Covid 19 ya da daha çok bilinen adıyla koronavirüs hayatımıza girdiğinden beri, bu sıradışı süreçte işletmeler ve çalışanlar olarak iş süreçlerimizde oluşacak olan problemleri ve aksaklıkları nasıl en aza indiririz diye düşünmeye başladık. İşlerin sorunsuz ilerlemesinin yanında, konu çalışan ve insan olunca bunu nasıl ve hangi yöntemlerle yapmalıyız kısmı sorunun ana kaynağı haline geldi.
Günümüzde internet teknolojilerinin yaygınlaşması ve iyileştirilmiş altyapılar sayesinde çoğu işletmenin evden çalışma, dijital projeler, seminerler, online toplantılar & görüşmeler gibi yöntemlere geçtiğini görüyoruz. Bu çalışma yollarının daha çok kolaylık, hızlı iş bitirme veya bireysel bağımsızlık getirdiği düşünülse de zaman yönetimi ve çalışan motivasyonu üzerinde farklı etkiler oluşturduğu görülüyor.
Evden çalışmanın yanı sıra bugünlerde daha çok duyduğumuz uzaktan çalışmayla hayatımıza giren, işletmelerde dijital iletişim ve dijitalde ekip ruhunu korumak meselesi iş süreçlerimizin kilit noktası haline geldi. Aşağıdaki maddelerde işlerin aksamadan, çalışanların motivasyonlarını kaybetmeden evden çalışma sürecinin nasıl verimli atlatılabileceğini ve dijitalde ekip ruhunu korumak adına neler yapılabilir, maddeler halinde derlemeye çalıştık.
Dijital İletişimde Ekip Ruhunu Korumanın Yolları
Ekibinizden Beklentileriniz Net Olsun!
Evden çalışma modelinin sağladığı esnek çalışma programı, ofis ortamından uzak çalışanlar için işlerin sürdürülmesi açısından bir avantaj olarak görülebilir. Ancak bu esnekliğin getirdiği birtakım belirsizlikler, evden çalışmanın fazla mesailere sebebiyet vermesi, bu durumun ölçülememesi gibi sorunları da beraberinde getirmekte. Çalışanlarınızın belirli saatlerde, belirli işleri yapmalarını ya da bitirmelerini istiyorsanız, bu beklentiyi net bir şekilde belirtin.
Çalışanlarınızın ortak ve çevrimiçi olarak düzenleyeceğiniz bir takvimde yer almalarını teşvik edin. Farklı ülkelerle iş yapmak zorundaysanız saat farklarını ve müşteri ihtiyaçlarını daimi olarak kontrol edin. Departmanlar arasında, ekip toplantılarında çalışanlar arasında devamsızlık olduğunda bunun kontrol edildiğini çalışanlarınıza iletin. Zamanı iyi yönetin. Günü verimlilik döngülerine göre 15 dakika iş, 5 dakika mola olacak şekilde planlayın.
Çalışanlarınızla İletişimde Kalmak İçin Teknik Altyapı Sağlayın!
Başarılı bir ekip ruhu için işbirliği çok önemlidir ancak sizinle etkileşimde olamayan çalışanlarla etkili bir şekilde iletişim kuramazsınız. Ekibinizin, sürdürülebilir iş için teknik anlamda doğru araçlara ve imkanlara sahip olduğundan emin olun. Çalışanlara internet erişimlerinin sağlanması ya da şirket telefon hatlarının verilmesi gibi teknik altyapılar çalışanlarınızın iletişimde kalmalarını sürdürülebilir kılar.
Çalışanlarınızın evden çalıştıklarında kendilerini bir işin ya da projenin içine dahil hissetmeleri için düzenli check-in aramaları yaparak ya da toplantılar düzenleyerek konu hakkında bilgilenmelerini sağlayın. Aynı zamanda departmanlar arasında iletişimin daha kolay ve işlerin daha hızlı ilerlemesine izin veren anlık mesajlaşma, bildirim veya sohbet toollarının kullanımını teşvik edin.
Telefonla direkt olarak konuşmanın diğer tüm seçeneklerden daha etkili olduğu gözlenmiştir. Bu nedenle stres yaratan bir durum olduğunda, e-posta yerine duygularınızı da aktarabileceğiniz telefon konuşmaları daha etkili olacaktır. Ayrıca, işletmeler olarak bu süreci çağımızın getirdiği teknolojiler olan görüntülü aramalar ve online toplantılar gibi araçlara alışılması ve bu araçların pratikliğinin keşfedilmesi gibi konularda bir fırsat gibi görün.
Büyüme ve Gelişmeye Odaklanın!
Çalışanlarınızın ya da ekibinizin çok kaliteli becerilere sahip ya da alanlarında çok yetenekli olmaları maalesef büyümeye odaklanan işletmeler için yeterli değildir. Bu noktada çalışanlarınızın gelişmeye, rekabete ve meydan okumalara açık olması gerekiyor. Çalışanlarınızı uzaktan çalışırken motive edebilmek için, hem kişisel gelişimlerine hem de performans hedeflerine odaklanmalarını sağlayın.
