Kurum İçi İletişim Araçları

Kurum içi iletişim araçları, bir işletmenin başarıya giden yolda elinde bulundurması gereken altın madenlerinden biridir. Çünkü çalışan ve yönetici arasındaki iletişim ağı ve bağlılık kurum içi iletişim sayesinde mümkündür. Bu iletişimin güçlü, yaratıcılığın yüksek ve verimliliğin her geçen gün artıyor olmasının yanında şirket kültürünün de yer almasıyla işletmenin başarılı olması kaçınılmazdır.

Kurum içinde iletişim nedir ve iletişimin önemi, işlevleri, amaçları ve araçları nelerdir, kurum içerisinde iletişimi artırmak için öneriler nelerdir gibi soruların cevabını sizler için derledik.

Kurum İçi İletişim Nedir?

Organizasyon içerisinde yer alan tüm bireylerin ortak bir amaç etrafında toplanıp güç birliği yaparak birlikte çalışabildiği ve işbirliği yaparak her türlü etkinliği paylaşabildiği süreçler olarak tanımlanır. Ayrıca kurum içi iletişimde organizasyondaki tüm bireyler arasında bilgi iletimi ve alımı mevcuttur. Diğer bir tanımı; organizasyon verimliliğinin artması ve hedef kitle tarafından tercih edilmesi için kurum içinde kurulan ilişki düzenidir.

Kurum İçi İletişimin Önemi

Bir işletmede başarılı bir yönetim ve örgütlenme ancak ve ancak güçlü ve etkin bir iletişim sayesinde mümkündür. İşletme içinde iletişim ağı altyapısının iyi olması, işletme örgütsel yapısının güçlü olduğu anlamına gelir. Burada iletişim ağı, işletme örgütünün sinir sistemini oluşturur. Bu nedenle de küçük veya orta büyüklükte her işletme için kritik öneme sahiptir.

Kurum içi iletişim, örgüt içinde çalışan ile yönetici arasındaki bağın gelişmesine ve güçlenmesine katkı sağlar, yanlış anlamaları ortadan kaldırır. İşletme hedeflerinin çalışanlar tarafından benimsenmesini sağladığı için çalışanlar başarı sağladıklarında onların motive olmalarını sağlar. Kurum içinde iletişim, iş gücünü aktif tuttuğu için çalışanlar kendini değerli hisseder ve bu durum işletme işleyişine, verimliliğine pozitif olarak etki eder.

Kurum İçi İletişimin İşlevleri

Şirket içi iletişim, kurum yönetiminin en önemli yönetim araçlarından biridir. Kurumda iletişim, yönetimin eşgüdüm, planlama, karar verme, güdüleme ve denetim görevlerini sürdürmesinde etkin rol alır. Kurumlar için iletişimin pek çok işlevi söz konusu olsa da en önemli işlevi hiç şüphesiz “eşgüdüm” işlevidir. Peki kurum içinde iletişim işlevleri nelerdir?

• Etkileme ve ikna etme: Çalışanların kurum hedeflerini benimsemesi, kurum hedefleri için etkin ve verimli çalışması için etkileme ve ikna etmeye yönelik iletişim süreçleri işletilmesi gerekir.
• Birleştirme ve eşgüdüm sağlama: İletişim, çalışanların kurum amaçları etrafında birleşmesi dışında bireyin psikolojik bütünlüğü ve dengesi işlevini de görür. Kurum içi iletişimle inanç ve tutum farklılıklarından doğan çatışmalarda orta yol bulunmaktadır.
• Bilgi sağlama: İletişim, kurumda belirsizliğin azalmasını, kurum içinde bilginin dolaşımını ve paylaşımını sağlar.
• Emredici ve öğretici iletişim kurma: Çalışanlar görev ve sorumluluklarını bu iletişim işleviyle bilir. Kurum içinde ast ve üst arasındaki iletişim işlevi rolünü üstlenmektedir.

Sağlıklı Bir Kurum İçi İletişimin Faydaları

Sağlıklı bir iletişim, öncelikle güven ortamını pekiştirir; çünkü güven olmadan bağlılık gelişmez. Ayrıca, açık iletişim sayesinde ekipler arasında iş birliği daha kolay kurulabilmektedir. Üstelik geri bildirim kültürü geliştiğinde, çalışanlar kendilerini daha değerli hisseder. Bununla birlikte, düzenli bilgi paylaşımı, belirsizlikleri azaltarak iş süreçlerini hızlandırır. Aynı zamanda iletişim kanallarının netliği, çatışmaları önceden fark etmeyi sağlar. Böylece, zamanında müdahale ile krizler büyümeden çözülmektedir. Dahası, fikir alışverişi arttıkça, yenilikçilik de kurumsal kültüre yerleşir. Öte yandan, şeffaf bir dil kullanıldığında, yönetime olan güven artar. Sonuç olarak, aidiyet duygusu güçlenir ve çalışan memnuniyeti artış gösterir.

