İnsan Kaynakları Programları Hakkında Tüm Bilmeniz Gerekenler

İnsan kaynakları programları dijitalleşen şirketlerin odağında yer alıyor. Tüm organizasyonların en temel kaynağı olan insan kaynağını yöneten İKY departmanları, İKY yazılımlarıyla hız ve verimlilik kazanıyor.. Gereksiz evrak yükünü azaltmaktan yasal prosedürlere uygunluğa sayısız fayda sağlayan İKY programları çalışan bağlılığı konusunda da avantaj sağlıyor.

İKY programları hakkında detaylı bilgi sahibi olmak ve işletmeniz için en doğru İKY yazılımını seçmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm tüyolar sayfanın devamında sizi bekliyor. Hazırsanız, insan kaynakları yazılımı nedir sorusuyla keşfimiz başlasın!

Özet

İnsan Kaynakları Programı Nedir?

İnsan kaynakları programı, şirketlerin insan kaynakları  ve iş gücü yönetimi süreçlerini dijitalleştiren yazılım ve donanımlar bütünü olarak tanımlanıyor. İKY yazılımı seçimi, her işletmenin özgün teknoloji kullanımı ve stratejik hedefleri doğrultusunda farklılık gösteriyor. Bu nedenle, her şirketin İKY yazılımından bekledikleri ve ihtiyaçları farklılık gösteriyor. İKY programı seçiminde şirketler, kendilerine en uygun ve en yüksek faydayı sağlayacak çözümü bulmak istiyor. Bu yüzden, işletmelerin ihtiyaçlarına en uygun İKY yazılımını belirlemek için kapsamlı bir değerlendirme yapması gerekiyor.

Yenilikçi ve akıllı İKY çözümleri, şirketlerin insan kaynakları operasyonlarını verimli ve etkin bir şekilde yönetmelerini sağlıyor. Bu sayede, işletmeler stratejik hedeflerine ulaşma noktasında büyük bir adım atmış oluyor. 

İnsan kaynakları yazılımlarının temel özellikleri bir alt satırda sizi bekliyor!

 İnsan Kaynakları Programlarının Temel Özellikleri Nelerdir?

• Çalışanların kişisel ve mesleki bilgilerini merkezi bir veritabanında güvenli biçimde saklar.
• Aday takibi, mülakat planlama ve işe alım kararlarına destek sağlar.
• Çalışan performansını düzenli aralıklarla değerlendirerek düzenli geri bildirim imkanı sunar.
• Çalışanların maaş, bonus ve yan haklarını tek panelde yönetme imkanı tanır. Ayrıca bu konularda otomatik hesaplamalar yapar.
• Çalışanların kariyer gelişimine yönelik eğitim programlarına dair kayıt ve takip kolaylığı sağlar.
• Çalışanların çalışma saatlerini, izinlerini ve devamsızlıklarını takip eder. Böylece pratik raporlama imkanı sunar.
• Yasal mevzuata uyum sağlamak için gerekli raporları hazırlar ve düzenler.
• Çalışanların kişisel bilgilerini güncellemelerine, maaş bordrolarını görüntülemelerine ve izin taleplerinde bulunmalarına imkan tanır.

İKY Programları Hangi Avantajları Sağlar?

Uygulamalara Göre Pazar Büyüklüğü, Payı ve Sektör Trendleri Analiz Raporu’na göre İKY yazılımı pazarı büyümesini istikrarlı biçimde sürdürüyor. Aynı raporda yer alan verilere göre 2031 yılına kadar pazar büyümesinin multimilyon ABD Dolarına ulaşması öngörülüyor. Yani anlayacağınız insan kaynakları programları geleceğin insan kaynakları yönetiminde rolünü sağlamlaştırıyor. Peki, İKY programları hangi alanlarda fayda sağlıyor? İnsan kaynakları programlarının sunduğu avantajlarla tanışmaya hazırsanız, hız kesmeden keşfimize devam ediyoruz.

Evrak Yükünden Kurtulma ve Maliyet Verimliliği

İşletmelerin büyümesiyle birlikte artan bilgi yükünü yönetmek, İnsan Kaynakları departmanlarının en büyük zorlukları arasında yer alıyor. Bulut tabanlı İKY yazılımları sayesinde İK süreçleri hem zaman hem de emek tasarrufu sağlayacak şekilde optimize edilebiliyor. Üstelik İKY profesyonellerinin geleneksel evrak yükünden kurtulmasının önü açılıyor. Bu yazılımlar, bilgileri güvenli bir şekilde bulutta saklıyor. Böylece bu verileri internet erişimi olan her yerden kolayca erişilebilir hale getiriyor.

