Shift Nedir? Vardiya/Shift Yönetimi Nasıl Yapılır?

Shift yönetimi, pek çok işletmenin sağlıklı yürütmesi gereken, yürütmediği taktirde ise fazlasıyla başını ağrıtan bir süreçtir. Doğru ve etkin yürütülen vardiya yönetimi ile işletmede karışıklıklar en aza indirgenmiş olur. İşte bu noktada işletmeye uygun shift yönetimi sistemini tercih etmek oldukça önemli bir hal alır. 

Shift/vardiya nedir, shift yönetimi nasıl yapılır, İdenfit vardiya yönetimi nedir gibi soruların cevaplarını sizler için derledik. 

Özet

Vardiya/shift yönetimi, işletmelerin esnek ve verimli iş gücü planlaması yapmasına olanak tanır. İyi bir vardiya yönetimi, çalışan refahını korurken operasyonel verimliliği artırır ve maliyetleri düşürür. PDKS sistemleriyle desteklenen bu süreç, çalışanların iş-yaşam dengesi sağlanarak işletmelere büyük avantajlar sunar. Vardiya türleri ve yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Shift/Vardiya Nedir?

Shift, bir işyerinde çalışan işçilerin haftada kaç gün çalışacağını, hangi günler çalışıp hangi günlerde izinli olacağını veya haftada kaç saat çalışacağını belirtmeye yarayan çizelgedir. Shift veya vardiyayı, genellikle özel sektörde çalışan işçiler kullanılır. Kamuda çalışan işçiler kullanmadıkları için bilmezler.

Vardiya Yönetimi Nasıl Yapılır?

Shift yönetimi süreçleri işletmeden işletmeye değişebilir. Özellikle büyük ölçekli ve çalışan sayısının fazla olduğu işletmelerde vardiya süreçlerini düzenlemek ve takibini yapmak oldukça zorludur. Küçük işletmelerde ise shift düzenlemek büyük ve orta ölçekli işletmelere göre bir o kadar kolay ve sancısız geçer. 

Shift yönetimi süreçlerinin işletmeye en uygun sistemin geliştirilerek yapılması büyük önem arz eder. Çünkü vardiya yönetimi ya programlar ile ya da manuel olarak düzenlenir. Vardiya yönetimi; 3’lü vardiya sistemi, 4’lü vardiya sistemi, 2+2+2 vardiya sistemi ya da 2 vardiyalı çalışma çizelgesi şeklinde hazırlanır. 

Uzun çalışma saatleri olan sektörlerde bu düzenlemeler akıllı vardiya sistemi programı ile gerçekleştirilir. Shift yönetimi için yazılıma en çok ihtiyaç duyan sektörler; endüstri, mağazacılık, otelcilik, hastane, ulaşım, çağrı merkezi ve güvenlik hizmetleridir. Bu sektörler dışında üretimin sürekli devam ettiği her iş kolunda aslında akıllı bir vardiya yönetimi yazılımına ihtiyaç duyulur.

Shift/Vardiya Yönetiminin Amacı Nedir?

Etkili vardiya yönetimi, dalgalanan talep modellerine sorunsuz bir şekilde uyum sağlar. Optimize edilmiş vardiya çizelgeleri üretir. Böylece işletmeler veri odaklı bir vardiya yönetim aracıyla artan talep dönemlerinde doğru sayıda gece vardiyası çalışanını tahsis eder. Ayrıca geleneksel olmayan saatlerde bile verimli operasyonlar sağlar. 

Gece vardiyalarını yanlış yönetmek çalışanların iş-yaşam dengesini bozar. Doğru vardiya yönetimi, gece vardiyası çalışanlarının refahını dikkate alır. Dolayısıyla gece vardiyalarını adil bir şekilde dağıtır. Ayrıca art arda gelen gece vardiyalarını en aza indirir. Bu yaklaşım,  çalışanlar için daha iyi fiziksel ve ruhsal denge sağlar. Sonuç olarak daha yüksek iş memnuniyeti ve verimlilik oranları elde edilir.

İyi tasarlanmış bir vardiya çizelgesi ile, aşırı örtüşen vardiyalar gibi operasyonel verimsizlikler en aza indirilir. Etkili vardiya yönetimi, kaynakların en iyi şekilde tahsis edilmesini sağlar. Aynı zamanda boş vardiya veya aşırı işçilik maliyetleri durumlarını ortadan kaldırır. Böylece daha sorunsuz iş akışı sürekliliği ve gelişmiş maliyet etkinliği sağlar.

Shift/Vardiya Türleri Nelerdir?

