E-imza (mobil imza) son zamanlarda işletmelerin ihtiyaç duyduğu en büyük kolaylıklardan biri. İşletmelerde evrak işleri hiç bitmez biliyoruz. İş teklifi, iş sözleşmesi, BT politikaları, güvenlik politikaları, İK politikaları ve satış sözleşmeleri derken süreç içerisinde birçok evrakın muhabbına imzalı olarak gönderilmesi gerekir. Bu kadar çok evrakın kağıt şeklinde olması, dijitalde kayıt altına alınmasının ve arşivlenmesinin zaman gerektirmesi ve onay süreçlerinin uzun olması işletmelerin işini ciddi anlamda zorlaştırır. Tüm bu zahmetli imza süreçlerini kolaylaştırmak, daha hızlı ve güvenli yönetmek için işletmeler imza ve onay oluşumlarını elektronik ortama taşıyarak, mobil imza çözümlerine yöneliyorlar.
İK departmanları neden mobil imzaya ihtiyaç duyuyor?
Günümüzde insan kaynakları profesyonelleri yasal mevzuat gereği İK süreçlerinde zorlu ve yorucu bir bürokrasi yapısı ile uğraşmak zorundalar. Organizasyonlar yasalara uygun olarak işlemlerini yapmaya çalışırken aynı zamanda hızlı yada sıkça duymaya başladığımız bir kavram olan kurumsal çevikliğe sahip olmalılar. Fakat İK süreçlerinde geleneksel yöntemler bu hızı azaltmakla birlikte bunun ötesinde süreçte verimsizliğe neden oluyorlar.
İnsan kaynakları departmanları, bahsettiğimiz bu verimsiz düzeni değiştirmek, üretkenliği arttırmak, zamandan tasarruf etmek ve çalışan bağlılığı sağlayan bir şirket kültürü geliştirmek adına çalışanlarına da fayda sağlayan dijital dönüşüm stratejilerine ağırlık veriyorlar. Elbette bu dijital dönüşüm stratejileri her geçen gün daha da gelişiyor. Mobil imza da son zamanda işletmelerin işini en çok kolaylaştıran ve en çok talep gören dijital dönüşüm stratejilerinin biri.
İnsan kaynakları departmanları bahsettiğimiz gibi bir işletmede yasalarla ve evrak işleriyle en çok uğraşan departmanların başında geliyor. Bu durumda İK departmanlarının, şirkette sık sık çeşitli formlar ve sözleşmeler imzalamaları gerekiyor. Bu durum sadece İK profesyonellerini değil ayrıca çalışanları da etkiliyor. Bundan dolayı tüm işletmeyi bir anlamda etkileyen imza sürecini hızlı, yasal ve güvenilir bir şekilde yönetmek zorundalar. Elektronik imza bu noktada İK departmanlarının işini geleneksel yöntemlere göre çok daha fazla kolaylaştırıyor.
Peki e-imza ile insan kaynakları departmanları hangi belgeleri imzalayabilirler?
İnsan kaynakları hangi belgeleri e-imza (mobil imza) ile imzalayabilir?
E-imza (mobil imza) insan kaynaklarında işe alım sürecinden eğitim planlamaya, performans yönetiminden geri bildirime kadar geniş bir alanda imza ve onay süreçlerini hızlandırmak için kolaylıkla kullanılabilir.
İnsan kaynakları süreçlerinde İdenfit ile güvenli bir şekilde imzalayıp saklayabileceğiniz belge türlerinde herhangi bir sınırlama yoktur. Burada, mevcut İdenfit kullanıcılarının sıklıkla kullandığı İK belgelerine birkaç örnek veriyoruz. Şimdiden mobil imza özelliğimizle binlerce belgenin imzalanmasına yardımcı olduk!