Dijital İKY yazılımları, maliyet verimliliği ve zaman tasarrufu sağlamalarıyla biliniyor. İK yazılımları, şirketlerin daha etkin ve verimli çalışmasını sağlayarak iş süreçlerinde devrim yaratıyor.

Geri Bildirim ve İşbirliğini Destekleme 

İK yazılımları, geri bildirim modülleri aracılığıyla ekip ruhunu pekiştiriyor. Ayrıca işletme kültürünü geliştirmek için anketler düzenleyerek bu sürece pratiklik katıyor. Sonuç olarak, işletmeler çalışan katılımını artırıyor ve çalışan performansını daha detaylı analiz etme fırsatı buluyor. Dijital insan kaynakları araçları, departmanlar arası işbirliğini kolaylaştırarak iletişimi güçlendiriyor. Böylece, çalışan verimliliğini artıran güçlü bir işbirliği ve iletişim ortamı yaratıyor. İK modülleri, çalışanların diğer bireylerle iletişim kurmak için ihtiyaç duydukları iletişim bilgilerine hızlıca erişimlerini sağlıyor. Bu sayede departmanlar arası iletişim ve işbirliği güçleniyor.

Her işletme yöneticisinin ideali olan departmanlar ve çalışanların uyum içinde çalışması, İK yazılımı sayesinde daha erişilebilir bir hedef haline geliyor. İK yazılımları, her belgenin kaydını tutuyor. Dolayısıyla olası anlaşmazlıklarda, çalışanın bir bilgiyi bilip bilmediğini veya okuyup okumadığını belirleyebiliyor. Bu, çatışma ve anlaşmazlık durumlarında önemli bir referans noktası sağlıyor.

Hızlı Erişim ve Güvenli Veri Sağlama

Dijital İKY yönetiminde veriye hızlı erişimin mümkün olması ciddi avantajlar sağlıyor. Veriler farklı yerlerde değil, bulut tabanlı yazılım sayesinde tek bir yerde depolanıyor. Böylece insan kaynakları süreçleri içerisinde ihtiyaç duyulan bilgiye veya dosyaya anında birkaç tıklama ile ulaşılabiliyor. Tüm İK yöneticileri ve İK departmanları için şirket içerisindeki verileri gizli ve güvende tutmak önem taşıyor. Bu nedenle günümüzde dijital insan kaynakları yazılımları bu düşünceler dikkate alınarak tasarlanıyor. SaaS tabanlı İK çözümleri sayesinde şirket verileri üst düzey siber güvenlik önlemleri ile korunuyor. Güvenlik duvarları ile veriler şifreleniyor ve gizliliği göz önünde tutularak güvenle depolanıyor.

Veri kaybı şirketler için fazlasıyla büyük felaketlere yol açabiliyor. Bulut tabanlı İK yazılımları ise şirketlerin veri ihlallerine veya diğer siber saldırılara karşı sığınabileceği güvenli bir liman rolü üstleniyor. Bu nedenle de artık şirketler verilerini kağıtlarda veya sabit sürücülerde saklamak yerine bulutta saklamayı tercih ediyor.. Bulutta veriler kolayca yedeklenebiliyor. Ayrıca herhangi bir veri kaybında ise hemen geri yüklenebiliyor.

İnsan Kaynakları Yazılımları ve Çeşitleri

İnsan kaynakları yönetimi ile ilgili piyasada çok çeşitli İK yazılım çeşitleri bulunur. Bu nedenle bu alanda rekabet oldukça yüksek olduğundan işletmeler yazılım tercihlerinde zorlanırlar. Burada yöneticiler için önemli olan, işletmenin beklentilerine ve hedeflerine en uygun olan insan kaynakları yazılımını tercih etmektir. Yazılımlar bütüncül insan kaynakları çözümlerinin yanında sistemsel veya yalnızca yasal gerekliliklere uygun olarak da çözümler sunabilir.

Peki insan kaynaklarında yer alan başlıca yazılım türleri nelerdir?

İşe Alım

İşe alım sürecini oluşturan tüm kademeli işlemler, işe alım modülüyle gerçekleştirilebilir. Açık pozisyonların belirlenmesi, özgeçmiş havuzlarının oluşturulması, özgeçmişlerin hangi kanal aracılığıyla ulaştığı, hangi departmanların işe alıma ihtiyaç duyduğu, olumlu olanlarla sürece devam edilmesi ve olumsuz olan adayların ise kara listeye alınması gibi süreçler işe alım modülü içerisinde yer alır.

