Kimlik Bildirimi Sistemi Nedir?

Kimlik bildirimi sistemi, işyerlerinin çalışan kimliklerini tespit ettiği ve kolluk kuvvetlerine bildirdiği sistemdir. 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu hükümlerine göre; işyerindeki sorumlu işletici, çalışan kimlik bildirimini üç gün içerisinde kimlik bildirme belgesi ile yapması zorunludur. Kimlik bildirimleri mahalli kolluk kuvvetlerine verilmeden önce, mahalle veya köy muhtarlığına onaylatılmalıdır. 

İşverenlerin çalışanlarıyla ilgili kimlik bildirme yükümlülüğü, yeni bir çalışanın işe girişiyle başlar. Aynı zamanda çalışan işten ayrılırken de kimlik bildirimi yükümlülüğü söz konusudur. Kimlik bildirimi sistemi nedir, çalışan kimlik bildiriminde online dönem ne zaman başladı, çalışan kimlik bildirimi nasıl yapılır, kimlik bildirimi yapılmamasının cezası var mıdır? sorularının cevaplarını sizler için derledik.

Kimlik Bildirimi Sistemi Nedir?

Kimlik bildirimi sistemi, 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında kolluk kuvvetlerinin sorumluluk sahası içerisinde yer alan tesis ve işletmelerin personel ve konaklayan bilgilerini bildirmelerini sağlayan uygulamadır. Pandeminin akabinde sistemin, 6 Mart 2020 tarihinde yayınlanan 7226 sayılı kanun ile online ortama taşınması hüküm altına alınmıştır. Bu tarih itibariyle kimlik bildirimi sistemi tüm Türkiye’de elektronik ortamda uygulanmaya başlanmıştır.

Çalışan Kimlik Bildirimi Neden Önemlidir?

Çalışan kimlik bildirimi, işverenin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesi ve çalışanların sosyal güvenlik haklarının korunması açısından büyük önem taşıyor. Bu bildirim, işyerindeki düzeni sağlamanın yanı sıra, denetimlerde işverenin sorumluluklarını eksiksiz yerine getirdiğini gösteriyor. Aynı zamanda çalışanların sigorta, izin ve diğer haklarını güvence altına alıyor. Böylece olası hukuki sorunların ve cezai yaptırımların önüne geçilmesini sağlıyor. Bu nedenle, iş süreçlerinin şeffaf ve düzenli bir şekilde yürütülmesi için kimlik bildirimi kritik bir adım oluyor.

Çalışan Kimlik Bildirimi Yapmanın Faydaları Nelerdir?

• Kimlik bildirimi, çalışanların kayıt altında olduğunu gösterir ve yasal iş güvencesi sağlar.
• Resmi denetimlerde, kimlik bildirimleri işverenin sorumluluklarını eksiksiz yerine getirdiğinin kanıtıdır.
• Çalışanların sigorta primlerinin düzenli yatırılmasını sağlar. Ayrıca, sosyal haklarını garanti altına alır.
• Kimlik bildirimi yapılmadığında uygulanan para cezaları ve hukuki yaptırımların önüne geçer.
• Çalışanların bilgileri kayıt altında tutulduğunda, işyerindeki yönetim ve denetim süreçleri daha sorunsuz yürütülür.

Çalışan Kimlik Bildiriminde Online Dönem

Kimlik Bildirim Sistemi projesi önceden yalnızca konaklama işyerleri tarafından kullanılırken, bu değişiklikle birlikte Emniyet Genel Müdürlüğü projeyi tüm ülke genelinde kullanıma açmıştır. 25 Mart 2020 tarihinde 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu 6. maddesinde aşağıdaki değişiklik yapılmıştır:

“Bu bildirimler sorumlu işleticiler tarafından, yukarıda belirtilen süre içerisinde genel kolluk kuvvetlerine elektronik ortamda da yapılabilir. Bildirimlerin elektronik ortamda yapılması durumunda üçüncü fıkra hükmü uygulanmaz. Bu fıkra kapsamında elektronik ortamda yapılan bildirimler, genel kolluk tarafından köy ve mahalle muhtarları ile paylaşılır”

Çalışan kimlik bildiriminde bulunmak isteyen işyerleri öncelikle çalışanların tümünün verilerini sisteme aktarır. Ardından ise işe giren veya çıkanların çevrimiçi olarak süreleri dahilinde sisteme bildirimlerini yapabilirler. 