Büyüme ve gelişmeye odaklanmak her zaman olduğunuzdan daha iyisi olabileceğiniz düşüncesini vurgulayan ve potansiyelinizi hep daha da arttırmak üzerine kurulu bir yaklaşımdır. Çalışanlarınızın ve ekibinizin işletmenize uzun vadede ne gibi fırsatlar getirebilecekleri ve kendilerini nasıl geliştirebilecekleri konusunda onlara yardımcı olun. Böylece sadece performanslarına değil potansiyellerine de odaklanarak hem işletmenizin hem de çalışanlarınızın gelişmesini destekleyin.
Tüm bunların yanında, büyüme ve gelişmeyi hızlandırmanın bir parçası da başarısızlıktan ders almak ve bunu bir öğrenme deneyimi olarak kabul etmektir. İşletmelerde yaşanan gelişmeyi durduran unsurlardan biri de genellikle iyi olduğumuz ve yeteneklerimizle örtüşen işlerde devamlı çalışmaktır. İşlerinde iyi olan ve rahatlıkla yapabildikleri işleri yapan çalışanlarınızın daha çok risk almasını sağlayarak yeteneklerini farklılaştırmalarını sağlayın.
Çalışma Saatlerini Değil Başarıları Yönetin!
İşin kendisini vurgulamak yerine çalışanları ortaya çıkacak olan başarı hikayesine yöneltmek gerekir. Bu hem ekibinizin başarılı ve gelişen bir yapıya dönüşmesini hem de motivasyonlarının yüksek kalmasını sağlar. Evden çalışırken kaç saat çalışıldığını, ortaya çıkan performanstan daha önemli saymak iş gücünü yönetmenin en az etkili yollarından biridir. Bunun yerine, çalışanlarınızın toplu ve bireysel performans hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını ölçün.
Hedefleri Görselleştirin!
Ekibiniz düzenli olarak birbiriyle iletişim kursa ya da işlerin sorunsuz şekilde yürümesi adına raporlamaları düzenli yapıyor olabilir. Ancak yine de istenilen hedefleri yakalamak için bir yol haritasına ihtiyaçları olacaktır. Hedefleri temsil eden bir görsel bir pano oluşturmak yararlıdır. Durum analizini de somutlaştırarak temel performans göstergelerini, öncelikleri ve ulaşılması gereken hedefi netleştirir.
Özellikle satış ekiplerinin kullandığı durum analizini, gidilmesi gereken yolu ve sayısal hedefleri gösteren tahta, pano ya da herhangi bir online dosya sistemi diğer tüm departmanlar için de ilgili oldukları hedefler için uygulanabilir. Panonun güncellemesini kişi bazında haftalık veya aylık olarak yapın. Ölçtüğünüz verileri görselleştirerek somut algı oluşturup, hedeflerinizi yansıttığından emin olun.
Teknolojiyi Sonuna Kadar Kullanın!
Teknolojinin gelişmesiyle uzaktan iletişim araçlarıyla bir ekip oluşturmak ve bağlantıda kalmak günümüzde çok kolay. Online işbirliklerini ve ekip çalışmasını destekleyen birçok yüksek kalitede çözüm sunan araçlar ya ücretsiz veya geleneksel yöntemlere oranlara oldukça maliyetsiz. Ekibinizin kullanımı için işletmenize en uygun ve kolay araçları seçerek teknolojiden sonuna kadar faydalanın.
Evden çalışanların e-posta, video konferans araçlarına, doğrudan mesajlaşma toollarına veya dosya paylaşıp indirmek için ortak platformlara ihtiyacı vardır. Çalışanlarınızın başarılı olması ve işlerini sürdürülebilir halde yapabilmeleri için ihtiyaç duydukları yazılımlara ulaşabildiklerinden emin olun. Bulut tabanlı Idenfit gibi yazılımlar kullanarak ekibinizin ihtiyacı olduğu dosyaya ya da bilgiye her yerden kolaylıkla ulaşmalarını sağlayın.
Dijitalde Ekibi Birarada Tutun!
Çalışanlarınızın fiziksel olarak bir araya gelmesini sağlayan ofis ortamı gibi ortak yerler olmadan dijitalde ekip ruhunu korumak için normalden biraz daha fazla çaba harcamak gerekir. Herkesin evden bireysel çalıştığı ve sadece iş için yapılan online toplantılardan oluşan günlük rutin dışında takımın sosyalleşmesi adına planlanmış çevrimiçi online aktiviteler düzenlenmesi ekip ruhunu korumak adına oldukça yararlıdır.
Gerçekleşen hedefleri paylaşmayı, elde edilen başarılarla ilgili duyurular yapmayı, kimi zaman güncel konular hakkında ekipçe konuşmayı günlük yönetim yaklaşımınızın bir parçası olarak kabul edin. Online yapılan mini quizler, yarışmalar, zaman zaman resmi olmayan sohbetlerde emoji kullanmak bile ekibiniz içinde farklı bir sinerji yaratabilir ve ekip iletişimini güçlendirebilir.
Ekibinizle Güven İnşa Edin!
Son noktada, sorumlulukları, beklentileri ve hedef tarihlerini belirledikten sonra, ekibinize güvenmelisiniz. Doğru araçların seçimi ve sağlanan altyapı desteğiyle bir araya gelen çalışan yetenekleri, ofis ortamında olmasa da işletmenize tahmin edilenden çok daha fazla yarar sağlayacaktır. Teknik altyapı ve işgücü yeteneklerini birbirine bağlayan ekip ruhu için ise hem kişisel, hem de departmanlar arası güven inşa edin.