İş Gücü Yönetimi 

İş gücü yönetimi yazılımı yani PDKS ve puantaj yazılımları sayesinde çalışanların ücretli veya ücretsiz, hastalık, evlilik gibi izinleri kolayca yönetilebilir. Ayrıca çalışanların çalışma saatleri planlanabilir, fazla mesaileri ise pratik şekilde hesaplanabilir. Özetle işletme içindeki zaman ve izinlerin yönetimi iş gücü yönetimi modülü sayesinde sağlıklı şekilde yürütülebilir.

Performans

Geleneksel yöntemlerden farklı şekilde performans değerlendirmeyi periyodik olarak KPI ile ölçme ve 360 derece performans değerlendirme imkanı sunar. Hedef ve yetkinliklerin periyodik değerlendirilmesi sonucunda veriye dayalı tutarlı planlamalar yapılabilir.

Eğitim

İnsan kaynakları yazılımı içerisindeki eğitim modülü ile çalışanlar için eğitimler organize edilebilir. Ayrıca sisteme eğitim materyalleri atanabilir. Aynı şekilde yeni işe alımı yapılmış çalışanlar için eğitim adımları tanımlanabilir. Bu sayede şirket kültürü pekiştirilirken oryantasyon adımı pratik şekilde tamamlanabilir.

Maaş Bordrosu (Payroll)

Maaş bordrosu modülü, çalışanların maaş hesaplamalarını, vergi ve diğer kesintileri otomatik olarak yönetir. Böylece maaş dönemleri, ek ödemeler, bonuslar düzenli ve hatasız bir şekilde sisteme işlenir. Ayrıca, bu modül, finansal raporlama ve yasal düzenlemelere uyumluluk açısından kritik öneme sahiptir.

Özlük Dosyası Yönetimi

Özlük dosyası yönetimi modülü, çalışanların kişisel bilgilerini, iş başlangıç tarihlerini, eğitim geçmişlerini ve iş kariyerleriyle ilgili tüm belgeleri kapsamlı bir şekilde saklar. Bu modül, İKY departmanlarının çalışan bilgilerine kolay ve güvenli bir şekilde erişim sağlamasına olanak tanır. Ayrıca yasal düzenlemelere uygun şekilde arşivleme işlemlerini kolaylaştırır.

İzin Yönetimi

İzin yönetimi modülü, çalışanların izin haklarını, kullanılan ve kalan izin günlerini takip eder. Bu modül ayrıca, hastalık, yıllık izin, ebeveyn izni gibi çeşitli izin türlerini destekler ve yönetir. Ayrıca izin onayları ve izin dönemlerinin yönetilmesi bu modül üzerinden gerçekleştirilir. Dolayısıyla iş gücü planlaması daha sistemli ve verimli hale getirilir.

Evraklar Modülü

Veri toplama ve analiz işlemlerinin takibi ve yasal zorunluluklara uyum noktasında insan kaynakları departmanının stratejik kararlar almasına yardımcı olur. Bu modül sayesinde çalışanlarınızın resmi evraklarını güvenle saklayabilirsiniz. Kişilere özel, yeni evrak tipi oluşturabilirsiniz. Ayrıca idenfit evraklar modülüyle belgelerinizi dijital  imza ile imzalayabilirsiniz.

Geri Bildirim

Çalışan katılımı ve geri bildirim modülü, çalışanların şirket içi etkinliklere katılımını artırır vedüzenli geri bildirim kültürü sağlar. Anketler, memnuniyet ölçümleri ve diğer etkileşim araçları ile çalışan bağlılığını ve memnuniyetini izler. Böylece İKY profesyonelleri için  iyileştirme alanlarını belirler.

İnsan Kaynakları Programları Neden Önemlidir?

İnsan kaynakları yazılımları, iş gücünü güçlendirirken İKY profesyonellerinin yönetimsel yükünü hafifletiyor. Böylece çalışan yönetim stratejilerini iyileştiriyor. Ayrıca, temel İK verilerini tek bir yerde topluyor. Dolayısıyla çalışanlarla olan iletişimi artırıyor. Çalışan bağlılığı konusunda da önemli avantajlar sağlayan İKY programlarının sunduğu diğer avantajlar bu şekilde sıralanıyor:

• Çalışanlar, işe katılım, izin talepleri gibi işlemleri kendi başlarına yönetebilir. Böylece İKY departmanına olan bağımlılıklarını azaltır.
• İKY yazılımı, tekrarlanan, yorucu işleri sona erdirir. Ayrıca İKY süreçlerini dijitalleştirerek kağıt işlerini azaltır.
• Çalışanların performansını ve eğitim ihtiyaçlarını analiz eder. Böylece nokta atışı gelişim fırsatları sunar.
• Çalışan bilgilerini güvenli bir şekilde saklar ve yönetir. Böylece veri kaybı ve uyum sorunlarını önler.
• Dahili mesaj sistemleri ve mobil uygulamalar aracılığıyla çalışanlar arası iletişimi ve işbirliğini kolaylaştırır.

