Hangi sektör veya meslek grubundan olursanız olun zaman yönetimi herkes için bir sorun. Evden çalışma, sürekli çevrimiçi olmak ve mesai saatlerinin tüm güne yayılması çalışma alanını da genişletti. İK uzmanları için günlük iş planı beklenmedik şekilde bozulabilir ve zaman yönetimini sekteye uğratabilir.
Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yönetimi, kişinin zamanını verimli bir şekilde yönetme becerisidir. Zamanı doğru bir şekilde yönetmek verimliliği ve elden edilen işi artırır ve kişisel gelişime de katkı sağlar. Zamanın yönetimi, var olan vaktin değerlendirilmesinde ve bu süre içerisinde maksimum işin yapılmasını amaçlar. Bireyin unvanına ya da çalıştığı ortama göre yapması gereken görevler vardır. Zaman yönetimiyle belirli bir zaman diliminde görevlerin tamamlanması amaçlanır. Sınırlı bir zaman diliminde önceliğe dayalı görevlerin tamamlanmasını sağlamak için bu beceriye sahip olunmalıdır.
İK Uzmanları için Zaman Yönetiminin Önemi
Bir İnsan Kaynakları uzmanı, şirketteki çalışanlar ile ilgili her şeyle ilgilenir. Şirketin üst yönetimi ve çalışanları arasında bağlantı görevi gören bir İK profesyoneli için belirlenmiş bir yığın görev vardır. Yeni personel alımından mevcut çalışanları yönetmeye kadar, her şeyi halletmek için etkili zaman yönetimi çok önemlidir. Etkili zaman yönetimi için önemli adımlar ve işinizi kolaylaştıracak ipuçları sizi bu konuda öne geçirecektir.
Hedef belirleyin. Etkili zaman yönetiminin ilk adımı hedef belirlemektir. Bu şekilde ulaşılması gereken hedefler doğrultusunda adımlar ve yapılacaklar belirlenir.
Önceliklendirin. Bazı yapılacaklar ya da görevler diğerlerine göre daha önemlidir. Dolayısıyla zaman yönetimi, iş ve hedeflere öncelik vererek zaman ve kaynakları yönetmeye yönlendirir.
Zaman dağılımı yapın. Her görevin tamamlanması için belirli bir süreye ihtiyaç vardır. Bu nedenle yapılacak işlerin ne kadar zamanda biteceğini hesaplamak ve ona göre zaman dağılımı yapmak hedef ulaşmak için yol gösterici olacaktır.
Organize edin. Zaman yönetimi, bir görevi yürütmek için gereken kaynakların düzenlenmesini de gerektirir. Düzenlemeler sayesinde gecikmelerin önüne geçilebilir ve hedef zaman daha net belirlenebilir.
Grup çalışması yapın. Bazı görevler kişinin tek başına yapamayacağı şekilde olabilir. Bu nedenle, iş yükünün daha küçük hedeflere ve görevlere bölünmesi hedeflere ulaşmak için doğru bir adımdır.
Fazlalıkları atın. Hedef doğrultusunda bazı görevler fazlalık olabilir ve zaman kaybına yol açabilir. Öncelikli olmayan görevlerin ve hedef ile alakasız süreçlerin iş listesinden atılması önemlidir.
Stresten kaçının. Zaman yönetiminin bir diğer amacı da stresi azaltmak ve hedefe sakince ulaşmaktır. Stressiz bir çalışma planı, verimliliği artıracak ve doğru bir zaman kullanımına imkan sağlayacaktır.
Önceden planlama yapın. Görevleri önceden planlamak, etkin yönetim için temel bir kuraldır. Yalnızca eldeki görevler için plan yapılmamalıdır. Yaşanabilecek bir gecikme, başarısızlık ya da acil durumlar da göz önünde bulundurulmalıdır.
Zaman Yönetiminin Yararları
Doğru bir planlama ile hem bireysel hem de şirket içerisinde verimli bir çalışma düzeni oluşturulabilir. Bu şekilde çalışmanın bir alışkanlık haline getirilmesi ile tüm yararların kalıcı olması sağlanabilir.
- Zaman yönetimi, insanların verimliliğini ve motivasyonunu artırmaya yardımcı olur.
- Kaynakların verimli kullanımını sağlar.
- Liderlik becerilerinin gelişimine katkı sağlar.
- Zaman kaybını azaltır.
- Görevler önceliklendirildiğinden maliyetlerin düşürülmesine yardımcı olur.
- Tekrarlayan görevlerden kaçınıldığı için daha az iş gücü harcanır.
- İş yaşam dengesini iyileştirir.
- İşyerinde artan verimlilik, çalışanların kariyer gelişimine katkı sağlar.
Zaman Yönetiminin Dezavantajları
Zamanın etkili yönetimi her zaman çok faydalıdır. Ancak bu doğru yapılmazsa bazı sorunlara yol açabilir. Bunun için de önemli olan zaman planının uygulanabilir ve iyi şekilde planlamasıdır.
- Yapılandırılmamış zaman yönetimi planı, tüm görevlerin başarısız olmasına neden olabilir.
- Yanlış tanımlanmış hedefler, uygunsuz planlama ve kaynak tüketimi yaratabilir.
- Planlanan görevlerin doğru zaman planlamasının yapılmaması, zihinsel ve fiziksel strese neden olabilir. Bu şekilde verimsiz bir çalışma planlanmış olur.
- Kötü zaman yönetimi ayrıca maliyetleri artırabilir, iş tekrarına yol açabilir.
Zaman yönetimi becerilerini öğrenmek ve uygulamak zaman alabilir. Ancak öncelikli olarak yapılacak küçük değişiklikler gelecek için büyük bir adım olacaktır. Bu şekilde verimli bir iş yaşam dengesine sahip olabilirsiniz.
İdenfit Zaman Yönetimi
Idenfit zaman yönetimi, manuel işlemleri azaltarak puantaj takibinin baştan sona sorunsuz bir akış içinde yapılmasını sağlayacak şekilde tasarlanmıştır. Puantaj takibi yapan pek çok sistem, puantaj için gereken bilgileri (giriş – çıkış kayıtları ve benzeri kayıtlar) manuel olarak talep ettiği için her zaman ayrıntıların çoğunu siz girmek zorunda kalırsınız. Ancak Idenfit Zaman Yönetimi, geleneksel yöntemlerden bağımsız olarak en yeni teknolojileri kullanıyor ve manuel müdahaleleri mümkün olduğunca azaltarak puantajın baştan sona bir sistem üzerinde akmasını sağlıyor.
Idenfit, firmanız için yalnızca puantaj takibi yapmakla sınırlı kalmıyor, aynı zamanda puantaj için gereken ham bilgiyi, mobil ve tablet uygulamaları aracılığıyla parmak okuma, yüz tanıma ve kart okuyucu teknolojileri üzerinden alıyor, sisteme otomatik aktarıyor ve bu verileri online olarak tutarak oldukça kapsamlı bir puantaj takip hizmeti sunuyor.