İnsan kaynakları yazılımları, işletmenin insan kaynakları yönetimini ve insan kaynakları süreçlerini akıllı sistemle yönetecek dijital bir çözümlerdir. İnsan kaynakları yazılımı seçimi şirket büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre yapılmaktadır. Çünkü her şirketin teknolojisi ve stratejik hedefleri farklıdır. Bu da o şirketin İK yazılımından taleplerinin ve beklentilerinin ne olduğunun farklılaşmasına sebep olur.
İK yazılımı konusunda şirketler aynı şekilde kendilerine en uygun olan ve en yüksek faydayı sağlayacak yazılımı tercih etmek isterler. Bu nedenle şirketlerin ve İK uzmanlarının insan kaynakları yazılımlarını ve sağladığı faydaları çok iyi analiz etmesi gerekir. Aynı şekilde hangi insan kaynakları yazılımına sahip olmak istediklerini de iyi belirlemeliler.
Öyleyse İK yazılımına sahip olmanın faydaları nelerdir ve başlıca İK yazılımı türleri hangileridir?
Evrak Yükünden Kurtulma ve Maliyet Verimliliği
Bir işletmenin çalışan sayısıyla doğru orantılı olarak ürettiği ve yönetmek zorunda olduğu bilgi miktarı da artar. Yönetim, burada İK’nın en çok vaktini alan ve mesai harcadığı alandır. Çünkü İK uzmanları, çalışanların maaşlarından sosyal haklarına izin günlerinden eğitimlerine kadar her detayın takibini yapmaktadır. Bu nedenle tüm bu süreçleri verimli şekilde yönetebiliyor olması bir işletme için oldukça önemlidir.
Eskiden İK ofisleri evrakla dolup taşan dolaplarla doluyken günümüzde “İnsan Kaynakları Yazılımı” sayesinde dijital dönüşüm yaşandı. Özellikle bulut tabanlı İK yazılımı ile tüm İK süreçleri zamandan ve emekten tasarruf edilerek hızlıca yürütülebilir hale geldi. Bulut tabanlı insan kaynakları yazılımı sayesinde tüm bilgi ve belgeler güvenli şekilde bulutta tutulabilir, verilere internete erişimin olduğu her yerden kolaylıkla ulaşılabilir.
Dijital insan kaynakları yazılımı, son yıllarda hem verimlilikten hem de uygun maliyetlerinden dolayı şirketler tarafından oldukça tercih edilmektedir. Özellikle insan kaynakları yöneticileri veya departmanı olmayan küçük çaplı şirketler sıklıkla dijital İK yazılımından yararlanmaktadır. Çünkü yazılım sayesinde şirketler maliyet verimliliği avantajı ve zaman tasarrufu elde eder.
Geri Bildirim ve İşbirliğini Destekleme
Çalışanların işletme içinde daha üretken ve verimli çalışması, çalışan bağlılığı ve çalışan katılımı ile doğru orantılıdır. İK yazılımları bunu sağlamak için geri bildirim modülü ile ekibin ruh halini değerlendirmek ve işletme kültürünü geliştirmek için anketler yapar. Böylelikle işletmeler çalışan katılımını artırmış, çalışan performanslarını daha yakından görmüş, analiz etmiş olurlar.
İşletme içinde dijital insan kaynakları aracılığıyla departmanlar arası işbirliği sağlanabilir, iletişim bu sayede daha da güçlendirilebilir. Güçlü işbirliği ve iletişim ile çalışan verimliliği daha da artabilir. Çalışanların her biri insan kaynakları modülü içerisinde iletişime geçmek istediği kişinin iletişim bilgilerine kolaylıkla ulaşır. Böylelikle departmanlar arası iletişim güç kazanır ve işbirliği artar.
Departmanlar ve çalışanların uyum içinde çalışması her işletme yöneticisinin hayalidir. Fakat her organizasyon ekibi içinde anlaşmazlık ve çatışmalar mevcuttur. İK yazılımı bu durumda her gönderilen belgenin kaydını tuttuğu için aranan çözümlerde başvurulan bir adrestir. İhtilaflı durumlar söz konusu olduğunda çalışanın bunu bilip bilmediği veya okuyup okumadığı yazılım sayesinde tespit edilebilir.
