“Bordro nedir?” sorusunun yanıtı aslında bir hesabın detaylarını gösteren cetvel olsa da bu kelime yaygın olarak maaş bordrosu anlamında kullanılır. Maaş bordrosu işverenin çalışanına her ay yaptığı işe karşılık olarak ödediği bedeli tüm kesintileri, vergileri ve ödenekleri gösteren yasal bir belgedir. Bu nedenle de bordro hesaplama ve düzenleme işlemleri ancak bu konu hakkında yetkinlik sahibi uzmanlarca gerçekleştirilir.
Çalışanlar kendi maaşlarını ve maaşlarından yapılacak kesintileri hesaplamak için bordro hesaplamalarından yararlanabilir. Bordro hesaplama vergi ve kesintilerini de göz önünde bulundurarak yapıldığında ortaya net tutar çıkar. Her yıl güncellenen ek ödenekler ve vergiler gözden kaçırıldığında ise elde edilen sonuçlar hatalı olur.
Bordro Hesaplama İşlemleri
SGK işe giriş bildirgesi yapılan çalışanların ay sonu yapılacak ücretlendirmeleri bordro hesaplamaları ile resmi olarak belgelenir. Bu işlemi yapan birim ise insan kaynakları olarak öne çıkar. Bordro sorgulama sırasında görülebileceği gibi bu belge üzerinde birçok farklı kalem yer almaktadır. Puantaj hesaplamaları ile kişinin yaptığı fazla mesailer gözden geçirilir. Çalışanın aldığı ücretli ya da ücretsiz izinler, ölüm, doğum, taşınma gibi durumlarda verilen özel izinler de göz önüne alınır.
Çalışanların izinleri ve fazla mesaileri belirlendikten sonra bordroda yer alacak ek ödemeler belgeye işlenir. Alınan yardımlar, ikramiyeler, yol ve yemek bedelleri, kira yardımı gibi ek ödemelerin yanı sıra haciz gibi kesintiler de bu aşamada bordroya yansıtılır. Eğer çalışan iş yerinden avans aldıysa yine bu aşamada alınan avans bordroya işlenerek maaş üzerinden kesintisi yapılır.
Bu işlemlerden sonra kişiye ait işsizlik sigortası, vergiler, SGK primi gibi kesintiler yapılarak ödenecek net tutar belirlenir. Maaştan kesilen vergiler arasında gelir vergisi ve damga vergisi gibi kalemler bulunur. Net tutarın üzerine asgari geçim indirimi de eklenerek çalışanın hesabına yatırılır. Tüm bu aşamalı ve karmaşık işlemlerin manuel olarak yapılması fazlaca iş gücü ve zaman gerektirdiğinden genellikle bir yazılımdan yardım alınır.
Maaş Bordrosu ve Bordro Hazırlama Süreci
İnsan kaynakları biriminin sorumluluğunda olan maaş bordrosu hazırlama süreci, birçok farklı unsurun bir arada değerlendirildiği ve ince hesaplamaları gerektiren bir süreçtir. Bordrolar hesaplanırken değerler kişilere göre yenilense de belge yapı itibariyle her iş yeri için aynıdır. Bu fiziksel yapıda firma logosu, adresi, SGK sicil numarası, çalışanın adı adresi, kişisel bilgileri bulunur.
Bordroda bulunan diğer bilgiler ise zaman içinde değişkenlik gösterebilir. SGK primi sigortası işçi payı brüt ücretin %14′ ü olarak hesaplanır. Brüt ücret ise çalışanın mesaisine ve izinlerine göre her ay farklı miktarlarda belirlenebilir. Brüt ücrete göre hesaplanan bir diğer tutar ise işsizlik işçi payıdır. Bu tutar da aynı şekilde brüt ücrete göre maaştan kesilir.
Bordrolama ve Maaş Hesaplama
Birçok değişkeni içeren bordroloma işlemi manuel olarak yapıldığı zaman oldukça uzun süren ve ağır iş yükü oluşturan bir işlem olarak görülür. İnsan kaynakları biriminin iş yükü yanında manuel uygulamalar sonrası oluşabilecek hatalar ve bu hatalardan doğacak maddi manevi zararlar şirketleri bu konu ile ilgili geliştirilmiş yazılım kullanmaya sevk eder. İşçiye ücret ödemek için yapılacak tüm işlemler bu yazılım üstünden basitçe gerçekleştirilebilir.
Bordro yazılımlarının mevzuata uygun şekilde geliştirilmesi, stopaj ve vergilerin sürekli güncellenmesi büyük önem taşır. Bu nedenle iş kanunu göz önüne alınarak geliştirilmiş bir yazılım tercih edilmelidir. Sosyal güvenlik primleri, vergi tutarları ve AGİ gibi birçok değişkenin doğru değerleri alması sadece işçinin maaşını doğru şekilde alması açısından değil aynı zamanda suç teşkil etmemesi için de önemlidir.
Bulut Tabanlı Bordro Hesaplama Programları
İnsan kaynaklarının tercih ettiği bordro programları arasında bulut tabanlı sistemler öne çıkar. Bu sistem ile çalışanlar istedikleri bilgiye istedikleri konumdan mobil cihazlarıyla erişebilir, düzenlemeleri kolayca yapabilir ve bordrolama işlemini kısa sürede gerçekleştirebilir. Brüt maaş hesaplama ve yapılacak kesinti sonrası yapılacak ödeme kolayca belirlenir.
