Dijitalleşen dünyada insan kaynakları yönetimi de teknolojiden yararlanan birimler arasında yer alır. Bir şirketin en önemli potansiyelini ve kaynağını oluşturan insan faktörünü yöneten bu birim, birçok farklı iş yükü ile oldukça zorlu bir alan olarak öne çıkar. Manuel olarak yapmanın bir hayli zor olduğu işlemleri insan kaynakları yazılımı ile kolaylıkla halledebilen uzmanlar, çalışanlara ve onların performanslarını arttıracak uygulamalara daha çok zaman ayırabilir.
Çalışanların işe alımları, işe hazırlanmaları, çalıştıkları dönem boyunca gösterdikleri performansları insan kaynaklarının ilgi alanına girer. Özellikle kesintisiz üretim ve hizmet vermek durumunda olan sektörlerde çalışanların çalışma düzenlerinin olabilecek en uygun şekilde düzenlenmesi performansları oldukça fazla etkiler. Vardiya yönetimi ile farklı zaman dilimlerinde çalışan personelleri hem birbiriyle uyumlu hem de adil şekilde mesaiye çağırmak ise oldukça güçtür. Yazılımlar sayesinde uzmanlar personellerinin izin günlerini, mesai ve mola saatlerini kolaylıkla düzenleyebilir, personellerine de kolaylıkla yaptığı programlamayı ulaştırabilir.
İnsan Kaynakları ve İş Gücü Yönetimi Çözümleri
İnsan kaynağını olabildiğince etkili şekilde kullanma, çalışanlar arası iletişim, personel verimliliği, işe alım süreçleri gibi tüm işlemler aslında işletmede etkili bir iş gücü yönetimi yapabilmeyi amaçlamaktadır. İş gücü yönetimi denildiğinde doğru personellerin doğru işlerle eşleştirilmesi, uygun mesailerin oluşturulması, iş gücünü kanalize etmek için gerekli olan eğitimlerin planlaması gerekir. İnsan kaynakları yönetimi en temelinde sağlamayı hedeflediği bu işlevleri gerçekleştirirken birçok farklı bileşeni göz önünde bulundurur.
Etkili bir insan kaynakları yönetimi süreciyle personellerin yeterlilikleri ve işin niteliği dikkate alınarak, talebe uygun planlama ile gerekli iş gücünün olması gereken mesai saatinde üretim ya da hizmete katılması sağlanır. İnsan kaynakları yazılım çözümleri bu konuda kullanıcılara avantajlar sunar. Geliştirilen özel yazılımlar ile en az maliyet ile en çok verimin alınabileceği planlar kolaylıkla hazırlanabilir. Böylelikle doğru personel doğru ihtiyaç noktasında görevlendirilerek yaşanabilecek iş gücü kayıplarının önüne geçilir.
Doğru İnsan Kaynakları Yazılımı Tercihi Nasıl Yapılır?
Firmaların insan kaynakları yazılımı tercihi sırasında göz önünde bulundurması gereken unsurların başında yararlılık ve fiyat avantajı gibi konular yer alır. Olabilecek en az kısa sürede işlemleri gerçekleştirebilen, diğer yazılımlarla uyum içinde çalışan, kolay arayüze sahip ve hızla öğrenilebilen yazılımlar, firmaların tercih edebilecekleri ürünler arasında yer alır. Ancak özellikle bulut tabanlı insan kaynakları yazılımı hem özgürlük hem de sorunsuz depolama olanağı sunduğu için son yılların popülerleşen ürünleri arasındadır. İdenfit gibi modüler yazılımlar ise firmalara sadece ihtiyacı olduğu ürünleri satın alma seçeneğini sunduğu için oldukça kullanışlıdır. Hem bulut sistemiyle çalışan hem de modüler uygulamalara izin veren İdenfit, özellikle kalabalık şirketlerde rahatlıkla kullanılabilir.
Bulut tabanlı insan kaynakları yazılımlarının faydaları:
- İşe giriş çıkışlar kolayca mobil cihazlar üzerinden takip edilebilir.
- Pdks ile çalışanların mesai başlangıç ve bitiş saatlerine uyma alışkanlıkları hemen her yerden kontrol edilebilir.
- Çalışanlara yapılan zimmet ataması ve takibi kolaylıkla farklı lokasyonlardan sağlanabilir.
- Şirkete ait demirbaş yönetimi birden fazla kullanıcıya verilen yetkilendirme ile etkili hale getirilebilir.
- Hesaplamaları, yetkilendirmeleri yaparken ofis içi bilgisayarlara bağlı kalma zorunluluğu yoktur.
- Şirkette oluşabilecek bilgisayar arızaları sonrasında bile yazılım üzerinden yapılan tüm işlemler bulutta güvence altında saklanır.
İnsan Kaynakları ve İzin Yönetimi
Personellerin birbirleriyle uyum içinde çalışması, alınan izinlerin ve yapılan fazla mesailerin düzenli bir şekilde kayıt altına alınması insan kaynaklarının temel görevleri arasındadır. Çalışanların haftalık izinleri, çalışma saatleri ve vardiyalarını düzenleyen uzmanlar, bunu geleneksel yöntemlerle yaptıklarında işlemlerdeki hata payı yüzünden karşılıklar yaşanabilir. Personeller arası çakışmalar, iş gücünde eksiklik gibi durumlar işletmenin verimliliğini düşürür. Bu nedenle izin yönetimi büyük bir özenle gerçekleştirilir.
