E-Ticaret, başta internet olmak üzere elektronik bir ağ üzerinden mal ve hizmetlerin alınıp satılması ya da verilerin iletilmesi olarak tanımlanmaktadır. Günümüzde hemen her işletme e-Ticaret olarak da hizmet vermeye başlamıştır. Statista verilerine göre e-Ticaretin dünya çapında büyüme hızı kesinlikle şaşırtıcı boyuttadır ve 2022 yılı tamamlandığında e-ticaretin yılda 5,42 trilyon dolarlık satış üretmesi beklenmektedir. Bu büyüme hızı ve elde edilen dikkat çekici satış rakamları çok sayıda küçük e-Ticaret işletmesinin kurulmasını kolaylaştırmıştır ve buna devam edecektir. Elbette bu işin zorlukları da vardır. Bunlardan biri, şüphesiz muhasebe işlemlerinin gerçekleştirilmesidir.
Bir e-Ticaret işletme sahibine, işlerini yürütme konusunda en sevmedikleri kısımlar sorulduğunda, birçoğundan alınacak cevap muhasebe işlemleri olacaktır. Yeni bir iş açmanın en stresli kısımlarından biri olan muhasebe işlemleri, çoğu küçük işletme sahibi tarafından kendi başlarına üstlenilmeye çalışılsa da bu sanıldığı kadar kolay bir iş değildir.
Küçük e-Ticaret işletme sahipleri için sayılabilecek muhasebe zorlukları arasında mali kurallar ve vergiler, envanterler gibi birçok kavram bulunur ve bunlar mali yönetiminiz üzerinde baskı oluşturur. Dahası, e-Ticaret işiniz büyüdükçe, finansal sorumluluklarınız da büyür. Bu, bir işletme sahibi olarak üstlenmeniz gereken çok sayıda sorumluluk olduğu anlamına gelir. Satışlar, iadeler, tedarikçi ödemeleri, bankacılık ücretleri, aklınıza gelebilecek her finansal alan işiniz büyüdükçe daha karmaşık hale gelir.
E-Ticaret işletme sahipleri için en yaygın muhasebe sorunlarını ve bunların nasıl çözümlenebileceğini sıraladık.
- Satış Vergilerini Anlama, Ücretlendirme ve Ödeme
İşletmenizin e-Ticaret satışlarını gerçekleştirirken, her üründen ilgili makamlara ödemek üzere aldığınız satış vergilerini doğru yönetmeniz gerekmektedir. Vergi kanunları ve oranları konusunda yetkin değilseniz ve bu işlemleri manuel olarak yapmak istiyorsanız, büyük bir muhasebe sorunuyla karşı karşıya kalabilirsiniz. Öte yandan, yurtdışına gönderi yapan e-Ticaret işletmeleri, uluslararası düzenlemelere uygunluğu sağlamalıdır. Uluslararası pazarlarda yer almak isteyen bir e-Ticaret işletmesinin her ülkenin vergi kanunlarına ve oranlarına hâkim olması oldukça zordur.
Doğru vergi oranları ya da kanunları kullanılmadığında büyük bir problem haline gelebilecek satış vergilerini manuel olarak halledemediğiniz zaman uzman bir muhasebe uygulamasından destek alabilirsiniz. Bu muhasebe yazılımlarının sağlayacağı yararlardan bazıları şu şekildedir:
- İşletmenizin satışa sunduğu her ürün grubu için doğru vergi oranını araştırmak ve kullanmak, bu oranlar üzerinden verginin hesaplanmasını sağlamak
- Satış vergilerinin ödenme zamanlarını anlamak ve doğru zamanda ödemelerin gerçekleşmesini sağlamak
- Satış vergilerinin ilgili makamlara ödenmesini sağlamak
- Uluslararası arenadan işlem yapan müşterileriniz için geçerli olan vergileri belirlemek ve doğru şekilde hesaplanmasını sağlamak
- Farklı Para Birimleri Üzerinden E-Ticaret Ödeme İşlemlerini Gerçekleştirme
E-ticaret işletmeniz büyüdükçe, uluslararası pazarlarda satışlarınız artabilir. Bu durumda, uluslararası müşteriler kendi para birimleri üzerinden alışveriş yapmak isteyecektir. Alıcılara farklı para birimleri üzerinden ödeme imkânı sunarken, kayıtlarınızı ise kendi para biriminiz için gerçekleştirecek doğru muhasebe yazılımını kullanmanız işletmenize kolaylık sağlayacaktır. Bu muhasebe yazılımlarının aynı anda birden fazla para biriminde güncel döviz kurlarına göre işlem yapabilmesi ve bu işlemlere göre defter tutabilmesi gerekmektedir.
