Bir kurum bir personeli işe alırken Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre işe giriş bildirgesi düzenlemelidir. Bu belgenin Sosyal Güvenlik Kurumu’na iletilmesiyle çalışan resmi olarak işe başlamış kabul edilir. Personelin özlük haklarının korunması, çalıştığın ispatı ve en önemlisi sigortasının başlatılması için bu işlem kritiktir ve yapılması zorunludur.
İşe Giriş Bildirgesi Nasıl Yapılır?
Genellikle insan kaynakları birimince yönetilen işe alım süreçleri sonunda personel için bir özlük dosyası hazırlama sürecine girilir. Önceleri personelin sigortasının aktif hale gelmesi için gerekli kurumlarla belge bilgi akışı sağlanırken son yıllarda bu basamak bir hayli kolaylaşmıştır. Artık bu işlem personelin kimlik numarasıyla Sosyal Sigortalar Kurumu’nun sitesi üzerinden gerçekleştirilebilir durumdadır.
Şirketin SGK hesabına giriş yapıldıktan sonra işe giriş bildirgesi yapmak sadece saniyeleri alan bir işlemdir. Hesapta yer alan ilgili alana tıklandıktan sonra personelin kimlik numarası ile sorgulama yapmak ve ekrana gelen bilgileri doğruladıktan sonra onaylamak işlemin tamamlanması için yeterlidir. Bu işlem ile hem tam zamanlı hem de yarı zamanlı çalışanların sigorta girişlerini yapmak mümkündür.
İşe Giriş Bildirgesinde Nelere Dikkat Edilmelidir?
İş yerinin yapmakla zorunlu olduğu işe giriş bildirgesi hususunda dikkat edilmesi gereken en temel unsur tarihtir. Personelin işe başlayacağı tarih ve bildirgenin yapıldığı tarih işveren için büyük önem taşır. Personel işbaşı yapmadan en geç bir gün önce çalışanın bildirgesinin yapılması zorunludur. Eğer bu işlem zamanında yapılmasa çeşitli cezai yaptırımlar uygulanabilir.
Bazı durumlarda ise SGK işverenlere istisnalar sunar. Örneğin pazartesi günü işe başlayacak bir personelin bildirgesi aynı gün saat 00.00’dan önce tamamlanmalıdır. Aynı şekilde pazar günü işe başlayan bir personelin bildirgesi de pazartesi günü 00:00’a kadar verilebilir. Cumartesi günü işbaşı yapacak bir personel için ise balıkçılık, tarım, hayvancılık ya da inşaat gibi sektörlere istisna uygulanır.
İşe Giriş Bildirgesi Yapılmadığında Verilen Cezalar Nedir?
Çalışanların korunması ve sosyal hakların sağlanması için zorunlu tutulan işe giriş bildirimi işlemi doğru şekilde zamanında yapılmazsa çeşitli yaptırımlar uygulanır. Bu cezalar ile işletmelerin kayıtsız eleman çalıştırmalarının önüne geçilmesi hedeflenirken aynı zamanda vergilendirilemeyen gelirlerin de kayıt altına alınması sağlanır. Cezalar ise gecikmenin süresine ve gecikmenin yaşandığı personel sayısına göre değişkenlik gösterir.
Zamanında yapılmayan bildirge ve gecikmeli yapılan bildirimler sonrası her bir sigortalı çalışan için 1 asgari ücret tutarınca ceza kesilir. Eğer bu durum denetlemeler sırasında tespit edilirse her bir sigortalı çalışan için 2 asgari ücret ceza kesilir. Bu durum 1 yıl içinde tekrarlanır ve bu durum yine denetlemeler tarafından belirlenirse 5 asgari ücret cezası verilir.
İşe Giriş Bildirgesinde Hangi Bilgiler Olmalıdır?
Bildirgenin hazırlanması ve kuruma iletilmesi için gerekli olan en temel bilgi çalışanın TC kimlik numarasıdır. Çalışanın çalışma durumu (tam zamanlı, yarı zamanlı), sicil durumu (hükümlülük), sağlık durumu (özürlülük), eş ve çocuk durumu ve genel kişisel bilgiler form doldururken ve karşılaşılan ekranlardaki bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek için gereklidir. Eğer toplu alım yapılacaksa işleme başlamadan önce bir xml dosyası da hazırlanabilir.
Giriş yapılırken doldurulması gereken alanlar:
- İşe girişin tam tarihi,
- Personelin ait olduğu sigorta kolu,
- Personelin mesleğinin kodu,
- Özürlülük durumu söz konusuysa duruma uygun kod,
- Eğer eski hükümlülük söz konusuysa duruma uygun kod,
- Personel yarım günlük çalışansa part time alanının işaretlenmesi ve hesaplamalar yapılarak ilgili yerlerin doldurulması,
- Transfer olan elemanların eski iş yerlerinin sicil numaraları olarak sıralanabilir.
