Ofis ortamında iş gücünün etkili şekilde yönetilebilmesi adına görevlerin bir yönetici tarafından sürekli olarak takip edilmesi ve düzenlenmesi gerekir. Böylece görevlerin ne zaman, nerede, kim tarafından ve nasıl yapılacağı gibi sorular net biçimde ortaya konulur; sürecin takibi kolaylaşır. Bu şekilde iş takibi yapmak zamandan tasarruf sağlayıp iş gücünü daha verimli hale getirdiği için ekibe ve kuruma fayda sağlar.
Yukarıda belirtildiği şekilde bir iş takip sağlayabilmek için yöneticiler farklı yöntemler ve sistemler kullanabilir. Teknolojinin bu denli gelişmediği zamanlarda kullanılan sistem genellikle bir kağıt üzerine iş takip çizelgesi oluşturmak olurdu. Ancak, not eklenmesi ya da çeşitli değişikliklerin yapılması konusunda zorluk yaşatan bu sistem teknolojinin bir miktar gelişmesi ile yerini iş takip Excel tablosuna bıraktı.
Excel İş Takip Programı
Halen daha pek çok yöneticinin görev dağılımı işlemini gerçekleştirmek için kullandığı Excel tabloları kısıtlı fonksiyonları ve mobil yönetim konusundaki güçlükleri nedeniyle bazen iş yaşamını kolaylaştırmak yerine zorlaştırabilir. Özellikle değişiklik yapılacağı veya değişikliklerden ekibin diğer üyeleri haber edileceği zaman standart bir iş takip formu kadar basit olan Excel tabloları yöneticilerin beklentilerini gelişen dünyada tam olarak karşılamayabiliyor.
Kolay Yönetilebilir Idenfit Görev Yönetimi Yazılımı
Görev dağılımı, iş planlanması ve yönetimi sürecini çok daha etkili ve fonksiyonel bir şekilde yönetmek için Idenfit tarafından geliştirilen Görev Takip Yazılımı, bulut tabanlı bir iş takip programı olarak öne çıkar. İş gücünü sürekli, anlık ve rutin görevlendirmeler ile kolayca yönetebilirsiniz. Dağıtılan görevleri dilediğiniz her an pratik şekilde takip edebilir ve hatta raporlayabilirsiniz.
Idenfit Görev Takip Yazılımı içerisinde projelere ve süreçlere özel olarak çeşitli görevler oluşturulabilmekle beraber tamamen kişisel özel bağımsız görevler de açılabilir. Üstelik oluşturulan her bir görev bir ya da daha çok sayıda kişiye atanabilir. Bu sayede çalışanlarınızın bireysel görevlerini ve ekip görevlerini rahatça takip edebilirsiniz. Aynı ortam üzerinden tüm çalışanlara hitap edebilir ve düzeni sağlayabilirsiniz.
Sistemde yönetici olan kişiler görevler içerisinde yetki ataması yapabilir ve takımlar yaratarak farklı görevler atayabilir. Hatta gerekli durumlarda görevler kategorilere ayrılabilir ve görevlere göre farklı lokasyonlar tanımlanabilir. Özellikle yöneticilerin iş dağılımı konusunda yaşadığı zorluğu ve karmaşası neredeyse tamamen ortadan kaldıran sistem, ek fonksiyonları ile de çalışan yönetimi anlayışına yeni bir boyut kazandırır.
Platformda kayıtlı olan ve üstüne görev atanan çalışanlar; mobil uygulamayı kullanarak bağlı oldukları takıma atanmış olan görevleri görüntüleyebilir, kendine özel görevleri görebilir ve genel görev listesinde yer alan görevleri takip edebilir. Ekip içerisinde olması gereken sağlıklı iletişimi de en ideal şekilde sağlayacak olan iş takip programı, genel görevler listesinden çalışanların kendi üstlerine görev almalarına da imkan verir.
Görev Yönetimi Yazılımı
İş Takip Programı ile çalışanlar arası görev dağılımı en ideal şekilde yapılırken bir ekibin en çok ihtiyaç duyacağı acil durum iletişimleri de hızlı ve pratik bir şekilde gerçekleştirilir. Hem yönetici hem de çalışanlar uygulama üstünden acil durum anlarında bildirimde bulunabilir. Elbette platforma mobil uygulamanın yanı sıra web üzerinden de kolayca erişim sağlanabilir.
Yetki atama, takım oluşturma ve bilgileri düzenleme işlemlerinin tamamı hem web üzerinden hem de mobil uygulama aracılığıyla kolayca gerçekleştirilebilir. Özellikle farklı lokasyonlarda bulunan birden fazla çalışanın sürekli olarak yönetilmesi gereken durumlarda işlevselliği en üst seviyede sağlayan platform, kategoriye ayırma fonksiyonuyla oluşturulmuş bütün görevlerin iş takibini kolaylaştırır, Excel veya beyaz tahta gibi eski tip çözümlere ihtiyaç kalmaz.
Mobil Uygulama Üzerinden İş Takip
Son yıllarda mobil cihaz kullanımın giderek artması ve şaşırtıcı şekilde masaüstü kullanımını geçmesiyle beraber önceleri masaüstünde yapılan çoğu işlemin mobile taşınma ihtiyacı doğdu. Bu ihtiyaç doğrultusunda ofis ortamında masaüstü bilgisayarlarda çalışan kişiler dahi diledikleri an masaüstünden yönelttikleri online programlarına mobilden de erişim sağlama beklentisine girdiler. Mobil uygulama veya mobil uyumluluk sağlamayan sistemler oyun dışı kaldı.
Idenfit tarafından geliştirilen Görev Takip Yazılımı da kullanıcı eğilimlerini takip ederek tasarlanması nedeniyle hem masaüstü hem de mobil uygulama kullanımına sahip bir platform olarak çalışanlarla buluştu. Böylece çalışanlar masaüstünde gerçekleştirdikleri tüm işleri mobil uygulama tasarımında benzer şekilde rahatça yapabilirler. Bağlı oldukları takıma atanan genel görevleri görebilir ve gerekirse görev listesinden seçtikleri görevleri üstlerine alabilirler.
Mobil uygulamanın pratikliğini ve kullanışlılığını içerisinde barındıran platform, her türlü işlemi en hızlı ve kolay yoldan gerçekleştirmenin hazzını, farklı sektörlerdeki, farklı görevlerdeki ve farklı rütbelerdeki profesyonellere İş Takip Programı ile sunar.
Personel Takvimi
Mobil uygulama içerisinde bir adet personel takvimi bulunur. Personeller mobil uygulamaya giriş yaptıktan sonra karşılarına çıkan takvim alanını kullanarak yöneticileri tarafından kendilerine özel olarak oluşturulmuş olan görevleri rahatça görebilirler. Benzer şekilde tarih bazlı planlanan görevler arasında dilediklerini üstlerine alabilirler. Böylece iş dağılımı yaparken haftalık veya aylık genel projeksiyonlarla çalışanların işlerinin zamanlamasını takip etmesi kolaylaşır.
Mesaj Alanı
Görev dağılımı yapan yöneticilerin hangi sistemi kullanıyor olurlarsa olsun; en çok ihtiyaç duyduğu özellik çalışanlarla iletişim kurmak ve görevlerle ilgili bilgiler bırakmak olur. Idenfit tarafından geliştirilen iş takip yazılımında yöneticiler mesaj alanını kullanarak çalışanlarıyla rahatça iletişim kurabilir. Çalışanlar da bas-konuş sistemiyle kendi aralarında iletişim sağlayabilirler. Tabloda düzenli şekilde tasarlanan görev dağılımları, iletişim yöntemleriyle sürekli güncellenebilir ve iyileştirilebilir.
Görev Kaydı
Yöneticiler için görevin tamamlanmış olması veya o anda halledilmiş olması hiçbir zaman tek başına yeterli değildir. Tüm görevlerin kayıt altında tutulması; hem hangi çalışanın hangi görevleri yerine getirdiğini kontrol etmek hem de o görevle ilgili geçmişe dönük bilgilere ulaşabilmek adına önemlidir. Bu yüzden Idenfit görev yönetimi modülünde çalışanların geçmişten bugüne kadarki tüm görevleri tarihli olarak kayıt altındadır.
Acil Durumlar
Bir bölgede acil olarak müdahale edilmesi gereken durumlar yaşandığında Idenfit görev yönetimi yazılımı içerisinde bu görevlerin işleri ayrı bir bölümde dikkat çekici şekilde açılabilir. Örneğin sahadaki boru patlaması veya yangın gibi beklenmedik vakalar sonucunda meydana gelen sorunların giderilmesi adına oluşturulan görevlerin listeleri “Problemler” bölümünde bulunur. Böylece bu bölümde bir görev olduğunda ilgili çalışanlar direkt görüp müdahale edebilir.
Görev Takip Çizelgesi Nedir ve Nasıl Oluşturulur?
Görev takip çizelgesi; çalışanların gün, ay hafta ve yıl bazında yapacakları görevlerin takip çizelgesi oluşturulup girilmesine denir. Idenfit’in hızlı ve kolay görev yönetimi sayesinde bu işlem çok pratik bir şekilde gerçekleşir. Bazı işletmelerde bu çizelgenin oluşturulması için Excel gibi eski yöntemler kullanılırken Idenfit’te manuel işlem yapmaya gerek kalmadan görevlerin takibi en güvenilir şekilde yapılabilir.