- E-Ticaret Maliyetlerinizi ve Genel Giderlerinizi Belirleme
E-ticaret işletmeleri ürün maliyeti, üçüncü taraf pazaryeri ücreti, nakliye giderleri, gümrük giderleri, pazarlama giderleri gibi çok çeşitli giderleri bulunmaktadır. Örneğin; fiziksel bir mekânda satış yapan bir işletmeden farklı olarak bir e-Ticaret işletmesinin nakliye giderleri önemli bir masraf kalemini oluşturmaktadır. Bu masrafları kimi e-Ticaret işletmesi müşterilerine yansıtırken, bazıları ise belirli meblağların üzerindeki satışlarda bu masrafı üstlenmektedir. Bu noktada, ürün gruplarınızı doğru fiyatlandırmanız gerekmektedir.
Makul bir kâr marjı oluşturabilmek ve bu marjı doğru yönetebilmek için bahsi geçen bu maliyetleri iyi anlamanız ve doğru ürün fiyatlandırması yapabilmeniz gerekir. Bunu yaparken aşağıdaki bazı noktalara önem vermelisiniz:
- Her ürün satışı ile ilgili tüm maliyetleri dikkatli bir şekilde takip etmek
- Her ürün maliyetini sınıflandırmak ve defter tutma işlemlerini gerçekleştirmek
- Her ürün maliyetini düzenli kontrol etmek
- Kullandığınız muhasebe yazılımında gelir tablosu raporunun kontrolünü sağlamak
- Stok Kontrolü ve Yeterli Ürün Bulundurma
Stoklarınızda yeterli sayıda ürün bulundurma ve tedarik zinciri kontrolü düşünülmesi gereken konular arasındadır. Pandeminin ve diğer gecikmelerin neden olabileceği tedarik zinciri problemleri, e-Ticaret işletmelerinin müşteri taleplerini karşılamak için ellerinde bulundurmaları gereken stok miktarına olumsuz yönde etki edebilir. Bu problemler, e-Ticaret işletmelerinin stok kontrolü konusunda her zamankinden daha iyi olması anlamına gelmektedir.
Satışa sunduğunuz her e-Ticaret ürün grubuna dair talepleri iyi analiz etmeniz ve ürünlerin ne kadar sürede elinize geçeceği konusunda tedarikçilerle ve üreticilerle sürekli iletişim halinde olmanız, olası tedarik zinciri problemlerini önlemek adına büyük önem taşımaktadır. Özellikle tatiller ve indirim günleri gibi yoğun sezonlarda artan müşteri taleplerini yönetebilmek için stok tahminlerinizi doğru yapmanız gerekir. Tedarik zincirinde yaşanacak problemlerin önüne geçebilmek adına bir başka adım da ürün gruplarınızı yalnızca bir tedarikçi ya da az sayıda tedarikçi üzerinden yürütmemeniz ve alternatif tedarikçileri de değerlendirmeniz önemlidir.
- Üçüncü Taraf Pazaryeri Ücretlerini Ödeme
Son olarak, birçok e-Ticaret işletmesinin yaptığı gibi, siz de Trendyol, Amazon gibi üçüncü taraf pazaryerlerini kullanıyorsanız, bu firmaların ürünlerinizi satmak için talep ettiği ücreti de satış fiyatlarınızı belirlerken göz önünde bulundurmanız gerekmektedir. İşletmenizin kar marjlarının etkilenmemesi için, ürünlerinize pazaryeri işlem ücretlerini de yansıtmak için uzman bir muhasebe yazılımından destek alabilirsiniz.
E-Ticaret Muhasebesi Neden Önemlidir?
Günümüzde hemen her işletme sanal olarak işlem yaptığından, e-Ticaret muhasebesi uygulamalarını otomatikleştirmek artık çok önemli hale geldi. E-Ticaret muhasebesi uygulamalarını benimsemeyen ve hala manuel veri girişine güvenen işletmeler, hata yapma riskiyle karşı karşıyadır. Çünkü e-Ticaret muhasebesinde muhasebeciler doğru türde teknoloji yığınını benimseyerek ve daha iyi iş içgörüleri sağlayarak müşterilerinin büyümesini hızlandırabilir. E-Ticaret muhasebesi yalnızca müşterilerinin hesaplarının kârlı kalmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda güvenilir bir iş ortağı olarak ilişkilerini güçlendirmeye de yardımcı olur.
Güçlü muhasebe altyapısına sahip olmak, e-ticaret işinizin başarısını önemli ölçüde artıracaktır. Müşterilerinizin ne istediğini anlamak, doğru ürünleri bulmak ve bunları müşterilere ulaştırmak, çevrimiçi mağazanızı büyütmenin büyük bir parçasıdır. Çünkü e-Ticaret müşterileri için satın alma süreci herhangi bir noktada zahmetli veya sinir bozucu hale gelirse, müşterilerin satın alma işleminden vazgeçme ve başka bir satış kanalına veya sağlayıcısına geçme ihtimali artacaktır. Bütün bunların önüne geçmek, doğru e-Ticaret muhasebesi ile mümkün olabilir.
Idenfit’in sunduğu görev takip modülü sayesinde e-Ticaret işletmenizin muhasebe görevlerini planlayabilir, planlanan görevlerin takibi ve değerlendirme aşamalarını hem web hem de mobil üzerinden kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.