Çalışan Kimlik Bildirimi için Gerekli Evraklar Nelerdir?

Çalışan kimlik bildirimi, işyerinde çalışan kişilerin yasal olarak kayıt altına alınması ve ilgili makamlara bildirilmesi için zorunlu bir işlemdir. İşverenler, hem gerçek kişiler hem de tüzel kişiler için belirli evrakları hazırlayarak bildirim işlemini gerçekleştirmelidir.

Tüzel Kişiler için Kimlik Bildirimi Evrakları

• İşyeri açma çalıştırma belgesi (Ruhsat): Tüzel kişiliğin faaliyet göstereceği işyeri için gerekli olan resmi ruhsat.
• Vergi Levhası: Tüzel kişiliğin vergi mükellefi olduğunu belgeleyen evrak.
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi: İşyerinin sorumlu temsilcisine ait kimlik belgesi.
• Sistem Kullanıcısı Kayıt Formu: Tüzel kişiliğin kimlik bildirim sistemine kayıtlı olduğunu gösteren form.
• Dilekçe: Tüzel kişilik adına yapılan kimlik bildirim işlemlerini doğrulayan yazılı belge.
• Sorumlu İşletici Bildirme Belgesi: Tüzel kişiliğin kim tarafından yönetildiğini belirten belge.
• İmza Sirküleri: Tüzel kişilik adına yetkili kişilerin imza yetkilerini belgeleyen resmi evrak.

Gerçek Kişiler için Kimlik Bildirimi Evrakları

• Vergi Levhası: İşyerinin tüzel kişiliğe sahip olduğunu gösteren vergi numarası ve bilgileri içeren belge.
• İşyeri Sicil Numarası: İşyerinin yasal olarak kayıtlı olduğunu gösteren belgedir.
• Çalışan Listesi: İşyerinde çalışacak personelin kimlik bilgilerini ve SGK numaralarını içeren resmi evrak.
• Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi: Her bir çalışanın kimlik ve iş bilgilerini içeren form.

Çalışan Kimlik Bildirimi Nasıl Yapılıyor?

Çalışan kimlik bildirimi, işyerine yeni başlayan her çalışan için yapılması gerekli olan bir bildirimdir. Bildirim için öncelikli olarak iki belgenin doldurulması gerekiyor. İşletici Kimlik Bildirme Belgesi ve Çalışan Kimlik Bildirme Belgesi. Bu iki belge doldurulduktan sonra işletmenin bulunduğu yer mahalle muhtarlığına onaylatılıp en yakın polis merkezine bildirilmelidir.

İşletme kolluk sahası olarak jandarma bölgesinde yer alıyorsa bildirim işletmenin bağlı bulunduğu jandarma komutanlığına yapılmalıdır. Ayrıca çalışana ait kimlik bildirim belgesinin bir nüshası çalışan özlük dosyasında saklanmalıdır. Aynı şekilde çalışan işten ayrılırken de çalışan kimlik bildirme belgesi belirtilen süreler dahilinde yetkili kolluk birimlerine iletilmelidir.

Çalışan kimlik bildiriminin elektronik ortama da geçilmesiyle birlikte kimlik bildirimi sistemi kullanımı için işverenlerin aşağıda yer alan gerekli evrakları toplayıp bağlı bulundukları kolluk kuvvetlerine müracaat etmeleri gerekir.

Kimlik bildirimi sistemi için gerekli evraklarla birlikte başvuru yapan işverenlerin bildirmiş oldukları e-posta adreslerine sisteme giriş için şifreleri gelir. Çalışan kimlik bildirimi işlemleri için işverenler https://kbs.egm.gov.tr/ adresine girerek işe başlayan çalışanların veya işten ayrılan çalışanların bildirimini gerçekleştirir. 

