Günümüzde işletmeler, insan kaynaklarıyla alakalı çözülememiş ve çeşitli sıkıntıların yaşandığı süreçler yaşayabilir. Özellikle iş gücü planlaması yapmak, uygun personeli işe almak, gereken eğitimleri belirlemek ve vermek bu insan kaynakları işlevleri arasında önemli bir yer tutar. Ayrıca performans değerlendirmesi ve ücretlerin adil şekilde belirlenmesi gibi konularda çözümler elde etmek için iş analizi teknikleri kullanmak gerekebilir.
İş Analizi Nedir?
“İş analizi ve tanımı nedir?” sorusu karşımıza çıktığında belirli bir işin en ufak parçalarına kadar tanımlanıp incelenme sürecinden bahsedilebilir. “İş odaklı iş analizi nedir?” sorusu ise işletme içerisinde bulunan ve birbirinden farklı olan bütün işler ile alakalı bilgi toplama, değerlendirme ve örgütlenme çalışmalarıyla açıklanabilir.
İş analizi ve iş tasarımı teknik bir konu olduğu için, iş analizi ve iş dizaynı yapan kişilerin belirli bir birikime sahip olması beklenir. İş analisti olarak adlandırılan bu kişilerin, personele karşı objektif olması ve profesyonel davranması gerekeceği için bu konuda danışmanlık hizmeti de alınabilir.
İş analizi süreç ve metodolojileri kapsamında analistler, personel ve amirinden mülakat, anket ve gözlem gibi yöntemlerle edindiği bilgileri kendi birikimleriyle bir araya getirip gereken iş analizini yapar. Ancak bu süreçte personelden ziyade işin kendisi analiz edilmelidir. Veriler; görevlerin yapılış biçimi, kullanılan teçhizat, işin tehlikeleri, gereken yetenek, eğitim ve çevre koşulları gibi konularla ilgilidir.
Verimlilik ve Verimlilikte İnsan Kaynakları Yönetim Yazılımlarının Önemi
Verimlilik, en az girdiyle en çok çıktıyı elde etmek ve daha fazla üretmek gibi tanımları içerebilir. Bir üretim sisteminin girdisi ve çıktısı arasındaki ilişki verimlilik olarak açıklanabilir. Nitelikli ve kayda değer bir verimlilik sağlayabilmek için sermaye, arazi, emek, enerji ve malzeme gibi çeşitli kaynakların etkili bir şekilde kullanılabiliyor olması gerekir.
Verimlilik için ise doğru iş gücü planlamasının yapılması şarttır. İş standartlarının belirlenmesi, doğru bir iş süreci yönetimi yapılabilmesi ve verimlilik için insan kaynakları özelinde geliştirilmiş olan yazılım programlarının kullanılmasının faydası büyüktür. Idenfit insan kaynakları yönetim yazılımıyla işe alımdan, şirket içi eğitimleri belirlemeye, vardiya yönetiminden ve izin yönetimine uzanan bir çok kademede doğru planlamayı gerçekleştirebilir ve tüm bunları tek bir platform üzerinden yönetebilirsiniz. Ayrıca doğru performans değerlendirmesi ve puantaj takibi konularında çözümler için de Idenfit‘i kullanabilirsiniz.
İş Analizi Nasıl Yapılır?
İş analizi, bir işle meşgul olan personelin işi yaparken davranışlarının objektif biçimde ölçülmesine dayanarak yapılır. İşle alakalı bilgiler ise amir veya işçiden anket, mülakat ya da iş analizi formu gibi yöntemler kullanılarak edinilir. Bu noktada işin gerektirdikleri, kullanılan araç ve gereçler, işin fiziki koşulları ve görevlerin nasıl yerine getirileceği gibi konular ele alınır.
Bir işletme, sağlıklı iş analizi süreci için ve bunun sonuçlarının işletmeye katkı sağlaması için her iş adına analiz yaptırmalıdır. Eğer bir işle alakalı olarak birden fazla kişi çalışıyorsa yalnızca bir kişinin yaptığı iş de incelenebilir. Fakat her bir farklı iş için ayrı ayrı incelemesi yapılması gerekir.
İş Analizinde Bilgi Toplama Yöntemleri
İş analizi bilgi toplama yöntemleri arasında; gözlem, anket ve mülakat benzeri yöntemler bulunur. Gözlem yöntemi her iş modeli için uygulanamayabilir. Özellikle kısa sürede tamamlanabilen, basit ve çeşitli tekrarlardan oluşan işlerin analizi için kullanılabilir. Bu süreçte işin tehlikeleri ve kullanılan teçhizat konusunda yeterli bilgi alınırken gereken eğitimler ve yetenekler konusunda bilgi edinilmez.
Bu nedenle gözlem yönteminin diğer yöntemlerle beraber kullanılması her zaman daha çok fayda sağlar. Anket yönteminde ise mavi yaka ya da beyaz yaka iş analiz formu; önce işi yapan kişiler tarafından doldurulur, ardından bu formlar üstler tarafından kontrol edilir. Bu yöntemde işi yapan kişilerin kendilerini iyi ifade edememeleri veya eksik bilgi vermeleri gibi riskler bulunabilir.
