Dijital Özlük Dosyası

Dijital özlük dosyası, işe başlayacak olan personelden talep edilen ve çalışanlarla ilgili her türlü bilgiyi içeren özlük dosyalarının dijital ortamda saklanmasıdır. Yetkileri dahilinde personeller internet erişimi olan her yerden aradıkları belgelere hızlı ve sorunsuz şekilde ulaşır. Özlük dosyası hazırlama süreci insan kaynakları departmanlarının temel görevleri arasında yer almaktadır. Özlük dosyaları çalışan işe devam ettiği süre boyunca güncel ve eksiksiz olarak muhafaza edilmelidir. Yer alacak bazı belgeler işletmeden işletmeye farklılık gösterebilmektedir. Her çalışan için ayrı ayrı oluşturulan dosyalar gerekli durumlarda gerektiğinde yetkili kişilere gösterilmelidir. Dijital özlük dosyası sistemi ile insan kaynakları profesyonelleri evraklar arasında harcadığı sürede değer yaratan işler üretme olanağı yakalar.

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, her şirketin bünyesinde yer alan her bir çalışan için gerekli bilgilerin düzenli ve eksiksiz olarak tutulduğu kayıt dosyasıdır. 4857 sayılı Türk İş Kanunu’nun 75. maddesi gereğince, işverenler çalıştırdıkları her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bu dosya, çalışanın kimlik bilgileri, işe giriş-çıkış bildirimleri, sigorta belgeleri, sağlık raporları ve eğitim sertifikaları gibi önemli dokümanları içerir. Hem işverenin hem de çalışanın haklarını korumak amacıyla, yasal düzenlemelere uygun olarak hazırlanır ve saklanır.

Özlük Dosyaları Ne Kadar Süreyle Saklanmalıdır?

Özlük dosyalarının saklama süresi, içerdiği belgelerin türüne göre değişiklik gösterir. Genel olarak, Borçlar Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında, özlük dosyalarının 10 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. Ancak, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu gereğince bazı belgeler, özellikle sağlık raporları, maruziyetin sona ermesinden itibaren 40 yıl süreyle saklanmalıdır. Örneğin, asbestle çalışmalarda kullanılan sağlık raporlarının 40 yıl boyunca saklanması zorunludur. Bu nedenle, işverenlerin ve insan kaynakları departmanlarının bu süreleri dikkate alarak belgeleri muhafaza etmesi büyük önem taşır.

İşçi Özlük Dosyası ve SGK/İş Kanunu İdari Para Cezaları

İşçi özlük dosyası tutmayan işverenler, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 104. maddesi gereğince idari para cezasına çarptırılır. 2024 yılı itibarıyla bu ceza, işveren başına 14.740  TL olarak belirlenmiştir. Bu ceza, işverenin işçi özlük dosyalarını düzenlememesi veya yönetmelik hükümlerine uymaması durumunda uygulanır. SGK ve iş kanunları, işverenlerin çalışanlarıyla ilgili bilgileri doğru bir şekilde saklamalarını zorunlu kılar. Bu bilgiler, sigorta işlemleri, vergi ödemeleri ve işçi haklarının korunması açısından büyük önem taşır. İşverenlerin, bu yasal yükümlülüklere uymaları ve gerekli tüm belgeleri eksiksiz olarak tutmaları gerekmektedir.

Dijital Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyalarında yer alan tüm bilgi ve belgelerin işçinin çıkarları açısından gizlilik çerçevesinde korunması ve yasal zeminde saklanması gerekmektedir. Personel özlük dosyalarının kapsamı 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de açıklanmıştır. Kanunda özlük dosyaların her çalışan için ayrı olarak tutulması ve güncel şekliyle muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Personel özlük dosyalarının hangi şekilde oluşturulacağı kurumun isteğine göre farklılık gösterebilmektedir İş Kanunu’nda özel bir format belirlenmemiştir. Dijital özlük dosyaları ile eksik belge kontrolü, ilgili belgelerin paylaşımı ve güvenilir şekilde saklanması çok daha basit ve hızlı şekilde yürütülür. Özlük dosyalarının yetkisi olmayan kişilerin erişim sağlamayacağı şekilde saklanması gerekmektedir. Özlük dosyaları günümüzde bulut tabanlı yazılımlar ile bulut tabanında güvenilir şekilde saklanabilmektedir. Denetim durumlarında ıslak imzalı nüshalara ihtiyaç doğabileceğinden orijinal belgelerin gizlilik kapsamına uygun bir alanda muhafaza edilmeleri gerekir.

Personel Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Yer Almalıdır?

Personel özlük dosyasının içinde personelin işe alım esnasında topladığı belgelerden başlayarak iş süreçlerinde kurum ile arasında geçen tüm ilişkinin özetlendiği evraklar yer almalıdır. Özlük dosyasının içinde yer alanlar kurumdan kuruma farklılık gösterse de genelde mutlaka yer alan belgeler bu şekildedir:
Personelin Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
İkametgâh Belgesi ve Sabıka Kaydı
Personelin Diploma Fotokopisi ya da Mezuniyet Belgesi
Vesikalık fotoğraf ve Nüfus Kayıt Örneği
Aile ve Erkek Personelin Askerlik Durumunu Gösteren Belge
Sağlık Raporu ve Kan Grubu Kartı
İş Sözleşmesi ve SGK İşe Giriş Bildirgesi

Personelin çalışma süresince aldığı izin formları, raporlar ve disiplin cezası gibi tüm belgeler yer almalıdır. Özlük dosyalarının eksiksiz ve güncel şekilde tutulması gerekmektedir. Özlük dosyası düzenli olarak gelişen ve değişen yapıdadır. Personelin çalışma süresince değişim gösterir.