Kurum İçi İletişim Eksikliğinin Yaratacağı Sorunlar

İletişim eksikliği, öncelikle güven duygusunu zedeler. Dolayısıyla ekipler arasında gerilim oluşur. Bununla birlikte, tek yönlü iletişimde çalışanlar kendini dışlanmış hisseder, katılım göstermekte zorlanır. Oysa çift yönlü iletişim, hem dinlemeyi hem de paylaşmayı teşvik ederek şeffaflık sağlar. Ancak bu süreç ihmal edilirse, yanlış anlaşılmalar kaçınılmaz hale gelmektedir. Ayrıca bilgi akışındaki kopukluk, operasyonel hataları beraberinde getirir. Özellikle departmanlar arası uyum bozulduğunda, verimlilik ciddi şekilde düşer. Aynı şekilde, iletişimin zayıf olması, çalışan bağlılığını ve motivasyonunu doğrudan etkiler. Üstelik yöneticilerin tek taraflı kararlar alması, katılımı azaltır ve aidiyeti zayıflatır. Dolayısıyla çalışanlar kendilerini ifade edemez, bu da kurumsal çatışmaları artırır. Sonuç olarak, sağlıksız iletişim kurum kültürünü sarsar ve sürdürülebilir başarıyı tehdit eder.

Kurum İçi İletişim Amaçları

Kurumların hedef grupları kurum içi ve kurum dışı olarak ikiye ayrılmaktadır. Kurum içi denilen kesim çalışanlar olduğu için kendileri kurumun en değerli varlıklarıdır. Ayrıca kurum içinde çalışanlar kurumu hem içeriden hem dışarıdan gözlemledikleri için etkileri büyüktür. Bununla birlikte kurum içi iletişimin muhattabı olan çalışanlar sebebiyle kurum içi iletişim ve amaçları kritik önem arz eder. Kurum içinde iletişim  gerçekleştirmenin amaçları sıralanacak olursa:

• Kurum amaç ve politikasının çalışan tarafından benimsenmesini sağlamak,
• Bilgilendirmelerle kurumun çalışanlar tarafından daha iyi tanınmasını sağlamak,
• Çalışanları yönetime bilgi ve geri bildirim sağlaması için motive etmek,
• Çalışanlarda aidiyet ve sadakat duygusunu ön plana çıkarmak,
• Doğru iletişim aracını kullanıp istenen mesajı doğru iletebilmek,
• Kurumda söylentileri dinlemek ve bilgi dolaşımıyla belirsizliğin azalmasını sağlamak,
• Yeni mevzuatlar hakkında çalışanları bilgilendirerek hata yapılmasını önlemek,
• Kurum içerisinde “Biz” sadakatini etkin kılmak,
• Çalışanlar ve yöneticiler arasında karşılıklı iletişimin gelişimine özendirmek,
• Çalışanlara duygu ve düşüncelerini özgürce ifade edeceği bir ortam yaratmaktır.

Kurum İçi İletişim ve Kurum Kültürü

Bir kurumun kültürü, yalnızca değerlerden oluşmaz. Çünkü iletişim bu kültürün en güçlü taşıyıcısıdır. Sağlıklı kurum içi iletişim, ortak bir dil ve davranış biçimi oluşturur. Bununla birlikte, açık iletişim sayesinde çalışanlar kurumsal değerlere daha kolay uyum sağlar. Üstelik çift yönlü iletişim, çalışanların katkılarını görünür kılarak katılımı artırır. Oysa tek yönlü iletişim, kültürel bağlılığı zamanla zayıflatabilmektedir. Aynı şekilde, tutarlı iletişim dili kurum içi güveni destekler. Dolayısıyla iletişim kültürü, yalnızca ilişkileri değil, kurumsal iklimi de şekillendirir. Sonuç olarak, güçlü bir kurum kültürü için etkili iletişim vazgeçilmezdir.

