Yıllık İzin Kayıtlarını PDKS Puantajıyla Nasıl Eşleştirirsiniz?

Ay sonu geldiğinde bir çalışan İK’ya yazıyor: “Geçen hafta üç gün izinliydim, puantajımda devamsız görünüyor. Maaşıma yansır mı?” İK uzmanı izin sistemine bakıyor, talep onaylı. PDKS raporunu açıyor, o üç günde giriş kaydı yok ve gün “devamsız” olarak işaretlenmiş. İki kayıt aynı çalışanı farklı anlatıyor. Üstelik bordro kapanışına birkaç gün var.

Yıllık izin ile puantaj arasındaki bu tür farklar çoğu kurumda ay sonunda fark ediliyor. Oysa eşleştirmeyi düzenli bir sırayla yapınca, hatalar bordroya gitmeden yakalanıyor.

İzin Kaydı ile Puantaj Aynı Şeyi Ölçmez

PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanın giriş ve çıkış saatlerini, vardiyasını ve devamsızlık durumunu kaydediyor. Yıllık izin kaydı ise çalışanın kurumun onayıyla işten uzak kaldığı günleri gösteriyor. İki sistem farklı şeyler ölçtüğü için kendiliğinden uyuşmuyor. Eşleştirmenin amacı, onaylı izin günlerinin puantajda yanlışlıkla devamsızlık ya da çalışma günü olarak görünmesini önlemek.

Başlamadan Önce Neleri Bir Araya Getirmelisiniz?

Aynı çalışan ve aynı tarih aralığı için şu kayıtlara ihtiyacınız var:

  • Onaylı yıllık izin talepleri ve izin tarihleri
  • Çalışanın vardiya planı ve PDKS giriş çıkış kayıtları
  • Resmî tatil ve hafta tatili takvimi
  • İzin bakiyesi ve önceki izin kullanım kayıtları
  • Düzeltmeyi yapacak ve son kontrolü onaylayacak kişilerin bilgisi

Eksik bir onay ya da yanlış bir tarih, puantaj sonucunu doğrudan etkileyebiliyor.

Adım Adım Eşleştirme

Kayıtları adım adım incelemek, sorunlu satırları erken bulmayı kolaylaştırıyor.

Dönemi belirleyin. Puantajın kapsadığı ayı seçin ve izin kayıtlarının aynı tarihleri kapsadığını kontrol edin.

Çalışanları tekil kimlikle eşleştirin. Ad ve soyadla eşleştirmek, benzer isimlerde yanlış eşleşme riskini artırıyor. Sicil numarası gibi tekil bir kimlik bu riski ortadan kaldırıyor. Çalışan özlük kayıtlarını tek dosyada güncel tutmak, bu eşleşmeyi kolaylaştırıyor.

İzin onayını doğrulayın. Talebin gerçekten onaylı olduğundan ve başlangıç ile bitiş tarihlerinin doğru olduğundan emin olun. Taslak ya da iptal edilmiş bir talebi kullanılmış izin gibi işlememek gerekiyor. İzin taleplerini ve onaylarını tek yerden yönetmek, bu kontrolü hızlandırıyor.

Günleri takvimle karşılaştırın. İzin dönemine denk gelen hafta tatili ve resmî tatil günlerini takvimden kontrol edin. Vardiya düzeni farklı olan çalışanlarda takvimi kurumun çalışma planıyla birlikte değerlendirin. Bu günlerin izin süresine nasıl yansıyacağı, mevzuata ve kurumun uygulamasına bağlı. Emin olmadığınız durumlarda hukuk veya bordro danışmanınıza başvurmanızı öneririz.

PDKS kaydını inceleyin. İzin gününde giriş çıkış hareketi varsa bunun çalışmayı, eksik bir bildirimi ya da düzeltme gerektiren bir durumu mu gösterdiğini araştırın. Tek bir hareket kaydına bakarak izin türünü değiştirmeyin.

Farkları düzeltin ve onaylatın. İzin ve puantaj uyuşmuyorsa, önce düzeltmenin dayanağını bulun: onaylı talep, vardiya planı ya da yöneticinin açıklaması. Düzeltmeyi yapan kişi ile son kontrolü yapan kişinin ayrı olması, hatanın fark edilmesini kolaylaştırıyor. Değişikliğin nedeni ve onayı da kayıtta kalmalı.

Hangi Farkları Aramalısınız?

En sık karşılaşılan fark, izin onaylı olduğu hâlde çalışanın devamsız görünmesi. Çoğu zaman sebep, izin bilgisinin PDKS’e aktarılmamış olması. Tersi de yaşanabiliyor: Çalışan izinliyken sisteme giriş yapmış görünüyor. Bu durumda hareketi hemen çalışma günü saymayın. Kayıt hatası, vardiya değişikliği ya da kısa süreli bir iş ziyareti gibi olasılıkları araştırın.