Endüstride kullanılan pek çok vardiya türü vardır. Bunlardan en sık kullanılanı tek vardiyadır.

• Tek vardiyalar, çalışanların normal iş saatlerinde çalıştıkları ve akşamları izinli oldukları gündüz vardiyalarını ifade eder. Tek vardiyalar yaklaşık olarak sabah 8’den akşam 5’e kadar olur.
• Çift Vardiya ise   gün boyunca iki farklı vardiya dilimiyle iş süresini paylaştırır. 08:00 – 16:00 ve 16:00 – 24:00 gibi.
• Üçlü vardiya gece vardiyaları olarak da adlandırılır. Üçüncü vardiya çalışanları bazen ikinci vardiya çalışanlarıyla çakışır. Saat 22:00 civarında işe başlarlar ve sabah 6:00 ile 8:00 arasında işi bitirebilirler.
• Sabit vardiyalar, programların tutarlı saatlere ve günlere sahip olması bakımından standart vardiyalara benzerdir. Ancak normal iş saatlerinden farklılık gösterebilir. Pazartesiden cumaya 09:00-17:00 arası yerine, bir çalışan salıdan cumartesiye 07:00-15:00 arası çalışabilir. Bu, işverenlerin ve çalışanların uzun vadeli plan yapmasını kolaylaştıran daha esnek bir program stilidir.
• Dönen vardiyalar, bir çalışanın birinci, ikinci ve üçüncü vardiyalar arasında dönüşümlü olarak çalışması anlamına gelir. Program politikanıza bağlı olarak günlük, haftalık veya aylık olarak dönüşümlü olarak çalışabilirler. Bu, sağlık çalışanları ve acil müdahale görevlileri gibi pozisyonlar için etkili bir program stratejisidir. Ancak daha tutarlı bir çalışma vardiyasını tercih eden diğer çalışanlar için daha zor olabilir.

Vardiya Yönetimi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Shift yani vardiya yönetimi yapılırken dikkat edilmesi gereken çok fazla unsur vardır. Bu unsurların en başında ise çalışanların istekleri yer alır. Shift hazırlarken çalışanların izinli olmak istedikleri günleri dikkate alarak hazırlamak en sağlıklı yol olacaktır. Part-time ve full-time çalışanların haftalık maksimum çalışma saatleri dikkate alınmalıdır. Ayrıca dönüşümlü bir vardiya yönetimi hem işletme hem de çalışanlar açısından faydalıdır.

Shift/Vardiya Yönetimi Aşamaları

• Doğru iş gücü tahmini: Talebi anlamak, başarılı vardiya yönetiminin temel taşıdır. İşletmeler, geçmiş verileri analiz ederek talepleri tahmin eder. Böylece çalışan vardiyalarını bu kalıplarla uyumlu hale getirir. Bu sayede yetersiz veya aşırı personel bulundurmaktan kaçınır.
• İşlem verileri: Geçmiş işlem hacimlerinden elde edilen bilgiler, müşteri taleplerinin en yüksek olduğu zamanlara dair net bir resim sunar.
• Mevsimsel eğilimler: Tekrarlayan mevsimsel kalıpları tanımak, vardiyaları dalgalanan talebe uyacak şekilde ayarlamaya yardımcı olur.
• Geçmiş performans: Önceki vardiya performansını değerlendirmek, veri odaklı ayarlamalar ve iyileştirmeler sağlar.
• Verimli programlar oluşturma: Etkili vardiya yönetimi, çalışanların belirli vardiyalara yönelik tercihlerini işletmenin operasyonel gereksinimleriyle sentezlemeyi içerir. Bu denge, kritik dönemlerde kapsamı garanti altına alırken çalışanlar arasında katılımı ve bağlılığı teşvik eder.

Shift Yönetimini Kimler Yapar?

Shift (vardiya) yönetimi, genellikle iş yerinin yapısına ve büyüklüğüne bağlı olarak farklı kişiler tarafından yapılır. Vardiya yönetiminde İK departmanı ilk akla gelen birimdir. Vardiyanın efektif ve doğru bir şekilde planlanması İK departmanının birincil sorumlulukları arasındadır. Bunun yanında üretim ve planlama yöneticileri, vardiya yöneticisi, departman yöneticisi ve lojistik ekipleri de vardiyanın planlanmasından sorumludur.

