Çoğu İK uzmanı hibrit çalışma sistemi ile yeni tanıştı. Pandemi ile birlikte değişen çalışma sistemlerine yeni getirilen düzenlemelerden biri de hibrit çalışma sistemi oldu.
COVID-19 salgını sırasında ihtiyaçtan dolayı uzaktan çalışan çalışanlar, ofise dönmeye başlandığı zaman nasıl bir durum ile karşılaşacaklar? Şirketlerin tüm çalışanları aynı anda ofise çağırması riskli olacağından esnek ve verimli bir çalışma sistemini hayata geçirmeleri gerekecektir. Hibrit çalışma sistemi de bu noktada en doğru karar olacaktır. Hem şirket hem çalışanlar için uyum sağlaması zor bir sistem olabileceği için İK uzmanlarına bu geçişi en verimli hale getirme konusunda destek istenecektir.
Hibrit Çalışma Sistemi Nedir?
Hibrit çalışma sistemi, hem uzaktan çalışma hem de ofis çalışmasının bir karışımını birleştiren bir iş modelidir. İş gününü fiziksel bir ofis alanında bir masa etrafında yapılandırmak yerine, çalışanların zamanlarını evde çalışmak ve fiziksel bir ofise gelmek arasında bölme özgürlüğüne sahip oldukları esnek bir çalışma programı oluşturur.
Evden çalışmanın işgücünü azalttığını düşünen şirketler, fiziksel ofis alanlarını bu sistem sayesinde koruyabilir. Geleneksel çalışma sistemlerinden farklı ve döneme uygundur.
Hibrit çalışma sistemini benimseyen şirketler için çalışanların fiziksel bir ofiste çalışma şekli değişti. Fiziksel ofis alanları artık yüz yüze toplantılar ve ekip üyeleri arasındaki işbirliği için ve haftanın diğer günleri ise evden çalışmak için ayrılmıştır.
Ofiste geçirilen zaman artık işbirlikçi girişimler için kullanılıyor. Bu, sunumlardan, ekip oluşturma alıştırmalarından, yeni projeler tanıtmaktan veya çalışanların yüz yüze iletişim için bir araya gelmesi gereken diğer herhangi bir görevi içerebilir. Uzaktan çalışma günleri, bireysel ekip üyelerinin projeler üzerinde aktif olarak çalışmadıklarında gerçekleştirmeleri gereken işe odaklanmalarına olanak tanır.
Hibrit Çalışma Sisteminin Faydaları
Hibrit çalışma sistemini yönetmek, şirketlerin fiziksel bir ofis ortamında yüz yüze çalışmanın sağladığı fırsatları uzaktan çalışmanın avantajları ile birleştirebilmesine olanak sağlar.
- Artan Verimlilik
Pandemi öncesinde çalışanların evden çalışmasına izin verilmesinin onları daha az üretken yapacağına dair bir endişe vardı. Pandemi ile birlikte bu endişeye gerek olmadığı görüldi. Evden çalışmanın da verimli olabileceği çoğu şirket tarafından görüldü.
Olumsuz olarak evden çalışan kişiler kendilerini sessiz, yalnız veya meslektaşlarıyla uyumsuz hissetme konusunda bazı zorluklarla karşılaştı. Bu nedenle hibrit çalışma sistemi her iki dünyayı da birleştirdi. Uzak çalışanların üretkenliğini, fiziksel ofis ortamlarının işbirliği ve iletişimi ile birleştiriyor.
- Çalışan Memnuniyeti
İyileştirilmiş bir iş-yaşam dengesi, çalışanlara ve iş beklentilerine sunulabilecek en iyi tekliflerden biridir. Hibrit çalışma sistemi, çalışanlara ne zaman ve nereden çalışabilecekleri konusunda daha fazla özgürlük verir. Çalışanlara yönelik bu artan özerklik, hayatlarının geri kalanında işe uyum sağlamalarına olanak tanır. Çalışanlara esneklik sunmak, çalışma memnuniyetlerini artırır. Bu, çalışan mutluluğunun artması, personel devrinin azalması ve şirket hedeflerine ulaşmasına konusunda verimli bir işgücü sağlar.
