Her ölçekteki işletmelerde sosyal ve ekonomik yaşamın dinamizminden kaynaklanan planlama ihtiyacı, tüm stratejik yönetim süreçlerinin ilk basamağı olarak kabul edilmektedir. Bu bakımdan İKY’nin de ilk basamağı olan iş gücü planlaması, “işletmenin misyon, vizyon ve hedefleriyle bağlantılı olarak iş gücü ihtiyacının sürekli olarak değerlendirilmesi süreci” olarak tanımlanabilmektedir. Bu tanım ışığında iş gücü planlaması, işletmenin değişen koşullar altında gelişen iş gücü ihtiyacının analiz edildiği ve bu analizin, ortaya çıkan ihtiyacı karşılamak üzere stratejilerinin geliştirilmesi ile bütünleştirildiği sistematik bir sürece karşılık gelmektedir.
Stratejik iş gücü planlaması; misyon, vizyon ve hedeflerle stratejik bir yönetim anlayışını benimseyen işletmelerde planlama sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Bunun nedeni, iş gücü planlamasının doğru sayıda ve doğru nitelikte insan kaynağını doğru zamanda ve doğru pozisyonda/yerde bulundurmayı ve böylece hem bireye hem de işletmeye uzun vadeli faydalar sağlamayı hedeflemesi olarak görülmektedir. Öyle ki bir işletmede insan kaynağı ihtiyacının değerlendirilerek arz ve talebin dengelenmesi için insan kaynağı tahsisini amaçlayan uygulamalar bütünü olan stratejik iş gücü planlaması, insan kaynağına ilişkin arz ve talep dengesizliği noktasında sorunların önceden analiz edilerek gerekli stratejilerin planlanmasına yardımcı olmakta, aynı zamanda gelecekteki insan kaynağı ihtiyacının da etkin bir şekilde karşılanmasını sağlamaktadır.
Stratejik İş Gücü Planlaması Aşamaları
Stratejik iş gücü planlaması, ➢ stratejik analiz yapılması, ➢ insan kaynağı gereksiniminin tasarlanması, ➢ insan kaynağı stratejileri geliştirilmesi ve uygulanması, ➢ uygulanan stratejilerin izlenmesi ve ölçülmesi olarak sıralanabilmektedir.
Şekil 1. Stratejik İş Gücü Planlaması Aşamaları
Aşama 1: Stratejik Analiz Yapılması
Stratejik iş gücü planlaması için takip edilmesi önerilen aşamalardan ilki, stratejik analiz yapılmasıdır. Stratejik analiz kapsamında öncelikle örgütün vizyonunun, misyonunun, hedeflerinin ve amaçlarının incelenmesi, eğer belirlenmiş veya güncellenmiş değillerse bunların belirlenmesi veya güncellenmesine yönelik çalışmaların teşvik edilmesi yer almaktadır.
Bu çıkış noktasını, bir dizi iç ve dış çevre faktörünün dikkate alınması takip etmektedir. Bu çevre faktörleri neticesinde ortaya çıkan güçlü yanların pekiştirilip zayıf yanların güçlendirilmesi ve aynı zamanda fırsatlardan etkin bir şekilde yararlanılarak örgüt üzerindeki olumsuz etkilerinin en aza indirilebilmesi için tehditlerin yönetilmesi, stratejik analiz aşamasının önemini barındırmaktadır.
➢ İç çevre faktörleri: İç çevre faktörleri; örgütün yapısından kaynaklanan ve örgütün insan kaynakları açısından güçlü ve zayıf yanlarını ortaya koyan, kontrol edilebilme olasılığı yüksek faktörlerdir.
➢ Dış çevre faktörleri: Dış çevre faktörleri; ulusal ve uluslararası düzeyde ekonomik, sosyal, demografik, politik ve teknolojik koşulların doğası gereği örgütün karşı karşıya kaldığı fırsat ve tehditleri ortaya koyan ve kontrol edilebilme olasılığı nispeten zor faktörlerdir.
Aşama 2: İK Gereksiniminin Tasarlanması
İş gücü planlaması için takip edilmesi önerilen aşamalardan ikincisi, insan kaynağı gereksinimlerinin tasarlanmasıdır. Bu aşamada, öncelikle insan kaynağı arz ve talebinin tahmin edilmesi daha sonra belirlenen arz ve talebin karşılaştırılması yer almaktadır.
➢ İnsan kaynağı arz ve talebinin tahmin edilmesi: İK arzını tahmin etmek, mevcut ve potansiyel İK’nın tüm özellikleriyle ortaya konmasını kapsamaktadır. İK arzı tahmin edilirken örgüt içinden terfi edecekler, emekli olacaklar, çalışma koşullarındaki olası değişiklikler, istifalar, işgöremezlik durumu, işgücü piyasının karakteristiği, ihtiyaç duyulan alandaki eğitim olanakları, göç eğilimleri, ekonomik büyüme veya daralma, politika ve yasal değişiklikler ve teknolojik gelişim gibi pek çok faktör dikkate alınmaktadır. İK talebini tahmin etmek ise örgüt tarafından öngörülen faaliyetlerin hacmine bağlı olarak, gelecekteki İK ihtiyacının hem niceliksel hem de niteliksel olarak ortaya konması anlamına gelmektedir. Bu doğrultuda talep analizinin nihai sonucu, bir örgütteki gerekli sayıda İK’nın ve aynı zamanda örgüt hedeflerini karşılamak için gerçekleştirmesi gereken işlevlerin belirlenmesidir. Talebi tahmin ederken dikkate alınması gereken faktörlerden bazıları ise şöyle sıralanabilmektedir: Örgütün stratejik planı, işgücü verimlilik göstergeleri, teknolojik gelişmeler ve idari değişiklikler dâhil olmak üzere örgütsel tasarım veya iş tasarımı, öngörülen bütçeler veya finansal kaynak kullanılabilirliği, örgütün gelecekte piyasaya süreceği yeni ürünler/hizmetler.