Kurum İçi İletişim Araçları

Kurum içi iletişimde kullanılan araçlar, sadece bilgi akışını sağlamakla kalmaz; aynı zamanda çalışanlara aitlik hissi kazandırır. Ancak bu noktada sayıca çok araç kullanmak değil, etkili ve amaca uygun araçlar seçmek önemlidir. Etkin iletişim araçları, mesajın kısa sürede, net ve anlaşılır biçimde iletilmesini sağlamaktadır. Kurum içi iletişim araçlarını değerlendirirken, iletişimin tek yönlü mü yoksa çift yönlü mü olduğuna dikkat edilmelidir.

Tek Yönlü İletişim

Tek yönlü iletişim, mesajın yalnızca gönderici tarafından iletildiği, alıcının yanıt veremediği iletişim türüdür. Bu iletişimde geri bildirim yoktur; dolayısıyla bilgi paylaşımı tek taraflı gerçekleşir.

Tek Yönlü İletişim Araçları

• Broşürler, bültenler, el kitapçıkları, posterler
• Bildiri ve genelgeler
• Duyuru panoları
• İntranet üzerindeki sabit içerikler
• Web sayfası duyuruları
• Kurum içi radyo veya televizyon yayınları

Çift Yönlü İletişim

Çift yönlü iletişim, hem göndericinin hem de alıcının aktif olduğu, geri bildirim alınabilen iletişim biçimidir. Bu yapı, etkileşimi ve çalışan bağlılığını artırır.

Çift Yönlü İletişim Araçları

• Geri bildirim yazılımları
• Anket uygulamaları
• Dilek ve öneri kutuları
• Eğitim ve seminerlerdeki interaktif oturumlar
• İletişim elçileriyle düzenli birebir görüşmeler
• Motivasyon ve ödül programlarıyla alınan geri bildirimler

Tek Yönlü İletişim ile Çift Yönlü İletişim Arasındaki Fark

Tek yönlü iletişim, yalnızca bilgi aktarmaya odaklanır; bu süreçte alıcı pasif konumdadır. Mesaj yukarıdan aşağıya doğru iletilir, ancak karşılık beklenmez. Bu nedenle çalışanlar yalnızca izleyici rolü üstlenir ve sürece aktif olarak katılamaz. Çift yönlü iletişim ise karşılıklı etkileşime dayalıdır; hem gönderici hem alıcı sürecin bir parçasıdır. Alınan geri bildirimlerle içerik yeniden şekillenebilir, sorunlar hızlıca tespit edilebilir. Özellikle kurum kültürü açısından bakıldığında, çift yönlü iletişim güveni, aidiyeti ve çalışan bağlılığını güçlendirir. Bu da sadece bilgi vermekle kalmayıp, birlikte üretmeye zemin hazırlayan bir iletişim ortamı sunar. Kısacası, tek yönlü iletişimde duyurulur, çift yönlü iletişimde ise dinlenir ve gelişilir.

Kurum İçi İletişimi Artırmak İçin Öneriler

• Kurumsal iletişim için kurum temelleri açık olarak tanımlanmalı,
• Kurumsal iletişim becerilerini özellikle yazma becerisini geliştirmeye odaklanmalı,
• Yetenekli ve üst düzey iletişim yöneticilerini kuruma kazandırmalı,
• Özellikle kriz anlarında iletişim liderlerine güvenmeli,
• Kurum içinde iletişim yönetim aracı olarak kullanılmalı,
• Kurum içi iletişim organizyonları düzenlemeli. Kurum içi iletişim örnekleri; toplantı, briefing, motivasyon programı dışında bovling turnuvası, doğa yürüyüşü, barbekü partisi, şirket yemeği gibi.
• Kurumsal iletişim için gerektiği yerde profesyonel destek almaktan çekinmemeli,
• İletişim çalışmaları programlı ve düzenli olacak şekilde takip edilmeli,
• Kurum içinde hitap edilecek olan hedef gruplar etkin olarak tanımlanmalı,
• İletişim kanallarını teknolojik gelişmelere entegre ederek güncellemelidir.

idenfit Mesajlar Modülü

idenfit mesajlar modülü, kurum içi iletişimi kolaylaştırmak ve hızlandırmak için tasarlanmıştır. Ayrıca, yöneticiler ile çalışanlar arasında anlık ve doğrudan iletişim kurulmasına olanak tanır. Bununla birlikte, duyuru, bilgilendirme ya da hatırlatma gibi içerikler tek ekran üzerinden iletilmektedir. Üstelik çift yönlü iletişimi destekleyerek geri bildirim alma sürecini hızlandırır. Böylece iletişimde kayıplar önlenir, bilgi akışı kesintisiz ilerler. Sonuç olarak, kurum içinde şeffaflık artar, çalışan bağlılığı güçlenmektedir.

Sık Sorulan Sorular