- Azalan İşletme Maliyetleri
Hibrit çalışma sistemi artan verimlilik ve daha yüksek çalışan memnuniyeti ile işletme maliyetlerini de azaltır. Artan çalışan memnuniyeti ile şirketler, artan verimlilik sayesinde daha kaliteli işler ortaya çıkarır. Ayrıca çalışan bağımlılığı sağlanacağı için işten ayrılmalarda ve yeni personel arayışlarında azalma görülebilir.
Hibrit Çalışma Sisteminde Teknolojinin Kullanımı
Tüm bu faydaları göz önünde bulundurarak şirketler, çalışanlarının evden ofiste olduğu kadar verimli olmalarını sağlamak için doğru teknolojilere ve araçlara sahip olduklarından emin olmalıdır. Ekip üyelerinin nereden çalıştıkları önemli değildir, ekiplerin işbirliği yapabilmeleri, müşterilerle iletişim kurabilmeleri, görevleri tamamlamak için ihtiyaç duydukları yazılımı kullanabilmeleri çok önemlidir.
Başarılı hibrit çalışma sistemi, teknolojinin de en iyi şekilde kullanılması ile mümkündür.
- İletişim Araçları
Çalışanların işbirliği yapmak için ofise gelme seçeneği olsa da, ofis dışındayken ekip arkadaşları iletişim kurmaları ve projeler üzerinde çalışmaları gerekecektir. Bu nedenle, çalışanlar nerede olurlarsa olsunlar birlikte çalışmak için gerekli iletişim araçlarına sahip olmalıdır.
Çalışanlar evdeyken birbirlerinin masasına gidemeyecekleri veya toplantı odası ayırtamayacakları için anlık mesajlaşma ve video konferans gibi araçların kullanımı şarttır.
Ortak çalışma alanları oluşturarak ofise gelen çalışanlar arasındaki iletişim teşvik edilebilir ve bir rutin oluşturulabilir.
- Proje Yönetimi
Projelerin devamını sağlamak için, çalışanların görevlerini görebilmeleri önemlidir. Bunu kolaylaştırmak için çeşitli proje yönetimi araçları süreçlere dahil edilebilir. Bu çalışanların ister evden ister ofisten çalıştıklarında görevlerine kesintisiz devam etmelerini sağlar.
- Bütüncül İletişim
İş gücü birden fazla yere dağıldığında, çalışanların işlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları her şeye erişebilecekleri tek bir platform kullanabilmeleri önemlidir. Anlık mesajlaşma, video konferans ve dosya paylaşımı gibi farklı bulut tabanlı iletişim araçlarının tek bir merkezi platformda birleştirilmelidir. Bu, işbirliğini teşvik ederek hibrit çalışma sistemini desteklemeye yardımcı olur. Çalışanlar her zaman ihtiyaç duydukları materyallere erişebilir.
- Fiziksel Donanım
Çalışmak için fiziksel ofis alanından ayrılan herhangi bir çalışan, kişisel bilgisayarını kullanmamalıdır. Bu, şirket için önemli bir güvenlik sorunu oluşturabilir. Ayrıca ihtiyaç duyulan tüm araçlara erişememelerine neden olabilir. Bu yüzden her çalışanın aynı fiziksel donanıma sahip olması önemlidir.
Sonuç olarak hibrit çalışma sisteminin pandemi sonrasında yaygın hale gelmesi bekleniyor. Ortaya çıkan bu yeni sistemi etkin bir şekilde kullanabilmek için şirketlerin hazırlıklarını tamamlaması ve ekiplerini de buna hazırlaması gereklidir.