Bir diğer kontrol noktası izin bakiyesi. Kullanılan gün sayısı, kalan izin hakkından düşülmeli. Ancak takvimdeki gün sayısını doğrudan düşmek her zaman doğru olmayabiliyor, çünkü tatil günlerinin nasıl ele alınacağı kurumun uygulamasına ve mevzuata bağlı.

Kişisel Veriyi Sınırlı Tutun

Puantaj raporuna yalnızca tarih ve izin türünü ekleyin. İzin nedeni gibi hassas olabilecek bilgiler, raporu gören herkesin erişimine açılmamalı. Hangi verinin hangi amaçla işlenebileceği konusunda hukuk veya veri koruma danışmanınızın görüşünü almanızı öneririz.

En Sık Yapılan Hatalar

Küçük görünen kayıt hataları, ay sonunda ücret ve izin bakiyesinin yanlış hesaplanmasına yol açabiliyor. Son kontrolde şu noktaları yeniden gözden geçirin:

  • Onaylanmamış izin talebini puantaja işlemek
  • Çalışanları yalnızca ad ve soyadla eşleştirmek
  • Hafta tatili ve resmî tatilleri izin gününe eklemek
  • PDKS’teki tek bir giriş kaydını kesin çalışma kanıtı saymak
  • Düzeltme nedenini ve onay bilgisini kaydetmemek

Kontrolü Bitirdiğinizi Nasıl Anlarsınız?

Her izin günü için onay, tarih, puantaj durumu ve varsa düzeltme açıklaması görülebiliyorsa temel eşleştirme tamamlanmış demektir. Son adımda toplam kullanılan gün sayısını izin bakiyesiyle karşılaştırın ve onay bekleyen talepler gibi istisnaları ayrı bir listede tutun.

Küçük Bir Başlangıç

Büyük bir dönüşüme gerek yok. Bu ay izin ve puantaj kayıtlarını yan yana koyup farkları üç gruba ayırın: izin onaylı ama devamsız görünenler, izinliyken hareket görünenler ve bakiyesi uyuşmayanlar. Her grup için bir sorumlu belirleyin ve düzeltme nedenlerini kaydedin.

Şimdi Ne Yapmalı?

Kendinize şunu sorun: Geçen ay izinli olduğu hâlde devamsız görünen bir çalışanı bordro kapanmadan bulabildik mi? Cevap belirsizse, izin ve puantaj kayıtlarını aynı düzene taşımak ilk adım olabilir. İdenfit Yıllık İzin Takip Programı ile izin taleplerini ve bakiyeleri takip edin; İdenfit Puantaj Takip Programı ile vardiya ve çalışma kayıtlarınızı düzenli tutun; İdenfit Çalışan Özlük Yönetimi ile çalışan bilgilerini tek dosyada toplayın.

Puantaj ve izin süreçlerinizi kurumunuza göre baştan kurgulamak isterseniz, İdenfit İK Danışmanlığı sayfamızı inceleyebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Yıllık izin puantaj takibi nasıl yapılır? Önce kayıtlar aynı tarih aralığında toplanır, ardından her izin günü vardiya ve devam bilgisiyle kontrol edilir. Farklar düzeltilir ve yetkili kişiye onaylatılır.

İzin onaylı olduğu hâlde çalışan devamsız görünüyorsa ne yapılmalı? Önce izin bilgisinin PDKS’e aktarılıp aktarılmadığına bakılır. Sorun buysa kayıt, onaylı talebe dayanılarak ve düzeltme nedeni kaydedilerek düzeltilir.

İzin gününde giriş kaydı görünüyorsa çalışma günü sayılır mı? Doğrudan sayılmamalıdır. Kayıt hatası, vardiya değişikliği ya da kısa süreli iş ziyareti gibi olasılıklar araştırılmalı, tek bir hareket kaydına bakılarak izin türü değiştirilmemelidir.

Çalışanlar neden tekil kimlikle eşleştirilmeli? Yalnızca ad ve soyadla eşleştirme, benzer isimlerde yanlış eşleşme riski doğurur. Sicil numarası gibi tekil bir kimlik bu riski ortadan kaldırır.

Tatil günleri izin bakiyesini nasıl etkiler? Bu, mevzuata ve kurumun uygulamasına bağlıdır. Takvimdeki gün sayısını doğrudan bakiyeden düşmek her zaman doğru olmayabilir. Hesap için hukuk veya bordro danışmanınıza başvurmanızı öneririz.