Şirketinizin veya işletmenizin büyümesi için üretken, nitelikli, deneyimli, dürüst ve dakik çalışanlara ihtiyacınız vardır. Bu doğrultuda işletmenizin verimliliğini ve büyümesini artırmak istiyorsanız çalışanların katılımını izlemek önemlidir. Bunun nedeni, çalışanların katılımını düzgün bir şekilde izlemeden, verimlilik düzeylerini takip etmenin zorlaşmasıdır. Her ne kadar çalışanların devam takibi ile ilgili olarak değerlendirebileceğiniz çok sayıda seçenek veya yöntem olsa da hepsi ihtiyaçlarınız için uygun olmayabilir. Nitekim, her işverenin çalışanların katılımı ile ilgili ihtiyaçları başka bir işletmenin gereksinimlerinden farklı olabilir. Üstelik, çalışanların katılımını izlemek için delikli kartlara ve standart zaman saatlerine güvenebilirsiniz. Ancak bunların bozulma ve yanlış kayıtlar tutma gibi dezavantajları vardır.
Teknolojinin gelişimi ile birlikte çalışanların katılımını daha iyi ve daha doğru bir şekilde izlemelerini sağlamak için ortaya çıkan teknolojik gelişmeler mevcut. Personel devam kontrol sistemi, bu amaçla geliştirilen pek çok teknolojik alt yapıdan yararlanarak gerçekleştirilir. Öncelikle işletmeniz açısından personel devam kontrol sisteminin ne olduğunu en iyi şekilde analiz etmeniz gerekir.
Personel Devam Kontrol Sistemi Nedir?
Personel devam kontrol sistemleri (pkds), İK ve Muhasebe ekiplerinizin çalışan zamanlamalarını ve katılımlarını etkin ve verimli bir şekilde izlemelerini ve yönetmelerini sağlar. Personel devam kontrol yazılımı; fazla mesai, vardiyalar, esnek zamanlamalar, yetkisiz kullanım süreleri ve görev onayları gibi farklı parametrelere dayalı çalışan katılımının hesaplamasını gerçekleştirir. Bu sistemler, herhangi bir donanımla entegre edilebilir ve parmak izi biyometrik cihaz, manyetik kartlar, RFID veya web punch, Yüz Tanıma Sistemleri ve Palm Kayıt sistemleri gibi her türlü araçları bu sürece dahil edebilir. Personel devam kontrol programı, işletmelere birçok fayda sağlayan temel bir hizmet sunar. Bu sistemin düzgün yönetilmesi, çalışanların çalışma sürelerinin daha takip edilir olmasına yardımcı olur ve iş kararları almak için gerekli verileri sağlar.
Personel Devam Kontrol Sistemi Ne İşe Yarar?
Personel takip sistemi, sadece çalışan için zorunlu iş yeri toplantılarına ve faaliyetlerine katılma ve devamsızlık politikaları yoluyla bu tür gereksinimlerin takibini ifade etmez. Ayrıca, bir çalışanın doğru yerde ve doğru zamanda bulunmasını da içerir. Bu doğrultuda devamlılık, çalışanların beklendiği yerde çalışmasını ve gerekli yetkilendirmeyi kapsar. Etkili bir personel takip veya devamsızlık politikası, bir kuruluşun düzenli çalışan katılımını sağlamasına yardımcı olarak çalışmanın zamanında ve yetkin bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayabilir. Ayrıca, personel yönetim yazılım desteği ile desteklenmiş iyi bir katılım politikası, çalışanlara ve amirlere performans değerlendirme amaçları için neyin kabul edilebilir olduğunu gösteren bulgular da sağlar. Tüm bunlara ek olara bu sistem, devam eksikliklerini ve devamla ilgili diğer konuları ele alırken tutarlı bir standart da sunar. Personel takip sistemleri, çalışanlar ve işverenler açısından fayda sağlayan pek çok katkı yaratır.
PDKS ve Faydaları
- Yöneticiler olası devam sorunlarını tespit edebilir: Bir işverenin katılımı izlemesinin birincil nedeni, ele alınması gereken herhangi bir sorun olup olmadığını bulmaktır. Planlanmış zaman ayırmanın ötesinde, çalışma saatlerinin kötüye kullanılmamasını sağlamak için çalışanların işe gelme, ayrılma ve mola zamanlarını da belirlemek önemlidir.
- İşverenler ve çalışanlar uzaktan çalışmayı benimseyebilir: Bazı işverenler uzaktan çalışmayı benimsemek konusunda isteksizdir. Bu noktada işverenler, doğrudan denetim olmadan çalışanların eksik katılım sağlayacağını düşünebilirler. Pkds cihazı, uzaktan saat ölçüm özelliği ile devamın izlenmesini sağlar. Çalışanlar ofisteymiş gibi saat başı çalışabildiğinde herkes için bir kazan-kazan bir strateji gelişir.
- Katılım takibi, çalışanların tam ve zamanında ödeme almalarını sağlar: Çalışan katılım takibi özellikle bordro için yararlıdır. Bu, kesin olmayan saatler olduğu için çalışanların fazla veya düşük ücret almamasını sağlar. Pkds programı ile işverenler fazla mesai ücretini doğru bir şekilde hesaplayabilir ve gerekirse ödemeyi uygun şekilde sabitleyebilir.
- Hızlı mola talepleriyle çalışanların morali ve üretkenliği artar: Memnun işgücü sağlamanın önemli bir yönü, mola taleplerinin derhal ele alınmasıdır. Çalışanlar, çocuklarını doktora götürmek için bir tatilin veya günün onaylanmasını kapsamlı bir şekilde beklerse işlerine odaklanmakta zorlanabilirler. Personel devam sistemleri, planlanan devamsızlıkları gözden geçirmeyi ve onaylamayı kolaylaştırır.
- Daha iyi işe alma ve zamanlama kararları almak için gerçek zamanlı verimlilik analizi elde edilir: Verimlilik, gerçek zamanlı devam verilerinin kullanılabilirliğine bağlı olduğundan işverenler bilgileri toplamak için etkili yöntemler kullanmalıdır. Verimlilik düzeylerinin gerçekçi bir görünümü, departmanlarda daha iyi işe alma ve zamanlama sağlar.
- Çalışanların daha iyi katılım takibi devamsızlığı azaltmaya yardımcı olur: Aşırı çalışan devamsızlıkları bir kuruluş üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Devamsızlığı yönetmek ve kontrol etmek, bu etkinin maliyetleri ne kadar etkileyeceğini belirler. Personel yönetim sistemi ile devamsızlıkları kaydetmek önemli bir çözümdür. Böylece departman yöneticileri ve bordro bu potansiyel sorunun farkına varabilir.
- Tüm personel için veri giren çalışanların iş yükü azalır: Bir personel yönetimi yazılım sistemi içinde çalışanların devam izlemesini kolaylaştırmak, bir kişinin tüm şirket için bu işi yapmasının yükünü ortadan kaldırır. Pkds sistemi üzerinden çalışanlar sadece günlük çalışma saatlerini takip etmekle kalmaz, aynı zamanda ne kadar izin aldıklarını veya kullandıklarını da görebilirler.
- Çalışanların devam takibi, ücret ve saat denetimi kanıt olabilir: Çoğu işveren, beklemede olan bir işlem hakkında bildirim alana kadar bir dava veya denetim konusunda endişelenmez. Ancak beklenmedik durumlara hazırlıklı olmak en iyisidir. Çalışanların çalışma saatlerini ve molalarını pkds sistemleri ile doğru bir şekilde izlemek, işverenin bir hak talebine karşı argümanını destekler. Aksi takdirde, mahkemeler çalışanın devam kayıtlarını erteleyebilir.
- Tatil programlamayı kolaylaştırır: En sadık ve üretken çalışan bile tatil zamanını hevesle bekler. Tatil programlarının yayınlandığı merkezi bir yere sahip olmak, çalışanların tercih ettikleri tarihleri almalarını kolaylaştırır. Bu aynı zamanda yöneticilere planlı devamsızlıklara hazırlık yapabilmeleri için önceden bildirimde bulunur. Buna ek olarak pkds sistemi ile devamı izlemek, yöneticilerin her çalışanın geçirdiği tatil süresini izlemelerini kolaylaştırır.
Bulut Tabanlı Personel Devam Kontrol Sistemleri
Günümüzde birçok kuruluş; esneklik, kolay entegrasyon ve maliyeti optimize eden bulut tabanlı bir katılım yönetim yazılımı tercih eder. Bulut tabanlı sistemler, çalışanlar için de çok faydalıdır. Çünkü herhangi bir cihaz veya konumdan kolayca giriş yapabilir ve çalışma saatlerini takip edebilirler. Bulut tabanlı personel devam kontrol programı, diğerlerinden farklı pek çok ekstra hizmet de sunar. Bulut tabanlı bir sistemin sağladığı başlıca avantajlardan bazıları şunlardır:
- Uzaktan saat girişi özelliği ile çalışanların çalışma saatlerine her yerden erişmelerini ve onları izlemelerini sağlar.
- Çalışanlara katılımlarını tek başlarına görüntüleme ve düzeltme yeteneği sunar.
- Çalışanlar, izin dengesini görüntüleme ve portal üzerinden yaprakları kolayca uygulama olanağına sahip olurlar.
- Mobil uygulama işleri daha da sorunsuz hale getirir.
- Uygulama, onaylama, katılımı gözden geçirme, ister uzaktan saat girişi gibi işlemler mobil uygulamadan zahmetsizce yapabilir.
- Analitik gösterge panosu ise çalışanların ve yöneticilerin izin kalıpları, çalışan çalışma programları, katılım grafiği gibi konularda genel bilgi sahibi olmalarına yardımcı olur.
Hepsini yapan bir çevrimiçi yönetim sistemi arıyorsanız, Idenfit Personel Takip Programı, sizin kurtarıcınızdır. Personel yönetim yazılımına yenilik getiren Idenfit, devam kayıtlarını yönetme, devamı asgari insan müdahalesi ve maksimum verimlilik ve doğruluk ile kendi başına sabitleme özellikleri sunar. Kuruluşunuzun benzersiz ihtiyaçlarına uyacak şekilde kolayca yapılandırılabilir, çoklu vardiya yönetiminden özelleştirilmiş katılım politikalarına ve raporlarına kadar her şeyi yönetmenize olanak tanır.