Hızlı Erişim ve Güvenli Veri Sağlama
Dijital İK sahibi olmanın başlıca faydalarından biri de veriye hızlı erişimin mümkün olmasıdır. Veriler diğer ortamlarda olduğu gibi farklı farklı yerlerde değil, bulut tabanlı yazılım sayesinde tek bir yerde depolanır. Bu kolaylıkla birlikte ise insan kaynakları süreçleri içerisinde ihtiyaç duyulan bilgiye veya dosyaya dijital İK yazılımı aracılığıyla anında birkaç tıklama ile ulaşılabilir.
Tüm İK yöneticileri ve İK departmanları için şirket içerisindeki verileri gizli ve güvende tutmak oldukça önemlidir. Bu nedenle günümüzde dijital insan kaynakları yazılımları bu düşünceler dikkate alınarak tasarlanır. SaaS tabanlı İK çözümleri sayesinde şirket verileri üst düzey siber güvenlik önlemleri ile korunur. Güvenlik duvarları ile veriler şifrelenir ve gizliliği göz önünde tutularak güvenle depolanır.
Veri kaybı şirketler için fazlasıyla büyük felaketlere yol açabilmektedir. Bulut tabanlı İK yazılımları ise şirketlerin veri ihlallerine veya diğer siber saldırılara karşı sığınabileceği güvenli bir liman görevini görmektedir. Bu nedenle de artık şirketler verilerini kağıtlarda veya sabit sürücülerde saklamak yerine bulutta saklamayı tercih etmektedir. Bulutta veriler kolayca yedeklenebilir, herhangi bir veri kaybında ise hemen geri yüklenebilir.
İnsan Kaynakları Yazılımları ve Çeşitleri
İnsan kaynakları yönetimi ile ilgili piyasada çok çeşitli İK yazılım çeşitleri bulunur. Bu nedenle bu alanda rekabet oldukça yüksek olduğundan işletmeler yazılım tercihlerinde zorlanırlar. Burada yöneticiler için önemli olan, işletmenin beklentilerine ve hedeflerine en uygun olan insan kaynakları yazılımını tercih etmektir. Yazılımlar bütüncül insan kaynakları çözümlerinin yanında sistemsel veya yalnızca yasal gerekliliklere uygun olarak da çözümler sunabilir.
Peki insan kaynaklarında yer alan başlıca yazılım türleri nelerdir?
- İşe Alım: İşe alım sürecini oluşturan tüm kademeli işlemler, işe alım modülüyle gerçekleştirilebilir. Açık pozisyonların belirlenmesi, özgeçmiş havuzlarının oluşturulması, özgeçmişlerin hangi kanal aracılığıyla ulaştığı, hangi departmanların işe alıma ihtiyaç duyduğu, olumlu olanlarla sürece devam edilmesi ve olumsuz olan adayların ise kara listeye alınması gibi süreçler işe alım modülü içerisinde yer alır.
- İş Gücü Yönetimi: İş gücü yönetimi yazılımı sayesinde çalışanların ücretli veya ücretsiz, hastalık, evlilik gibi izinleri kolayca yönetilebilir. Çalışanların çalışma saatleri planlanabilir, çalışan fazla mesaileri ise pratik şekilde hesaplanabilir. Özetle işletme içindeki zaman ve izinlerin yönetimi iş gücü yönetimi modülü sayesinde sağlıklı şekilde yürütülebilir.
- Performans: Geleneksel yöntemlerden farklı şekilde performans değerlendirmeyi periyodik olarak KPI ile ölçmeyi insan kaynakları altında performans değerlendirme modülü sağlar. Süreç içerisinde çalışanlar daha iyi ve yakından tanınır, hedef ve yetkinliklerin değerlendirilmesi sonucunda çalışanlar ödüllendirilebilir veya iyileştirme için eğitimlere yönlendirilebilir.
- Eğitim: İnsan kaynakları yazılımı içerisindeki eğitim modülü ile çalışanlar için eğitimler organize edilebilir, sisteme eğitim materyalleri atanabilir. Aynı şekilde yeni işe alımı yapılmış çalışanlar için eğitim tanımlanabilir, şirket kültürü ve tanıtımı gerçekleştirilebilir.