Shift/Vardiya Yönetiminde Sık Karşılaşılan Sorunlar

Planlama eksikliği, planlama sürecinde netlik ve şeffaflığın eksikliğine eşittir. Programlar, çalışanların ve işletmenin ihtiyaçları önceden düşünülmeden veya dikkate alınmadan anında oluşturulduğunda, hata yapmak kolaydır. Program çatışmaları, yetersiz personel ve aşırı personel meydana gelir. Bu da daha az üretken ve daha az memnun bir iş gücüne yol açar. Dahası, planlama eksikliğinin işletmeler için mali etkileri olur.

Çalışanlar düzgün bir şekilde planlanmaz ve kullanılmaz ise, zaman ve kaynak israfı yaşanır. Bu, özellikle sağlık hizmetleri gibi, yetersiz personelin hasta bakımının tehlikeye girmesine ve maliyetli yasal sonuçlara yol açabileceği sektörlerde zararlı olur. Son dakika program değişiklikleri her yönetici için zorlayıcıdır. Her şeyden önce, çalışanların moralini bozmaya meyillidirler. Diyelim ki hak ettiği bir izin gününü dört gözle bekleyen bir çalışan, program değişikliği nedeniyle aniden işe çağrıldı. Sadece hoşnutsuz olmakla kalmayıp, aynı zamanda mutsuz ruh halleri nedeniyle daha az üretken olabilirler. Bu daha sonra ekibin geri kalanı üzerinde domino etkisi yaratabilir. Nihayetinde işin kalitesini etkileyebilir.

PDKS ile Shift Yönetimi

PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi), çalışanların giriş-çıkış saatlerini, izinlerini, fazla mesailerini ve vardiya düzenlemelerini takip eden bir sistemdir. Bu sistemi kullanarak shift (vardiya) yönetimi yapmak, iş gücünü daha etkili bir şekilde yönetmek ve verimliliği artırmak için önemli avantajlar sağlar.

Yasal değişikliklere hassas olan vardiya yönetimi yazılımları iş yeri için en verimli vardiya sistemi kurmanıza dijital olarak yardımcı olur. Planlama ve takip süreçlerini hızlandıran PDKS çalışanların vardiya düzenleri, izinleri ve fazla mesaileri gibi verileri toplar ve analiz eder. Bu veriler, yönetim için anlamlı raporlar üretir. Böylece iş gücü optimizasyonu için kullanılır.

Çalışanların izin talepleri, hastalık raporları veya devamsızlıkları PDKS üzerinden yönetilir. Bu durum, vardiya planlarının anında güncellenmesine ve personel eksikliğinin hızlıca doldurulmasına olanak tanır.

idenfit Vardiya/Shift Yönetimi

İşletmelerin vardiya planlamasını çok daha kolay ve pratik bir şekilde hayata geçirmesini ve hataları ortadan kaldırmayı sağlayan İdenfit Vardiya Yönetimi’nde 2 farklı sistem uygulanabiliyor.

• İlk sistemde başlangıç ve bitiş saatleri belirtilerek ‘standart’ vardiya tipi oluşturuluyor. Bu sistem ile fazla mesailerin en fazla ve en az parametreleri, mola süreleri, geç kalma ya da erken çıkma toleransları belirtilebiliyor.
• Bir diğer sistem ise başlangıç ve bitiş saatinin belirtilmediği ‘esnek’ vardiya oluşturma seçeneği oluyor. İşçinin günlük çalışması gereken süre belirtilerek yapabileceği minimum ve maksimum fazla mesai bilgileri belirlenir. Üstelik idenfit ile vardiya atamaları kişiye özel takvim üzerinden atanabiliyor. Hatta İdenfit’te tek seferlik vardiya çeşidi de sunuluyor.
• Standart vardiyalarda yer almayan işçiler için bir defalık esnek çalışma planları da oluşturulabiliyor. Örnek olarak sadece 10 gün boyunca çalışacak bir işçi için saat bazında vardiya tipi oluşturulabiliyor. idenfit’te tüm veriler, zaman çizelgesine ve raporlara yansıtılabiliyor. Detaylı raporlama ile en doğru ve en hızlı şekilde hesaplamalar yapılabiliyor. 

idenfit’te 3’lü vardiya sistemi Excel kullanmaya gerek duymadan planlanabiliyor. 4 kişilik çizelge, 3’lü çizelge gibi düzenlemeler sisteme eklenerek kolayca yapılabiliyor. Vardiyalı çalışma ve gece çalışması idenfit ile zaman yönetimi pratik şekilde gerçekleştirilebiliyor. 

2, 4 ya da 3 vardiyalı çalışma saatleri düzenlemesi için İdenfit Zaman Yönetimi Modülü‘nü kullanmaya başlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular