Özlük dosyalarının ve resmi belgelerin manuel yöntemlerle saklanması ve paylaşılması hem iş yükünü arttıran hem de hukuki boyutları olan bir durum. Idenfit insan kaynakları yazılımı, biyometrik imza özelliğiyle insan kaynakları departmanlarının bu konudaki iş yükünü oldukça azaltıyor. Idenfit ile özlük dosyalarını ve belgeleri biyometrik imza ile imzalayabilir ve belgelerinize hukuki kimlik kazandırabilirsiniz. Peki bahsettiğimiz bu biyometrik imza nedir?
Teknolojinin gelişmesi ve internetin her alanda kullanılmaya başlaması iş dünyasının da yenilikçi adımlar atmasını sağladı. Kâğıt beyannameler elektronik beyannamelere dönüştü ve vergi dairesinden ödenen vergiler sadece tek bir tıkla evden ya da ofisten ödenebilir hale geldi. Elektronik ortamda kâğıt evrakların dijital dokümanlara dönüşmesi, ıslak imza gerektiren işlemlerin de dijitalleşmesini de sağladı. Günümüzde internet ortamında ıslak imza yerine geçen biyometrik imza ise hem maliyetlerin düşürülmesi hem de iş süreçlerinin hızlanmasında önemli rol oynar. Aynı zamanda doğanın korunmasını da destekleyen biyometrik imza teknolojisi, belge sahteciliğini de ortadan kaldırır.
Biyometrik İmza Nedir?
Biyometrik imza, bilgisayar kullanıcısının kimliğini doğrulamak için biyometrik imza kalemi kullanılarak bilgisayar ya da tablet üzerinde el ile uygulanan ve ıslak imza yerine geçen dijital imzadır.
Biyometrik imzanın kriterleri;
- İmzanın görüntüsü
- İmzanın basınç bilgileri
- İmzanın konum bilgileri
- İmza atarken kullanıcının kendine özgü hızlanma-yavaşlama ve ritim değerleri
- İmzanın atılma hızı
- Biyometrik kalem ile yazma açısından oluşur.
Tüm bu kriterler imzanın davranışsal bileşenleri olarak da nitelendirilebilir. Biyometrik imzalar bu kriterler doğrultusunda kaydedilir, PDF dosyasına şifrelenerek eklenir ve herhangi bir adli soruşturma olmadığı takdirde açılamaz.
Biyometrik imza PDF dosyasında biyometrik imza datasının yanı sıra;
- Konum bilgisi
- İmzalayan kişinin videosu
- İmza için kullanılan tabletin bilgileri
- İmzanın atıldığı zamanı belirleyen zaman damgası
- Mobil şifre ya da pin kodu
- İmzayı atanın fotoğrafı
- İmza sahibinin kimlik fotoğrafı
- İmzayı atanın biyometrik el yazısı da bulunur.
Kâğıt üzerine atılan geleneksel ıslak imza karşılaştırma teknolojilerinden farklı olarak biyometrik imzada imzanın fiziksel aktivitesi ölçülür ve imzanın sadece imza sahibi tarafından tekrarlanabilmesini sağlayacak şekilde doğrulanır. Tüm işlerin kâğıtsız bir ortama taşınmasını sağlayan teknoloji, fiziksel belgelerle uğraşılmadan firmaların müşterileri ile olan ilişkilerini düzenler. İmzalanan belgelerin değiştirilip değiştirilmediğinin kontrolü de oldukça kolaydır ve dünya standartlarında bir güvenlik kriterine sahiptir.
Biyometrik İmza Çeşitleri
Biyometrik imza; statik (görüntüsel) ve dinamik(davranışsal) olmak üzere ikiye ayrılır. Statik imzanın hukuksal geçerliliği yoktur. Sadece kâğıt üzerine atılan imzanın taranması ve imza sahibinin daha önce attığı imzalarla karşılaştırılmasına dayanır. Karşılaştırmadaki tek kriter imzaların görünüşleridir. Ancak dinamik biyometrik imza çeşidi, atılan imzanın davranışsal kriterlerini de içerir. Özel olarak üretilen biyometrik imza kalemi ile imza tablete atılır. İmza atarken imza sahibinin kalemi tutuş açısı, kaleme uyguladığı basınç gibi pek çok farklı kriter değerlendirilir. İmzanın atıldığı tarih ve saat bilgileri elektronik zaman damgası kullanılarak sabitlenir. Elektronik zaman damgası Kamu Sertifikasyon Merkezi ile desteklenir. Kişinin her defasında birebir aynı imzayı atması mümkün değildir. Her imzada küçük de olsa basınç değişiklikleri, hız ve ivme gibi farklılıklar gözlenebilir. Kayıt altına alınan biyometrik imza verileri, davranışsal kriterleri göz önüne alır ve sahip olduğu donanım sayesinde ortaya çıkan farkların da aynı kişiye sahip olduğunu saptayabilir. İmza sahibinin zaman içinde oluşturduğu imza davranışı değişikliklerine adapte olma yeteneğine sahip olan biyometrik imza sistemi, aynı kullanıcının değişik zamanlarda attığı imzaları daha öncekilerle kıyaslar ve birbirine yakın imzalardan oluşan bir kümeyi değerlendirmede esas alır. İnsan doğasından kaynaklı basınç, hız, ivme gibi farklılıkları göz önüne alarak imza eşleştirmesini sorunsuz şekilde sağlar.
Biyometrik İmzanın Günümüzdeki Önemi
Zamanın oldukça önemli olduğu iş dünyasında hem zamandan hem de kâğıttan tasarruf sağlayan biyometrik imza, el yazısı kullanılarak uygulandığı için ıslak imzanın yerini alır ve her zaman kullanılabilir. Biyometrik imzalar ayrıca;
- Devredilebilir bir niteliğe sahip değildir.
- Kaybolması mümkün değildir.
- İmza sahibinin isteği dışında kullanılamaz.
- Kâğıt kullanımı ortadan kaldırdığı için doğayı korur.
- Güçlü şifreleme yönetmeleri ile muhafaza edildiği için imzalanan belgelerin güvenliğini sağlar.
Biyometrik imzalar günümüzde pek çok farklı alanda kullanılır;
- Ürün satış noktaları ve bayiler, seyahat acenteleri, emlak sektörü, oteller, abonelik servisleri, haberleşme servisleri gibi ticari kuruluşlarda
- Sertifikalı muhasebeciler ve mühendisler, sertifika veren kuruluşlar ve danışmanlık şirketlerinde
- Kredi veren firmalar, yatırım firmaları, vergi daireleri, sigorta şirketleri ve banka gibi finans kuruluşlarında
- Bakanlıklar, lokal ve merkezi kamu hizmeti veren kurumlar, laboratuvarlar, hastane ve sağlık kuruluşları gibi kamu ve sağlık alanlarında
Kâğıt belgelere olan bağımlılığı ortadan kaldıran biyometrik imzalar, elektronik belgelerle çalışmayı kolaylaştırır ve firmaları dijital ortama çekmeyi başararak teknolojinin nimetlerinden faydalanmasını sağlar. Geleneksel ıslak imzanın tüm avantajlarını koruyucu bir niteliğe sahiptir. Tüm işlemlerin tamamen otomatikleşmesini dağlayarak, müşteriden gelen ve günlerce işlemi sürebilecek bir talebin dakikalar içerisinde gerçekleştirilmesini destekler. Ayrıca insan hatasından kaynaklanan durumları ortadan kaldırarak daha yüksek güvenlikli bir iş ortamı sunar.
Biyometrik İmzanın Hukuki Boyutu
Biyometrik imzayla kâğıt üzerine atılan ıslak imza arasında teknik açıdan herhangi bir fark yoktur. Başka bir deyişle biyometrik imzanın geçerliliği tıpkı ıslak imzadaki ile aynıdır. Biyometrik imzalar hukuk açısından değerlendirilecek olursa;
- Türk Borçlar Kanunu’na göre imza atımı ile ilgili dikkat edilen en önemli nokta imzanın elle atılmasıdır. İmzanın hangi ortamda ya da hangi teknoloji ile ilgili bir tercihin yapılmadığı kanun kapsamında, biyometrik imzada el ile atıflığından dolayı ıslak imzadan farkı yoktur denilebilir.
- Islak imzada olduğu gibi biyometrik imzada da sahtecilik yapıldığına dair bir şüphe bulunursa; adli tıp ya da kriminal polis laboratuvarı tarafından incelemeler yapılabilir.
Biyometrik imzalar;
- İmzanın atıldığı zamanı ispatlayan zaman damgası teknolojisi,
- Ekstra güvenlik sunan şifreleme teknolojisi,
- İmzalama işleminin kanıtlanmasını sağlayan loglama teknolojisi
- Elektronik veriye erişimin kontrolünü sağlayan ID management teknolojileri sayesinde ıslak imzaya oranla delil gücü açısından çok daha üstündür.
E-imza kanununda göz önünde bulundurulan PAdES (PDF gelişmiş elektronik imzalama standardı), biyometrik imza teknolojisinde de kullanılır. Biyometrik imzalar kullanılarak imzalanan belgelerde imza sonrası herhangi bir müdahale yapılıp yapılmadığının tespit edilmesini sağlayan bu standart, özel algoritmalar kullanılır. İmza atıldıktan sonra, imza üzerinde herhangi bir oynama olup olmadığı kolayca kanıtlanabilir ve imza sahteciliği riski tamamen ortadan kaldırılır. Hukuki açıdan ticari devamlılığın sağlanması için biyometrik imzalar özel bir görev üstlenir.
Özlük Dosyalarında Biyometrik İmzanın Geçerli Sayılma Koşulları
Biyometrik imzanın kanuni açıdan geçerli sayılabilmesi için yukarıda bahsedilen özel kriterleri taşıması gerekir. Her türlü işletme için uygulanabilen bulut tabanlı (SaaS) teknolojisine sahip olan İdenfit insan kaynakları yazılımı, çalışanlarınızı ve operasyonların tek bir platform altına toplayarak en verimli şekilde yönetebilmenize yardımcı olur. Güvenilir veri tabanı ve güçlü alt yapısı ile hem operasyon maliyetlerini ve iş yükünü azaltır hem de zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Çalışan özlük dosyası hazırlarken Idenfit özlük dosyası modülü kullanarak işlemlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Bu modül ile çalışanın;
- Kimlik bilgileri
- Çalışma süresince aldığı evraklar
- Finansal belgeleri,
- Sosyal medya hesapları
- Görevlendirme ve mesai formları gibi tüm resmi belge ve kayıtları online olarak biyometrik imzayla doğrulanıp saklanabilir.
Hem mobil hem de web sayfası üzerinden erişim sağlanabilen kullanımı kolay Idenfit özlük dosyası modülü ile işletmenizin ihtiyacı olan çözümü hemen bulabilirsiniz.