Çalışan Kimlik Bildiriminin Yasal Dayanağı Nedir?

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun 12. maddesine dayanarak uygulanmaktadır. Bu kanuna göre işverenler, işyerlerinde çalışan tüm personelin kimlik bilgilerini “Çalışanlara Ait Kimlik Bildirme Belgesi” ile yetkili kolluk kuvvetlerine bildirmek zorundadır. Bildirimler, işçinin işe başlamasından sonra 24 saat içinde yapılmalıdır. Ayrıca, işverenler geçici ya da sürekli fark etmeksizin tüm çalışanlarını sisteme kaydetmelidir. Ayrıca, kayıtları güncel tutmalıdır. Bu düzenleme, işyerlerinde çalışanların kimlik bilgilerinin güvenliğini sağlamak ve denetim süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla yürürlüğe girmiştir.

Kimlik bildirimi yapılmadığı takdirde, işverenlere idari para cezası uygulanmaktadır. İşverenler, bu bildirimleri zamanında ve eksiksiz yapmalıdır. Böylece, hem yasal zorunlulukları yerine getirmiş olur hem de olası cezai yaptırımlardan kaçınabilir.

Kimlik Bildirim Sistemine Kimler Bildirim Yapmak Zorundadır?

• İşverenler: Çalışanlarının işe giriş ve çıkışlarını Kimlik Bildirim Sistemi’ne bildirmekle yükümlüdürler.
• Otel ve Konaklama Tesisi İşletmecileri: Konaklayan misafirlerin kimlik bilgilerini sistem üzerinden yetkili mercilere iletmek zorundadırlar.
• Eğitim Kurumları: Öğrenci ve çalışanlarına ait kimlik bilgilerini düzenli olarak bildirim yapmalıdırlar.
• Sağlık Kuruluşları: Hastalar ve sağlık personeli için kimlik bildirim zorunluluğu taşırlar.
• İşçi Temin Eden Firmalar: Geçici veya daimi işçilerinin kimlik bilgilerini Kimlik Bildirim Sistemi’ne kaydetmelidirler.

Çalışan Kimlik Bildirimi Yapılmamasının Cezası Var Mı?

1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’na göre çalışan kimlik bildirimi yapılmaması durumunda cezai yaptırım uygulanır. Kanunun 6. maddesi yükümlülüklerine aykırı hareket edenler idari para cezası ile cezalandırılır. 2024 yılı itibariyle idari para cezası, çalışan kimlik bildirimlerini yapmayan 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu 2. maddesinde sayılan işyerleri için ise 1068 TL’dir.

idenfit ile Özlük Dosyaları Güncel ve Eksiksiz

• idenfit ile özlük dosyalarını dijital ortamda eksiksiz ve güncel tutun, manuel evrak yükünden kurtulun.
• İş Kanunu’nun 75. maddesine uygun olarak, tüm özlük belgelerini güvenli bir şekilde biyometrik imza ile saklayın.
• İzinler, görevlendirme formları ve iş sözleşmeleri gibi tüm resmi belgelere online sistemde kolayca erişin.
• Kullanıcı dostu arayüzü ile insan kaynakları süreçlerinizi pratik hale getirin. Ayrıca, ilgili belgeye ulaşmayı saniyeler içinde mümkün kılın.
• KVKK’ya uygun olarak, çalışan bilgilerini güvenle saklayın ve kişisel verilerin korunmasını sağlayın.
• Mobil veya web üzerinden her an, her yerden özlük dosyalarına erişim sağlayarak iş süreçlerinizi hızlandırın.
• Esnek yapısı sayesinde, çalışan bilgilerini özelleştirilebilir alanlarla dilediğiniz gibi düzenleyin.
• idenfit ile özlük dosyalarını dijital ortamda eksiksiz ve güncel tutun, manuel evrak yükünden kurtulun.

idenfit ile en kısa sürede tanışmak istiyorsanız, formu doldurun.

Sık Sorulan Sorular