Kağıt Özlük Dosyalarının Yönetilmesinde Nasıl Sorunlar Yaşanır?

Kağıt özlük dosyalarının yönetiminde çeşitli sorunlar yaşanır. Belgelerin fiziksel olarak saklanması, dosyaların kaybolma, zarar görme veya yıpranma riskini artırır. Ayrıca, belge arama ve erişim süreçleri zaman alıcı olur. Dolayısıyla verimliliği düşürür. Depolama alanı gereksinimleri, maliyet ve alan açısından da zorluklar yaratır. Fiziksel belgelerin düzenli olarak güncellenmesi ve takibi, insan hatalarına açık olur. Ayrıca, dosyaların eksik veya yanlış bilgiler içermesi durumunda yasal sorunlara yol açar.

İşçi Özlük Dosyaları Elektronik Ortamda Saklanır mı?

Evet, işçi özlük dosyaları elektronik ortamda saklanır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi, işverenlerin işçi özlük dosyalarını tutma zorunluluğunu belirtir. Ancak bu dosyaların fiziki veya dijital ortamda saklanmasına dair bir kısıtlama getirmemiştir. Elektronik ortamda saklama, belgelerin güvenliğini artırır, erişim ve yönetim süreçlerini kolaylaştırır. Ancak, bu dosyaların güvenli bir şekilde saklanması, kişisel verilerin korunmasına yönelik düzenlemelere uygun olarak yapılmalıdır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, elektronik ortamda saklanan verilerin gizliliğini koruma yükümlülüğü getirir.

Dijital İmza ile Özlük Dosyası Hazırlanır mı?

Evet, dijital imza ile özlük dosyası hazırlanır. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda öngörülen dijital imzalı belgeler, mevzuata uygun kabul edilir. İşverenler, çalışanlardan alınan muvafakatname ve taahhütname gibi evrakları dijital imza ile elektronik ortamda muhafaza eder. Ancak, bazı durumlarda denetçiler, evrakların aslını görmek ister. Bu yüzden kritik belgelerin asıllarının saklanması faydalı olacaktır. İşverenler, dijital imza kullanarak yasal yükümlülüklerini yerine getirir.

Dijital Özlük Dosyasının Sağladığı Avantajlar Nelerdir?

idenfit dijital özlük dosyası modülü ile işe giriş sürecinde özlük dosyaları konforlu şekilde tamamlanır. Ayrıca süreç boyunca güncel olarak saklanır. Çalışanın giriş-çıkış bilgileri, hak ediş izinleri geçmişe dönük aldığı izinler aynı panel üzerinde incelenir. Çalışana ait bilgilerin kapsamı dahilinde sistemdeki alanlara ek özelleştirilebilir alanlar tanımlanır. Dijital ortamda aranan belgelerin hemen bulunur. Orijinal belgelerde yaşanan yıpranma problemi yaşanmaz.

Geleneksel Özlük Dosyaları ve Dijital Özlük Dosyalarının Karşılaştırılması 

Geleneksel özlük dosyaları, fiziksel ortamda saklanan ve elle yönetilen belgelerden oluşur. Bu yöntem, depolama alanı gereksinimleri ve fiziksel güvenlik önlemleri nedeniyle maliyetli olur. Ayrıca, dosyalara erişim ve güncelleme süreçleri zaman alıcı olup, insan hatalarına açıktır. Fiziksel belgeler yangın, su basması veya kaybolma gibi risklere karşı savunmasızdır. Öte yandan, dijital özlük dosyaları, elektronik sistemlerde saklanarak, daha hızlı ve kolay erişim imkanı sunar. Dijital imza ve zaman damgası gibi teknolojilerle yasal uyumluluk sağlanır. Ayrıca, dijital özlük dosyaları çevre dostu olup, kağıt tüketimini azaltır ve sürdürülebilirlik açısından avantaj sağlar. Geleneksel yöntemlerin yerini hızla dijital çözümlere bırakması, iş süreçlerinin daha verimli yönetilmesini mümkün kılar.

idenfit Özlük Dosyası Modülü

idenfit özlük dosyası modülü ile çalışanlarınıza ait tüm belgeleri dijital ortamda güvenle saklayın. İş sözleşmeleri, izin evrakları, finansal belgeler ve daha fazlasını dijital imza ile doğrulayın. KVKK’ya uygun şekilde saklayın. Güncel ve eksiksiz özlük dosyalarına her an, her yerden erişim sağlayın.

Zaman ve maliyet tasarrufu sağlayarak insan kaynakları süreçlerinizi optimize edin. Daha fazla bilgi almak için hemen şimdi formu doldurun!

Sık Sorulan Sorular