➢ Arz ve talebinin karşılaştırılması: İK arz ve talebi belirlendikten sonra veriler karşılaştırılarak nihai sonuca ulaşılmaktadır. Bunun nedeni, arz ve talebinin karşılaştırılması ile arzın talebe eşit olmasını sağlamak için ihtiyaç duyulan ve mevcut İK’nın niceliği ve niteliğini dengelemeye odaklanarak öngörülen İK arzı ile öngörülen İK talebi arasındaki farkı ortaya koymanın amaçlanmasıdır. Bu nedenle arz ve talep karşılaştırması, bir örgütteki İK için arz ve talebi tahmin etme ve ikisini uyumlu hale getirmek için strateji geliştirme sürecinin ön koşulu olarak görülmektedir.
Arz ve talep arasında ortaya çıkan fark veya denge durumu, İK’ya yönelik bir takım aksiyonların alınmasını gerektirebilmektedir. Bu aşamada ideal olarak, tahmini talep ve arz dengede olarak gerçekleşebilmesidir. Ancak büyük olasılıkla, ya İK arzı talebi aşmakta ve İK fazlalığına işaret etmekte ya da İK talebi arzı aşmakta ve İK azlığına işaret etmektedir. Arz ile talep arasındaki denge ise örgütün ilgili planlama dönemi içinde insan kaynağı gereksiniminin olmadığını ve/veya mevcut insan kaynaklarının verimli bir şeklide kullanıldığını göstermektedir. Fakat bir sonraki başlıkta da açıklanacağı üzere bu durumun arz ile talep arasındaki dengesizlik durumunda uygulanması planlanan stratejileri engellememesi gerekmektedir. Çünkü değişimin ve rekabetin esas olduğu günümüz koşullarında arz ile talep arasındaki denge durumunun sürdürülebilmesi için de her an ek stratejilere gereksinim duyulabileceği bir gerçektir.
Aşama 3: İK Stratejileri Geliştirilmesi ve Uygulanması
İK arz ve talebi arasındaki farka veya dengeye göre strateji geliştirilip uygulaması, stratejik iş gücü planlaması için takip edilmesi önerilen üçüncü aşamadır. Bu aşamada geliştirilen stratejilerin amacı, öncelikli olarak arz ve talep dengesizliklerini gidermeye yöneliktir. Buna göre tüm İK fonksiyonlarını kapsar nitelikte stratejiler geliştirilebilmekle birlikte en çok ilişkili fonksiyonlar, işe alma yerleştirme, eğitim ve gelişim, kariyer yönetimi ve işten ayırma olarak sıralanabilmektedir.
Arz ve talep karşılaştırması, şirketin İK ihtiyacına işaret ediyorsa geliştirilen stratejilerin, işe alma ve yerleştirme, eğitim ve gelişim gibi fonksiyonları içermesi beklenmektedir. Ancak arz ve talep karşılaştırması İK fazlalığını gösteriyorsa bu durumda geliştirilen stratejilerin işten ayırmaya yönelik olabileceği çıkarımı yapılabilmektedir. Bu örneklerin, elbette her durumun kendi dinamiğine göre şekillenerek uygulanması beklenmektedir. Nitekim strateji geliştirilmesini, geliştirilen stratejilerin eyleme dökülerek uygulanması süreci takip etmektedir.
Aşama 4: Uygulanan Stratejilerin İzlenmesi ve Ölçülmesi
Stratejik iş gücü planlaması sürecinde son aşama, önceki aşamada arz ve talep karşılaştırması sonucu elde edilen veriler göz önünde bulundurularak geliştirilmiş ve uygulanmış olan stratejilerin izlenmesi ve ölçülmesidir. Bu aşamada, uygulama ile öngörülen sonuçlara ne kadar yaklaşıldığı, öngörülenden ne kadar uzak olunduğu ve her iki durumun da nedenleri belirlenmeye çalışılmaktadır. Her iki duruma dair nedenlerin belirlenmesi, bu aşamada önemli bir konudur. Ancak nedenler ortaya konarak yeni veya ek stratejiler uygulamayı içerebilecek çözümler geliştirmek mümkün olmaktadır. Böylece yapılan değerlendirme, örgütün söz konusu planlama çalışmasında ne derece başarı sağladığını ortaya koymakla birlikte sonraki planlama faaliyetlerine de yol gösterici olmaktadır. Dahası, elde edilen veriler sadece planlama faaliyetleri için değil tüm yönetim faaliyetleri için önemli katkı sağlamaktadır.
Tıpkı strateji geliştirme aşamasında olduğu gibi bu aşamada da, izlemenin örgüt stratejisi dikkate alınarak yapılması önem taşımaktadır. Nitekim stratejik iş gücü planlamasının temel başlangıç noktası, örgüt stratejisinin ortaya konması olduğundan, varılmak istenen nokta da bu stratejinin öngördüğü hedef ve amaçlara ulaşmaktır. Bu nedenle uygulanan stratejiler, örgüt stratejisine yaklaşma düzeyine göre değerlendirilmektedir.
Hedeflerinize ulaşırken stratejik iş gücü planlama sürecinizi idenfit ile kolaylaştırabilirsiniz.