Vardiya sistemi düzenli ve sistematik çalışan bir işletmenin en önemli uygulamalarındandır. Pek çok işletmede ya da mağazada çalışanların sonraki hafta hangi günlerde veya saatlerde mesai yapacakları tam olarak bilinmiyor. Genellikle vardiyalı çalışma çizelgesi o hafta içerisinde bir excel hazırlanarak çalışanların görebileceği bir alandaki duvara yapıştırılıyor. Hatta çalışanlar da vardiyalarını bu kağıdın fotoğrafını çekerek ya da ceplerinde taşıdıkları küçük bir kağıda not alarak takip ediyor.
Üstelik bu düzensiz vardiya çizelgesi sistemi yalnızca küçük işletmelerde ya da mağazalarda değil hastanelerde dahi benzer şekilde işliyor. Genellikle doktorlar da kendi vardiya programı için küçük kağıtlara notlar alıp bunları yanlarında taşıyarak takibini gerçekleştiriyor. Oysa etkili ve hızlı bir vardiya çizelgesi programı kullanarak bu süreci çok daha pratik bir şekilde yönetmek mümkün oluyor.
Vardiya Nedir?
En basit tanımı ile çalışma sürelerinin düzenlenmesi anlamına geliyor. Vardiyalı sistem ile asıl amaçlanan şey; üretim ya da hizmet sektöründe farklı grupların farklı zaman dilimlerinde devamlı olarak çalışmasını sağlamak oluyor. Vardiyalı çalışmak işletmeye üretimi veya hizmeti sürekli hale getirdiği için çeşitli avantajlar sağlarken çalışanlara ise haftanın farklı günlerinde izin kullanma olanağı tanıyor.
Dolayısıyla “Vardiyalı ne demek?” sorusunun cevabı da “Belirli programlar dahilinde haftanın farklı gün ve saatlerinde mesaj saatlerini dolduran mavi yakalı işçiler” oluyor. Vardiyalar işletmeye fayda sağladığı gibi işçiler için de avantajlı olabiliyor. İşçiler vardiya saatleri belirlenirken amirinden taleplerde bulunabildiği için izin kullanmasını gerektiren bir işi olduğunda vardiyasını bu güne göre düzenlettirerek avantajlı konuma geçebiliyor.
Vardiyalı Çalışma Nedir?
“Vardiyalı çalışma nedir?” diye bakarsak, vardiyalı çalışma sistemiyle faaliyet gösteren işletmelerde çalışanların haftalık doldurması gereken mesai saatleri diğer çalışanlarla günün belirlenen saatlerinde birbirini takip eden bir döngü şeklinde planlanıyor. Bu sistemde her bir çalışan farklı günlerde ve saatlerde mesaj yapabiliyor. Böylece üretim devamlı hale getiriliyor.
Tarihte Vardiyalı Sistem Nedir ve Nasıl Gelişti?
Sanayi Devrimi gerçekleşene kadar çalışma saati kavramından bahsedildiğinde akıllara tarım veya atölye üretiminin devam ettiği yalnızca bir zaman dilimi geliyordu. Köylü veya işçiler sabah uyandıktan sonra akşam karanlığı çökene dek çalışıyorlar ve bu çalıştıkları sürenin karşılığını alıyorlardı. Sanayi Devrimi gerçekleştikten sonra artı değer üretmek için işçilerin gün içindeki çalışma saatlerinin dışında da çalışması sağlandı.
Bu sisteme geçilmesiyle birlikte kapasitesinden fazla çalışan işçilerin verimliliğinde ciddi anlamda sorunlar baş göstermeye başladı. Bu sorun ortaya çıkınca da fabrikalarda gündüz ve gece olmak üzere, farklı gruplarda çalışan işçiler istihdam edilmeye başlandı. İnsan kaynağı kavramının sadece üretkenlik olarak düşünüldüğü bu dönemler içerisinde, işçilerin takatleri yetene kadar yani çalışamayacak duruma gelene kadar çalıştığı biliniyordu.
Hem verimi hem de işçinin sağlığını olumsuz yönde etkileyen bu sistem, ilk defa 1860 senesinde İngiltere’deki fırıncıların çalışma şartları ile ilgili yapılan araştırmayla iyice ortaya çıktı. Çünkü sorun yalnızca verimlilik problemi olmakla kalmamış, aynı zamanda toplum sağlığını olumsuz yönde etkileyen bir duruma ulaşmıştı. 1900’lü senelerin başlarında vardiyalı çalışma saatleri konusunda biraz şüpheyle yaklaşılıyordu.
Hatta bu yüzden pek çok ülkede yeni düzenlemeye kadar çocukların ve kadınların gece vardiyalarında çalışmasına izin verilmedi. Sanayi Devrimi ile birlikte gelen işçi hareketi sayesinde Amerika ve Avrupa’da vardiyalı sistem; düzenli, hakkaniyetli ve verimli bir çalışma sisteminin önünü açtı. Çalışma sürelerinin sınırlandırıldığı ve şartların iyileştirildiği bu vardiyalı sistem; işçiler açısından avantajlı bir çözüm haline geldi.
“Verimli ne demek?” konusunda önemli çıkarımların sağlandığı bu dönem ile beraber işçiler çalıştıkları süre boyunca hem işletme için çok daha faydalı olmaya başladılar hem de kendi sağlıklarını ve toplum sağlığını etkileyecek olumsuz durumların önüne geçebildiler. Vardiya kavramının yerleşmesinden sonra modern iş dünyasında çalışanlar arasında bu kez “Full time ne demek?” sorusu gündeme geldi.