Çalışanların hak ettiği ücretler bordrolandırırken fazla mesai hesaplama sürecinin manuel olarak tamamlanması birçok farklı soruna neden olabilir. Bu ihtiyaçları karşılamak için geliştirilen yazılımlar ile hem çalışanların işe giriş çıkış saatleri, hem fazla mesaileri kolaylıkla kayıt altında tutulabilir. Maaş hesaplamaları yapılacağı sırada yazılımlarda yer alan bordrolama özelliği ile kayıt altına alınan puantajlar ve fazla mesailer oldukça kısa sürede hesaplamaya dahil edilebilir.
Yazılımlar ve İşe Alım Yönetimi
İnsan kaynakları halihazırda çalışan personellerin olabilecek en verimli şekilde çalışmalarını amaçladığı gibi kurum için en faydalı olacak elemanları işe almayı da hedefler. Bu sürecin başarılı bir şekilde tamamlanması için işe alım yöntemi büyük önem taşır. İşe alım sırasında yüzlerce adayla görüşen uzmanlar özgeçmişleri incelerken niteliklere göre sınıflandırmalar yapmak, görüşmeler sırasında dikkatini çeken özelliklere sahip adayları bir araya toplamak gibi işlemleri birçok kez tekrarlar. Bu tekrarlar sonrası adayların doğru değerlendirilememesi, özgeçmişte gözden kaçan detaylar gibi farklı hatalar süreci verimsizleştirir.
İş akışı daha etkili bir şekilde işleyebilsin diye birçok çözüm önerisi sunan yazılımlar, işe alımlar için de insan kaynakları uzmanlarını mutlu edecek işlevlere sahiptir. Bu yazılımlar sayesinde görüşmeye çağılacak adaylar kolaylıkla bir havuzda toplanır. Aynı şekilde görüşme sırasında adayın birçok açıdan değerlendirmesine yardımcı alanlar uzmanların işini kolaylaştırır. Böylelikle gelen aday uygun bulunan departmana yönlendirirken hakkında dikkat çeken özellikler de ayrıntılı olarak not edilmiş olur.
İnsan Kaynakları Yazılımlarıyla Özlük Dosyası Tutma
Her firma, personellerine ait bilgi ve belgelerin yer aldığı özlük dosyası da adı verilen personel dosyalarını muhafaza etmekle yükümlüdür. Bu dosyanın içinde personelin kişisel bilgileri, imzaladığı sözleşme, mesai formları eğer iş gerek görüyorsa sağlık raporu gibi belgeler bulunur. Firma bu dosyayı yetkili kişiler istediğinde ise paylaşma yükümlülüğüne sahiptir. Yazılımlarda yer alan “özlük dosyası tutma” özelliği ile bu dosyalar hem dijital hem de bulut sistemi üzerinde saklanabilir. Böylelikle gerekli kişiler dosyalara erişmek istediklerinde oldukça kısa süre içinde dosyaları incelemeleri mümkün olur.
Onboarding– offboarding desteği sunan bulut sistemleri ile çalışanın işe başlaması ya da işten ayrılması sırasında yetkilendirme ya da yetkilerin alınması işlemi de hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Çalışanların kişisel bilgilerinin sisteme girilmesiyle kişiye kolayca bir şirket maili açılabilir, kullanacağı cihazlar üzerinde kullanılmak üzere profil oluşturulur. Aynı şekilde offboarding işlemi de aynı kolaylıkta ve hızla gerçekleştirilir. Hem personellerin hem de personel alımını gerçekleştiren uzmanların en konforlu şekilde bu süreçleri atlatmasını hedefleyen bu sistemleri Idenfit yazılımında bulabilirsiniz.
Bulut Tabanlı Yazılımlar ile Bordro Hesaplama
Aylık çalışma karşılığı çalışana ödenecek maaşta bulunan tüm kesintileri ve ek gelirleri ayrıntılarıyla gösteren yasal belgeler bordro olarak adlandırılır. Bordro içinde çalışılan gün sayısı, fazla mesailer, alınan ücretsiz izinler ve primler yer aldığı gibi çeşitli kesintiler ve sosyal yardımlar da bulunur. Vergiler ve sosyal yardımlar yılın belli zamanlarında değişiklik gösterebilir. Bordro hesaplama işlemi yapılırken mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi büyük önem taşır. Bu hesaplamalar sırasında yapılabilecek yanlışlıklar hak kayıplarına neden olabileceği gibi suç teşkil edebilir.
Bulut tabanlı insan kaynakları yazılımı sağladığı avantajlar arasında bordro hazırlamak gibi ağır iş yükü oluşturan işlemi oldukça kısa sürede gerçekleştirmek de bulunur. Fazla mesai, yemek ve yol yardımı ve puantaj hesaplama gibi işlemleri geleneksel yöntemlerle yapmak oldukça uzun sürerken yazılımlar ile yüzlerce çalışanın hesaplamaları kolayca yapılabilir. Özellikle bulut tabanlı sistemler her yerden rahatlıkla ulaşılabildiği ve şirket çalışanlarının sürece aktif şekilde dahil olmasına imkan verdiği için oluşabilecek hatalı uygulamalar da kolaylıkla düzeltilebilir.