En sık kullanılan yöntem ise mülakat yöntemidir. Özellikle bu yöntem, anket ile birlikte kullanıldığı zaman oldukça etkili sonuçlar verebilir. Bu yöntemlerin yanı sıra uzman bilgisine başvurma, vardiya kayıtlarını inceleme, yazılı raporlardan yararlanma, işaretleme listesi ve sürecin tanımlanması gibi çeşitli veri toplama yöntemleri de kullanılabilir.
İş Analizi Bilgileri Hangi Alanlarda Kullanılır?
İş analizi sonucunda elde edilen veriler çok çeşitli alanlarda etkin şekilde kullanılabilir. Bunların başında organizasyon şeması oluşturulması gelir. Çünkü bu yolla edinilen bilgiler, organizasyon yapısı oluşturulurken alınacak tüm kararların temelini oluşturur. Bunun yanı sıra iş gücü planlaması ve doğru personel seçiminde de etkili bir şekilde kullanılır.
İş analizi bilgileri, boşalan görevler için ya da yeni işlerde birilerini görevlendirmek için işletme içerisinde veya dışarıdan personel alma sürecinde nitelikleri ortaya koyma adına kullanılabilir. Ayrıca teçhizat dizaynında da bu verilere başvurulur. Örneğin; dosya dolabı muhasebe elemanının bulunduğu yerden uzakta duruyorsa ve çalışan dosyalara ulaşmak için sürekli kalkmak zorunda kalıyorsa bu kolayca tespit edilebilir.
Araç gereç dizaynı sayesinde kalite, maliyet ve zaman konusunda ciddi avantajlar elde edilebilir. Aynı zamanda iş basitleştirildiğinden gelişimi de çok daha kolay olur. İş analizi verilerinden, personel eğitimi konuları düzenlenirken de yararlanılır. Böylece işin hangi düzeyde ve ne tür bilgiler ya da eğitimler gerektirdiği tespit edilebilir.
Performans değerlendirme ve ücret yönetimi konusunda, iş analizi verileri bir hayli işe yarar. Bu sayede çalışanların işlerini ne kadar başarılı yaptıkları değerlendirilebilir ve yaptıkları işin tam olarak karşılığı olan ücretleri almaları sağlanabilir. Doğru ücret politikasının uygulanması personelin yanı sıra şirketin gelişimine de önemli katkılar sunar.
İş Analizi ve Görev Atama Yazılımları
İş standartlarının belirlenmesi ve doğru bir iş süreci yönetimi yapılabilmesi için özellikle görev atama noktasında insan kaynakları özelinde geliştirilmiş olan yazılım programlarının kullanılmasının faydası büyüktür. Bu tip programlar sayesinde süreç çok daha hızlı ilerlerken daha isabetli sonuçlar almak mümkün olur. Idenfit görev yönetimi modülü, işte bu noktada işletmelerin işini büyük oranda kolaylaştırır.
İş gücünün doğru biçimde yönetilmesi adına, iş tanımlarının ideal şekilde düzenlenmesi gerekir. Bütün görevlerin kimler tarafından, ne şekilde ve ne zaman yapılması gerektiğinin takip edilmesi verimlilik ve tasarruf sağlar. Idenfit görev yönetimi modülü sayesinde bütün bu iş analizi süreçleri çok daha pratik ve kolay bir şekilde yönetilebilir.
Idenfit görev modülü, çalışanların rutin ya da anlık görevlendirmelerinin takip edildiği, yönetildiği ve basit bir şekilde raporlandığı bulut tabanlı bir sistemdir. Özellikle proje ve süreç özelinde görev oluşturulabilirken aynı zamanda bağımsız görevler de tanımlanabilir. Hatta bu görevler, birden çok çalışana da atanabilir.
Program içerisinde yöneticiler, kişilere çeşitli yetkiler atayabilir ve takımlar oluşturup görev ataması yapabilir. Lokasyon bazlı olarak tanımlanabilen görevler kategorilere de ayrılabilir. Kullanışlı mobil uygulama üzerinde görevlerin takibi istenilen her an yapılabilir ve personel görevleri hızlı biçimde her an görüntüleyebilir. Görevlerin çalışanlar tarafından kolayca üzerlerine alınabildiği sistemde gerekli durumlarda acil anlık bildirimler de verilebilir.
İşletmenizin iş analizi ve iş takip süreçlerini çok daha profesyonel bir şekilde yönetebilmek için siz de Idenfit görev yönetimi modülünü deneyebilirsiniz. Sistemin sağladığı faydalar sayesinde süreçlerin daha hızlı ve riskleri azaltılmış şekilde ilerleyebildiğini kısa sürede gözlemleyebilirsiniz. Ayrıca lokasyon, takım, kategori, personel ve görev bazlı filtrelemeler yaparak esnek raporlar oluşturabilir ve iş geliştirme süreçlerinde kullanabilirsiniz.