Kelime anlamı “tam zamanlı” olan bu kavram, kısa süreli ya da yarı zamanlı çalışan ihtiyacı için ortaya çıkan “part time” kelimesinin zıttı olarak kullanılmaya başlandı. Yani bu sisteme göre haftalık çalışma süresi 30 saatten fazla olan vardiyalı ya da vardiyasız tüm çalışanlar full time çalışan olarak adlandırıldı. Böylece iş kanunundaki tüm haklara da sahip oldular.
Mavi Yaka Nedir?
“Mavi yaka ne demek?” sorusunun cevabında bu kavramı beyaz yakadan ayıran en önemli özelliğinde bedensel güçle, maaş ya da süreli ücret karşılığında çalışan işçiler olduğu görülüyor. El emeğine dayanan işlerde çalışan mavi yakalarda vardiyalı çalışma sistemi yaygın olarak görülüyor. Ayrıca mavi yakalı işçiler, maaşın dışında parça başı, saatlik ya da yevmiye ile de çalışabiliyorlar.
Shift Ne Demek ve Time Shift Nedir?
Time shift ya da shift time vardiyaların değişimini ve süresini açıklayan bir kavram olmakla beraber; işçilerin çalışma periyotlarının düzenlenmesini içeriyor. Her ne kadar “shift” kelimesi “vardiya” kelimesinin karşılığı olsa da genellikle vardiyalı çalışan kişiler tarafından kullanıldığında vardiya saatleri ve çalışma çizelgesi akıllara geliyor. Çoğu işletmede duvara asılan haftalık shift çizelgesi de kısaca “shift” olarak adlandırılıyor.
Vardiya Yönetimi Nedir?
Vardiya yönetimi; vardiya sistemi programı ile veya manuel olarak işçilerin çalışma zamanlarının düzenlenmesi anlamına geliyor. Vardiya yönetimi; 3’lü vardiya sistemi, 4’lü vardiya sistemi, 2+2+2 vardiya sistemi ya da 2 vardiyalı çalışma çizelgesi şeklinde hazırlanabiliyor. Düzenleme için akıllı sistemlerin kullanıldığı vardiya yönetimi uygulaması ve vardiya çizelgesi programı genellikle uzun çalışma saatleri olan sektörlerde kullanılıyor.
Vardiya yönetimine dair bir yazılıma en çok ihtiyaç duyan sektörler arasında endüstri, mağazacılık, otelcilik, hastane, ulaşım, çağrı merkezi ve güvenlik hizmetleri sektörü bulunuyor. Ancak buna ek olarak üretimin devamlı olduğu her işletmede sistemli programların kullanılması işlevsel ve faydalı oluyor. Yani işletmede vardiyalı çalışma sistemi uygulandığı sürece program kullanmanın önünde herhangi bir engel bulunmuyor.
2+2+2 Vardiya Sistemi Nedir?
2+2+2 vardiya sisteminde işçi 2 gündüz 12/12 çalıştıktan sonra 2 gece 12/12 çalışıyor ve ardından 2 gün yani 48 saat istirahat ediyor. Arka arkaya iki gün izne sahip olmayı sağlayan sistem, bazı işçiler için çok avantajlı olarak görülüyor. Henüz yaygın olarak uygulanmayan bu sistem, bazı kurumlarda dönem dönem denenerek test ediliyor.
Excel’de Vardiya Çizelgesi Oluşturma
Idenfit Vardiya/Zaman Yönetimi
Excel gibi geleneksel yöntemler ile vardiya planlaması yapmak manuel işlemler gerektirdiği için hata olasılığı yüksek olan bir yoldur. İşletmelerin vardiya planlamasını çok daha kolay ve pratik bir şekilde hayata geçirmesini ve hataları ortadan kaldırmayı sağlayan Idenfit Vardiya Yönetimi’nde 2 farklı sistem uygulanabiliyor.
- İlk sistemde başlangıç ve bitiş saatleri belirtilerek “standart” vardiya tipi oluşturuluyor. Bu sistemle, fazla mesailerin en fazla ve en az parametreleri, mola süreleri, geç kalma ya da erken çıkma toleransları belirtilebiliyor.
- Bir diğer sistem ise başlangıç ve bitiş saatinin belirtilmediği “esnek” vardiya oluşturma seçeneği oluyor. İşçinin günlük çalışması gereken süre belirtilerek yapabileceği minimum ve maksimum fazla mesai ya da mola bilgileri belirleniyor. Üstelik Idenfit ile vardiya atamaları kişiye özel takvim üzerinden esnek ya da sabit tip belirlenerek de atanabiliyor. Hatta Idenfit’te tek seferlik vardiya çeşidi de sunuluyor.
- Standart vardiyalarda yer almayan işçiler için bir defalık esnek çalışma planları da oluşturulabiliyor. Örnek olarak sadece 10 gün boyunca çalışacak bir işçi için o kişiye özel gün veya saat bazında vardiya tipi oluşturulabiliyor. Idenfit’te tüm veriler, zaman çizelgesine ve raporlara yansıtılabiliyor. Detaylı raporlama ile en doğru ve en hızlı şekilde hesaplamalar yapılabiliyor.
Idenfit’te 3’lü vardiya sistemi Excel kullanmaya gerek duymadan planlanabiliyor. 4 kişilik çizelge, 3’lü çizelge ve gece vardiyası ücret farkı gibi düzenlemeler sisteme eklenerek kolayca yapılabiliyor. Vardiyalı çalışma ve gece çalışması soruları hem İK departmanı ve hem de işçiler için bazı belirsizlikleri içinde barındırabildiği için Idenfit ile zaman yönetimi pratik şekilde gerçekleştirilebiliyor.
2, 4 ya da 3 vardiyalı çalışma saatleri düzenlemesini ve zaman yönetimini düzenli bir şekilde yapabilmek için Idenfit Zaman Yönetimi Modülü‘nü kullanmaya başlayabilirsiniz.