İK uzmanları sektördeki değişimlere liderlik ederek başarı sağlayabilir. Akıllı teknolojileri kullanarak işe alım süreçlerini yönetme, şirket kültürüne katkı sağlayacak çalışmalar ve günlük operasyonel süreçler sektördeki önceliklerini oluşturuyor. İK uzmanları süreçlerini ve iş akışlarını iyileştirmek için proje yönetimi araçlarını giderek daha fazla benimsiyor. Proje yönetiminin İK uzmanları için faydalarını ve proje yönetiminin başarı için hayati önem taşıdığı görülüyor.
Şirketler Neden İK Uzmanları için Proje Yönetimini Kullanmalı?
İK uzmanlarının tamamladıkları faaliyetlerin çoğu birer proje olarak ele alınabilir. Örneğin, yeni yetenekleri keşfetmek, eğitim ve geliştirme programlarını başlatmak ve yürütmek, yıllık performans ve maaş incelemelerini tamamlamak gibi çalışmalar İK ekiplerinin tamamlaması gereken projelerdir. Bu projelerin diğer örnekleri de şunlardır:
· Stajyer işe alım programları
· İzinlerin planlanması
· Şirket kültürüne ve ekip motivasyonu etkinliklerini yürütmek
· Eğitim ve geliştirme programları
· Şirket operasyonları yönetimi
· Ekip dinamiklerinin sağlanması
Proje yönetimi süreçlerini, prosedürlerini ve araçlarını kullanmak, tüm bu uzun vadeli İK faaliyetlerinde riski azaltmaya ve başarıyı artırmaya yardımcı olabilir. Birçok stratejik proje, birden çok departmanı ve disiplinler arası ekipleri içerir. Bir İK çalışanından, çalışanların çalışma şeklini veya şirket kültürünü etkileyebilecek herhangi bir dahili projenin parçası olması istenebilir. Ayrıca, bir proje ekibine veya ekip üyelerine koçluk yapmak, iletişime yardımcı olmak veya eğitim planları ve programları oluşturmak için de İK uzmanlarından destek alınabilir. Örneğin, IT ekibi şirketin kullanması için yeni bir yazılım geliştiriyorsa, İK’dan eğitim planı oluşturmaya yardım etmesi istenebilir.
İK profesyonellerinin projeler üzerinde çalışması ve yönetmesi giderek daha fazla bekleniyor. Bu nedenle başarıyı garantilemek için doğru proje yönetimi araçlarına, becerilerine ve bilgisine sahip olmaları gerekir.
Proje Yönetiminde İnsan Kaynaklarını Planlamanın Faydaları
Proje yönetiminde insan kaynakları kapsamındaki faaliyetler, gerekli proje kaynaklarını tahmin etmeyi, planlamayı ve edinmeyi, proje ekibini yönetmeyi ve geliştirmeyi içerir.
Bu sürecin sonuçlarından bazıları şunlardır:
· Bir kaynak yönetimi planı
· Bir kaynak dökümü yapısı (kimin neyi yaptığını ve kime rapor verdiğini ana hatlarıyla belirtir)
· İnsanlara ihtiyaç duyulduğunda takvim veya zaman tablosu içeren bir personel planı
· Anketler ve yetenek testleri gibi takım performans değerlendirme araçları
Bu faaliyetler ve sonuçlar, insan kaynakları departmanı da dahil olmak üzere herhangi bir ekibi planlamak ve yönetmek için faydalı olabilir. Ancak proje yönetimi süreçleri, daha fazla yapı sağlayarak İK uzmanlarının beklenen görevlerinin ve faaliyetlerinin çoğunu yerine getirmelerine de destek olur.
Proje araçlarını ve süreçlerini kullanmak, ekibin temel faaliyetleri için merkezi, standartlaştırılmış bir veri tabanından yararlanmasını sağlar. Ayrıca şablonlar (çalışan işe alım şablonu gibi) ve önemli bilgiler (iş tanımları ve mülakat kılavuzları gibi) tüm ekip tarafından kolayca erişilebilen bir yerde saklanabilir.
İK için proje yönetiminin faydalarından bazıları şunlardır:
· Standartlaştırılmış, kaydedilmiş bir işe alma süreci oluşturma
· Ekip için verimlilik ve performans ölçütlerinin oluşturulması
· Çalışanlar ve potansiyel işe alımlar hakkındaki bilgileri organize etmek, belgelemek ve saklamak
· İşe alım maliyetlerini bütçelere ve tahminlere göre izleme
· İnsan kaynakları çabalarının (işe alma gibi) maliyetlerini gerçek iş sonuçlarına bağlamak
İnsan Kaynakları Yönetimini Projelendirmek Neden Önemlidir?
İK uzmanları için proje yönetimi, insan kaynakları ekibinin hem tek seferlik projelerle hem de yıllık performans değerlendirmeleri gibi devam eden İK görevleriyle verimliliklerini ve genel üretkenliğini artırmasına yardımcı olabilir.
Proje yönetimi, İK uzmanlarına aşağıdaki şekillerde yardımcı olabilir:
· Çalışanların iş yükünü dengeli bir hale getirmek için ekip projelerini bir takvim veya şema üzerinden planlanmasına olanak tanır.
· Ekibin iş hayatında nasıl ilerlediğine dair güncellemeye yardımcı olur. Bu sayede ekip öncelikleriyle ilgili yönetici iç görüsü kazanımına ve satın alınımına yardımcı olunur.
· Ekiplerin olası zamanlama çatışmalarını belirleme ve çözme süreçlerini genel olarak görmeyi sağlar.
· Proje planlama yöntemlerini ve çerçevelerini kullanarak aylık/yıllık hedefler ve etkinlikler için daha başarılı bir şekilde plan yapmaya yardımcı olur.
· Proje raporları, gösterge panoları ve durum toplantıları gibi araçlar aracılığıyla diğer departmanlar ve personel ile iletişimi geliştirmeyi sağlar. Net proje kilometre taşlarına sahip olmak ayrıca iletişimi iyileştirebilir, görünürlüğü artırabilir ve paydaşların ekibe olan güvenini artırabilir.
· Potansiyel işe alımların süreçte nerede olduğunu ve gerektiğinde pozisyonların doldurulmasının beklenip beklenmediğini anlamak için işe alım sürecini görselleştirmeye izin verir.
· Ekibin ne kadar üretken olduğunu bilmek için zaman yönetimi ve izleme araçlarını kullanma konusunda güçlendirir. Bu, gelecekteki görevlerin ne kadar süreceğini daha iyi tahmin etmeye yardımcı olabilir. Ayrıca çalışanlar arasındaki farklılıkları vurgulayabilir ve performansın üzerinde veya altında olan çalışanları belirleyebilir.
· Ekip etkinliklerini hızlandırmak ve iletişimsizlik olasılığını azaltmak için ekip ve paydaş iş birliği geliştirilmelidir. Örneğin, potansiyel başvuru sahiplerinin özgeçmişlerini incelemek ve bunlara yorum yapmak için bir prova ve onay aracı kullanılabilir, böylece belgeleri departman yöneticilerine ayrıca iletmek gerekmez.
Görüldüğü gibi İK için proje yönetimi, ekibin kritik faaliyetlerinin çoğunu her zamankinden daha hızlı ve verimli bir şekilde tamamlamasına yardımcı olacaktır.