Standart bir masaya, bir bilgisayara bağlı kalmadan işlem yapmayı mümkün kılan bulut tabanlı sistemler hızlı aksiyon almalarıyla da öne çıkar. Güncel gelir vergisi matrahı, SGK bedeli, işsizlik ödemesi gibi farklı kesintileri içeren sistem, bu kalemlerde yapılacak değişikleri hızlı bir şekilde sisteme işler. Böylelikle hem kafa karışıklığı engellenir hem de ciddi hatalar oluşmasının önüne geçilebilir.
Bulut Tabanlı Bordro Yazılımları ve Idenfit
Müşterilerine insan kaynakları ve iş gücü yönetimi desteği sunarken bulut tabanlı bordro yazılımlarıyla uyum içinde çalışabilen Idenfit, farklı sektörlerden birçok firmanın tercihleri arasında yer alıyor. Yeni nesil insan kaynakları bakış açısıyla oluşturulan modülerleriyle Idenfit, bordro uygulamalarına entegre olabiliyor. Gelir vergisi, güncel asgari ücret gibi birçok bilginin sürekli güncellendiği bu sistem insan kaynaklı hataları olabilecek en az seviyeye indiriyor.
Idenfit ile hazırlanan bordrolara bulut aracılığı ile internetin bulunduğu tüm cihazlardan ulaşılabiliyor. Tek bir platform aracılığı ile yönetimi olabilecek en verimli şekilde yapılmasını amaçlayan bu sistem, maaş hesaplamaları sürecinde de işleri kolaylaştırıyor. Puantaj hesaplamaları, vardiya yönetimi ve bordrolamayı aynı uygulama içinde yapabilmek iş yükünü azaltmasının yanı sıra takibin daha kolay ve hatasız yapılmasını sağlıyor.
Bulut Tabanlı Bordro Hesaplama Programlarının Avantajları
⦁ Bordro hazırlamak için hazırlanan özel programlar manuel hesaplamalara göre daha doğru sonuçlar verir.
⦁ Devreden Sigorta Matrahı takibi gibi özel işlemlerin yapılması kolaylaşır.
⦁ Basit yapısı sayesinde birkaç bilgi girilerek sigorta primi işçi payı ya da işsizlik primi işçi payı gibi değerler kolayca hesaplanabilir.
⦁ Bordroda yer alması gereken bilgiler ve güncel gelir vergisi kapsamında yapılan kesintilerin bordroya yansıması sistem sayesinde eksiksiz şekilde gerçekleştirilir.
⦁ İşlem gören devir sigorta matrahı ve damga vergisi oldukça kısa süre hesaplanıp brüt ücrete yansıtılabilir.
⦁ Sabit maaş, yol ve yemek gibi bazı kalemler sistem üzerine kaydedilerek işlem hızı daha da arttırılabilir.
Brüt Ücret Hesaplamaları ve Bulut Tabanlı Programlar
Özellikle çok fazla kişinin çalıştığı çok uluslu firmalarda görev alan insan kaynakları uzmanları, bordrolama yaparken hem yoğunluktan hem de karışık hesaplamalardan dolayı hata yapabilmektedir. Bu nedenle büyük şirketlerde çalışan uzmanlar çok uzun süredir yazılım destekli şekilde hesaplamalar yaparak çalışanlarına ödemeler yapar. Bordrolar üzerinden kesintilerin yapılmadığı temel kazanç olan brüt ücret bordrolamaya temel oluşturur.
Bulut tabanlı programlar aracılığıyla uzmanlar hemen her yerden önceki belgelerine ulaşabilir ya da yeni belge oluşturur. Maaşlar sigorta primi işçinin payı ve işveren payını içeren haliyle sisteme sokulup daha sonra kesintilerin tamamı yapılır. Bu kesintilerin güncelliği ise bulut tabanlı sistemin en önemli avantajları arasında yer alır. Tüm bu hesaplamalar sonrasında brüt tutar üzerinden kesintiler yapılarak çalışanın hesabına geçmeyi bekleyen maaşlar hazırlanmış olur.
Bordrolama ve İşveren Sorumlulukları
Bordrolama işlemi yapıldıktan sonra da insan kaynaklarının işlemleri devam eder. Bordrolama sonrası belgelerin saklanması ve muhafazası büyük önem taşır. Yaşanabilecek iş kazası gibi tatsızlık sonrası bu belgelere fiziksel olarak zarar gelmesi mümkündür. Yangın, sel ve deprem gibi doğal afetlerin yanı sıra basit bir rutubet sorunu bile en az 5 yıl saklanması gereken bordrolara zarar verebilir. Bu nedenle belgelerin dijital kopyalarına sahip olmak büyük bir avantajdır.
İşverenin bordro üzerinde işçi ile paylaştığı sorumluklar işveren payı olarak adlandırılır. SGK, işsizlik sigortası gibi primlerin bir kısmını işveren öder. Ancak asgari ücret alan çalışanlar ile daha yüksek brüt ücretlere sahip çalışanların payları farklılık gösterir. Genel sağlık sigortası ay ve yıllık olarak ödenen primler, işsizlik sigortası ve SGK primi gibi tutarlar zaman içinde değişkenlik gösterir. İşverenin bu değişimlerden haberdar olması ve çalışanının adil bir şekilde hak ettiği ücrete kavuşmasını sağlaması en büyük sorumluluğudur.