İnsan Kaynakları Programı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

İnsan kaynakları programı seçimi, işletmelerin iş gücü yönetimini optimize etme ve çalışan memnuniyetini artırma potansiyellerini belirleyen kritik bir süreçtir. Etkili bir İK yazılımı, idari yükü azaltırken, aynı zamanda çalışanların gelişimine ve işletmenin genel verimliliğine katkı sağlar. İşte bu nedenle, doğru insan kaynakları programını seçerken dikkate almanız gereken bazı faktörler bulunmaktadır. İnsan kaynakları yazılımı seçerken dikkate alınması gereken başlıca faktörler bu şekilde sıralanır:

• Yazılımın, kullanıcı dostu ekran ve arayüzlere sahip olması.
• İşletmenizin ihtiyaçlarına uygun özelleştirme imkanı sunabilmesi.
• Mevcut sistemlerle ve uygulamalarla sorunsuz entegrasyon sağlaması.
• Bütçenize uygun fiyatlandırma imkanı sunması.
• Kapsamlı teknik destek ve kullanıcı eğitimi sunması.
• Veri güvenliği ve gizliliğini koruyacak güçlü güvenlik protokollerine sahip olması.
• İşletmenizin büyüme ihtiyaçlarına uyum sağlayabilecek vizyonda olması.

İnsan Kaynakları Yazılımlarında Güvenlik ve Gizlilik Nasıl Sağlanır?

Bulut tabanlı insan kaynakları yazılımları, gelişmiş şifreleme teknikleri ve sürekli güncellenen güvenlik protokolleri ile işletmelerin çalışan verilerini korur. Bu sistemler, yetkilendirme ve erişim kontrol mekanizmaları ile veri sızıntılarını önlerken, düzenli güvenlik denetimleri ve uyumluluk kontrolleriyle de en yüksek standartlarda güvenliği garanti eder. Yedekleme özelliği sayesinde bir sunucuya zarar gelse dahi diğer sunucu devreye girer. Böylece verileriniz daima güvenle saklanır.  Ayrıca bulut tabanlı yazılımlar kurulum, sunucu maliyeti ya da veri tabanı ya da lisans yatırımı gerektirmez.

idenfit İnsan Kaynakları Programı Nasıl Avantajlar Sunar?

İdenfit, tüm İK süreçlerinizi tek bir arayüz üzerinden yönetmenizi sağlayan, entegre, kullanıcı dostu ve esnek özellikler sunan bir platformdur.  Yeni nesil insan kaynakları ve iş gücü yazılımı idenfit, modüler yapısı sayesinde farklı programlar ile kolaylıkla bir bütün haline gelir.  Kullanıcı dostu arayüzü ile iletişimi basitleştirir. Ayrıca verimliliği sürekli kılma, iş yükünü azaltma gibi hedefler doğrultusunda tasarlanmıştır. İşletmeler, idenfit sayesinde çalışanlarının performansını ve iş güçlerini düzenli olarak izler.

idenfit insan kaynakları ve iş gücü yönetimi yazılımı hakkında daha detaylı bilgi sahibi olmaya ne dersiniz? Eğer insan kaynakları süreçlerinizi dijitale taşımak istiyorsanız, formu doldurun. idenfit ile insan kaynakları yönetiminde hız ve verimliliği deneyimleyin!

Sonuç

İnsan kaynakları yazılımları, işletmelerin verimliliğini ve operasyonel performansını maksimize etmelerinde kritik bir rol oynamaktadır. İK yazılımları, çalışan katılımını ve bağlılığını artırarak iş yerinde daha pozitif bir atmosfer yaratılmasına yardımcı olur. Her işletmenin benzersiz ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilen bu programlar, gelecekteki İK trendlerini de şekillendirmektedir. 

Sürekli geliştirilen insan kaynakları programları, modern iş dünyasının temel taşlarından biri olarak kabul edilmelidir. Dolayısıyla sektörlerinde rekabet avantajı yakalamak isteyen tüm işletmeler İKY süreçlerini dijitalleştirmek için zaman kaybetmeden harekete geçmelidir.

Sık Sorulan Sorular