Dijital özlük dosyası, işe başlayacak olan personelden talep edilen ve çalışanlarla ilgili her türlü bilgiyi içeren özlük dosyalarının dijital ortamda saklanmasıdır. Yetkileri dahilinde personeller internet erişimi olan her yerden aradıkları belgelere hızlı ve sorunsuz şekilde ulaşabilir. Özlük dosyası hazırlama süreci insan kaynakları departmanlarının temel görevleri arasında yer almaktadır. Özlük dosyaları çalışan işe devam ettiği süre boyunca güncel ve eksiksiz olarak muhafaza edilmelidir. Özlük belgesinde yer alacak bazı belgeler işletmeden işletmeye farklılık gösterebilmektedir. Her çalışan için ayrı ayrı oluşturulan dosyalar gerekli durumlarda gerektiğinde yetkili kişilere gösterilmelidir. Dijital özlük dosyası sistemi ile insan kaynakları profesyonelleri evraklar arasında harcadığı sürede değer yaratan işler üretme olanağı yakalar.
Dijital Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?
Özlük dosyalarında yer alan tüm bilgi ve belgelerin işçinin çıkarları açısından gizlilik çerçevesinde korunması ve yasal zeminde saklanması gerekmektedir. Personel özlük dosyalarının kapsamı 4857 sayılı İş Kanunu Madde 75’de açıklanmıştır. Kanunda özlük dosyaların her çalışan için ayrı olarak tutulması ve güncel şekliyle muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiştir. Personel özlük dosyalarının hangi şekilde oluşturulacağı kurumun isteğine göre farklılık gösterebilmektedir İş Kanunu’nda özel bir format belirlenmemiştir. Dijital özlük dosyaları ile eksik belge kontrolü, ilgili belgelerin paylaşımı ve güvenilir şekilde saklanması çok daha basit ve hızlı şekilde yürütülebilir. Özlük dosyalarının yetkisi olmayan kişilerin erişim sağlamayacağı şekilde saklanması gerekmektedir. Özlük dosyaları günümüzde bulut tabanlı yazılımlar ile bulut tabanında güvenilir şekilde saklanabilmektedir. Denetim durumlarında ıslak imzalı nüshalara ihtiyaç doğabileceğinden orijinal belgelerin gizlilik kapsamına uygun bir alanda muhafaza edilmeleri gerekir.
Personel Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Yer Almalıdır?
Personel özlük dosyasının içinde personelin işe alım esnasında topladığı belgelerden başlayarak iş süreçlerinde kurum ile arasında geçen tüm ilişkinin özetlendiği evraklar yer almalıdır. Özlük dosyasının içinde yer alanlar kurumdan kuruma farklılık gösterse de genelde mutlaka yer alan belgeler bu şekildedir:
Personelin Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
İkametgâh Belgesi ve Sabıka Kaydı
Personelin Diploma Fotokopisi ya da Mezuniyet Belgesi
Vesikalık fotoğraf ve Nüfus Kayıt Örneği
Aile ve Erkek Personelin Askerlik Durumunu Gösteren Belge
Sağlık Raporu ve Kan Grubu Kartı
İş Sözleşmesi ve SGK İşe Giriş Bildirgesi
Özlük dosyası içinde personelin çalışma süresince aldığı izin formları, raporlar ve disiplin cezası gibi tüm belgeler yer almalıdır. Özlük dosyalarının eksiksiz ve güncel şekilde tutulması gerekmektedir. Özlük dosyası düzenli olarak gelişen ve değişen yapıdadır. Personelin çalışma süresince değişim gösterir.
Dijital Özlük Dosyasının Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
Idenfit dijital özlük dosyası modülü ile işe giriş sürecinde özlük dosyaları konforlu şekilde tamamlanabilir ve süreç boyunca güncel olarak saklanır. Çalışanın giriş-çıkış bilgileri, hak ediş izinleri geçmişe dönük aldığı izinler aynı panel üzerinde incelenebilir. Çalışana ait bilgilerin kapsamı dahilinde sistemdeki alanlara ek olarak özelleştirilebilir alanlar tanımlanabilir. Dijital ortamda aranan belgelerin hemen bulunabilir. Orijinal belgelerde yaşanan yıpranma problemi yaşanmaz.
