Bordro, işverenin düzenli takibini gerektiren en önemli insan kaynakları süreçlerinden birisidir. Çünkü çalışanların maaş bordrolarının hazırlanması ve takibi gerekli şekilde yapılmadığı zaman işletme belirli yaptırımlarla karşı karşıya kalır. Bu gibi durumlara engel olmak için işveren, işçiye her ay yaptığı işin karşılığı olarak ödeyeceği ücreti, tüm vergi ve kesintileriyle sistematik ve dönemsel olarak belgelemek zorundadır.
Maaş bordrosu 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 238. maddesine göre, işverenlerin her ay ödedikleri ücretler için tutmak zorunda oldukları kıymetli bir evraktır. Bordro, oldukça ayrıntılı bir belge olduğu için düzenlenirken çok dikkat edilmeli ve özen gösterilmelidir. Peki maaş bordrosu hesaplama hakkında dikkat edilmesi gerekenler neler ve maaş bordrosu ile ilgili idari para cezaları nelerdir?
Ücret Nedir?
Anayasa, ücret kavramını ‘emeğin karşılığı’ olarak tanımlar. 4857 sayılı İş Kanunu ücreti, bir kimseye yaptığı iş karşılığında işveren tarafından para ile ödenen tutar olarak tanımlar. 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre ücret kavramı, “sigortalı sayılanlara saatlik, günlük, haftalık, aylık veya yıllık olarak para ile ödenen ve süreklilik niteliği taşıyan brüt tutar’’ şeklindedir.
Bordro Nedir?
Bordro, işveren tarafından işçiye her ay yaptığı iş karşılığında ödenmesi gereken ücretin ve bu ücret üzerinden yapılan yasal ve özel kesintilerin ayrıntılı olarak gösterildiği kıymetli bir evraktır. Bordro, işçinin çalıştığı süre boyunca periyodik olarak düzenlendiği için hem işçi hem de işveren açısından güvence kaynağıdır. Her ay işveren tarafından düzenlenen bordro, işçiye imzalatılır ve bir nüshası işçide kalır. E-bordro ile ilgili yazımızı buradan okuyabilirsiniz.
Maaş Bordrosunda Hangi Bilgilerin Bulunması Gerekir?
Maaş bordrosu hazırlarken işletmelerin dikkat etmesi gereken birçok unsur vardır. Bordro hesaplama, resmi evrak niteliğine sahip olduğu için düzenlerken bu unsurlara dikkat etmek oldukça önemlidir. Aşağıda sırasıyla 4857 sayılı İş Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre maaş yani ücret bordrosunda bulunması gereken unsurlar yer almaktadır:
4857 sayılı İş Kanunu’na göre;
- İşçinin adı ve soyadı
- Bordronun ödeme günü ve ilişkin olduğu dönem
- Hafta tatili, fazla çalışma, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her türlü ekleme tutarı
- Avans mahsubu, vergi, sigorta primi, icra ve nafaka gibi tüm kesintiler
- Ücret ödeme günü
- İşverenin imzası
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’na göre;
- İşyeri sicil numarası
- Bordronun ilişkin olduğu ay
- Sigortalının adı ve soyadı
- Sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası
- Toplam ücret ödenen gün sayısı
- Sigortalının ücreti
- Ödenen ücret tutarı
- Ücretin alındığına dair sigortalının imzası
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’na göre;
- Hizmet erbabının adı ve soyadı, ücretin alındığına dair imzası veya mührü
- Varsa vergi karnesinin tarihi ve numarası
- Birim ücreti (parça başı, saatlik, günlük, haftalık ya da aylık)
- Çalışma süresi veya ücretin ilişkin olduğu süre
- Ücret üzerinden hesaplanan vergi tutarı
Bordro Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
- Yıllık izinleri mutlaka göstermek
- Ödeme türlerini detaylıca göstermek
- Mesai saatleri alanlarını doldurmak
- AGİ dahil gelir vergisini göstermek
- Görev, bölüm gibi boşlukları doldurmak
- Teknolojiden maksimum seviyede yararlanmak
Maaş Bordrosu ile İlgili İdari Para Cezaları Nelerdir?
İşverenlerin gün içerisinde gerçekleştirmesi gereken yüzlerce operasyon mevcuttur. Zaman zaman bu operasyonlara maaş bordrosu ile ilgili idari para cezalarının ödenmesi de dahil olabilmektedir. İdari para cezalarına engel olabilmek için işverenlerin bu hususları dikkatle incelemesi ve özenli davranması gerekir. Maaş bordrosu ile ilgili karşılaşılan idari para cezaları; Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda ve İş Kanunu’nda yer almaktadır.
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu 102. maddesine göre; gerekli olan belgelerden biri eksik olduğu taktirde maaş bordroları geçersiz sayılır. Ayrıca bu eksikliğin tespiti sonucunda işverenin aylık asgari ücret tutarının yarısı kadar ceza ödemesi gerekir.
- 4857 sayılı İş Kanunu 37. maddesine göre; işverenlerin her ay maaş bordrosu hazırlaması ve imzalı bir kopyasını işçisiyle paylaşması zorunludur. Bu bordronun hazırlanmaması veya işçiyle düzenli olarak paylaşılmaması söz konusu olursa işveren belirlenen idari para cezasını ödemek zorundadır.