İşe Alım Sürecinde İmzalanması Gereken Belgeler
- İş teklifi yazışmaları
- İş sözleşmeleri
- İş tanımları
- Kısıtlayıcı sözleşmeler
- İstihdam el kitabı
- İş hizmet şartları
- Gizlilik anlaşmaları
- Şirket emeklilik sözleşmeleri
- Sağlık sigortası
- Çalışan kişisel verileri, iletişim bilgileri
- Eşitlik ve kültürel çeşitlilik sözleşmesi
Sadece işe alımda değil İK’nın tüm doküman süreçlerinde e-imza HR Adminleri tarafından kullanılabilir. İdenfit e-imza ile aşağıda yer alan İK dökümanları da kolaylıkla imzalanabilir.
Genel İK politikaları ve prosedürleri
- Veri koruma ve gizlilik politikası
- İletişim ve BT politikaları
- Geçici işçi sözleşmeleri
- İzin talebi veya formları
- Şikayet politikaları
- Fikri mülkiyet politikası
- Sağlık ve güvenlik politikası
- Promosyon anlaşmaları
- Roller ve sorumluluk güncellemeleri
- Değerleme formları
- Hedef anlaşma formları
- Eğitim sertifikaları
- Prim anlaşmaları
- Zaman çizelgeleri
- Olay raporu formları
- Offboarding süreci
- Zimmet teslim formları
- Süresiz veya geçici işten çıkarma bildirimi
- Sözleşme sonu anlaşması / ayrılık bildirimi
E-imza (mobil imza) kullanmanın avantajları nelerdir?
E-imza kullanmanın en büyük avantajlarından biri iş akışlarında sağlanan hız ve pratikliktir. Onay gerektiren belgelerin postalanması ve aynı şekilde geri gönderilmesi oldukça zaman alan süreçlerdir. Elektronik imza zamandan tasarruf etmenizi, iş süreçlerinin sorunsuz akmasına yardımcı olur.
Mobil imza ayrıca evrakların dijital ortamda saklanmasını da oldukça kolaylaştırır. Islak imzalı belgelerin taranıp arşive eklenmesi zaman alan işlemlerdir. Ancak e-imzayla imzalanan dokümanların tüm dijital ayak izi takip edilebilir ve bu belgeler dijital ortamda korunabilir.
Mobil imza güvenilirdir. Zaman damgasına sahip her imza izlenebilir ve doğrulanabilir. E-imzanın takibini yapmak ıslak imzalara nazaran daha doğru ve hatasız sonuçlar verir.
E-imza yasal olarak güvenlidir ve bağlayıcılığı vardır. İdenfit üzerinden insan kaynakları departmanlarının e-imzayla imzaladıkları belgelerin yasal olarak bağlayıcı olmadığı konusunda endişelenmenize gerek yoktur. E-imza KVKK’ya uygundur. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre e-imza, ıslak imza ile eşdeğer olarak tanımlanmıştır. İdenfit de mevzuata uygun çalışmaktadır.
Tüm veriler elektronik imza sürecinde şifrelenir. Böylece veriler korunurken, dokümantasyonu da yalnızca istediğiniz kişiler görebilir. Bu noktada İdenfit ekibi de dahil olmak üzere, bizimle açıkça paylaşılmıyorsa, çalışanların hiçbir verisine erişilemez. İnsan kaynaklarının yönetiminde olan tüm veriler İdenfit üzerinde de %100 korunur.
İnsan kaynaklarını yönetirken neden İdenfit e-imza (mobil imza) özelliği?
- İnsan Kaynaklarını yönetirken İdenfit üzerinden e-imza özelliğini kullanabilirsiniz. Ekstra bir araç kullanmanıza ya da kurumla anlaşmanıza gerek kalmaz.
- KVKK’ya uygundur. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre elektronik imza, ıslak imza ile eşdeğer olarak tanımlanmıştır.
- E-imza posta yoluyla gerçekleşen ıslak imza sürecine göre çok daha hızlı ve daha düşük maliyetlidir.
- E-imza genellikle ıslak imzadan daha güvenilir bulunur. Çünkü dokümanların değişmez bütünlüğü korunur, kullanıcı kimlik bilgilerinin doğruluğu garanti edilir, hata payı daha azalır.