ücret dışında bir örnek için brüt ücreti toplam 5000 TL olan bir çalışan düşünülür. Ödenen vergiler ve primler dahil aylık brüt kazancı 5000 TL olan bir çalışan, 1 yıl çalıştıktan sonra yıllık iznini kullanmadığı takdirde 2.333,33 TL ücret alma hakkına sahip olur.
Yıllık İzin ile İlgili Bilinmesi Gereken Diğer Detaylar
Yıllık izin konusu yalnızca sürelerin ve tutarların bilinmesi ile bitmeyecek kadar kapsamlı bir konu. Senelik izin hesaplama araçları var mı, varsa neler? Arta kalan yıllık izin süreleri diğer yıllara devredilmeli mi? Yoksa her yıl kullanılması daha mı doğru? Yıllık iznin tamamen kaybedilme, iptal edilme durumu olur mu? Tüm bu soruların cevaplarına aşağıdaki maddeler üzerinden ulaşabilirsiniz.
- Yıllık izin, çalışana her yıl kullanması için sunulan bir hak. Fakat kişi kendisi yıllık izne çıkmaz ya da firma, yoğunluk ve benzeri sebeplerden dolayı işçinin çalışmaya devam etmesini talep ederse yıllık izin süresi, diğer yıllara devreder.
- Yıllık izinler, parça parça kullanılabiliyor. Aancak tek seferde en az 10 gün olmasına dikkat etmek gerekiyor. Toplamda 14 gün yıllık izin hakkı olan bir personel, 10 günlük hakkını tek seferde, kalan 4 günü farklı seferlerde değerlendirebilir.
- İşçi, kullanmadığı yıllık iznini para olarak talep edemez. İş Kanunu, çalışana dinlenmesi için verdiği bu hakkın, yalnızca işsiz kalınacağı zaman ücrete çevrilebilmesi seçeneğini tanır. Bunun dışında her yıl çalışanın bu hakkı kullanması gerekiyor.
- Kullanılmayan yıllık izinlerin iptali gibi bir durum söz konusu olmaz. Herhangi bir sebepten kullanılmayan yıllık izin süreleri, sonraki yılın yıllık izin süresine eklenir. Ancak devlet memurlarında 2 yıl arka arkaya kullanılmayan yıllık izin süreleri, iptal ediliyor. 2 yıl içinde kullanması gereken yıllık izin sürelerini birleştirebilen memurlar, bu süreci değerlendirmedikleri takdirde 2 yılın ardından bu haklarını kaybederler.
- İlerleyen yıllarda sorun çıkmaması için, personelden yıllık izin formu doldurması talep ediliyor. Böylece personel izin takip süreçlerini kontrol etmek çok daha kolay bir hâl alır.
- Yıllık izin hesaplama cumartesi ve pazar günleri dahil şekilde gerçekleştiriliyor. Yani cumartesi ve pazar günleri yıllık izinlerden düşülmüyor. Ayrıca hafta sonu dahil şekilde yıllık izin hesaplaması yapılıyor.
- İşveren, işçi yıllık izne çıkmasa dahi işçiye bu hakkını kullandırabilme inisiyatifine sahiptir. Çalışanların her zaman bu haklarını kullanmama ya da erteleyebilme ihtimalleri vardır. Fakat işveren de istediği herhangi bir noktada işçiye bu hakkını kullandırabiliyor.
- Personel izin takip excel üzerinden yapılabiliyor. Ya da insan kaynakları yazılım araçlarından yararlanılıyor.
- İşletmeler genellikle çalışanlarından izin formu doldurmalarını ya da ik yazılımı üzerinden bunu talep etmelerini isterler.
İzin Yönetimi
Idenfit izin yönetimi modülü, yorucu yıllık izin hesaplama süreçlerini sizin yerinize yapar. Çalışan, her izne çıktığında ilgili izin hakkı izin bakiyelerinden otomatik olarak düşer. Sistem bunu otomatik olarak yapar, böylece manuel müdahaleye gerek kalmaz. İdenfit ile elde edebileceğiniz diğer avantajlar şunlardır:
- Dilediğiniz koşullarda izin yapısı tanımlamanıza olanak sağlar.
- Bir izni tüm personeller için oluşturabileceğiniz gibi; departman, medeni durum gibi özellikler üzerinden de oluşturabilirsiniz.
- Personel, yıllık izin taleplerini kolayca mobil veya tablet uygulama üzerinden iletebiliyor.
- Talep edilen bu izinler anlık olarak yöneticilere sistem bildirimi, e-mail ya da SMS olarak iletiliyor.
- Yöneticiler izinleri onayladıklarında bir üst yönetici tanımlıysa onay süreci o kişiye yönlendiriliyor.
- Yıllık izin süreleri şirket tarafından belirlenmektedir.