Çeviklik (agile) kavramı kurumsal literatürde son yıllarda sık sık karşılaştığımız bir kavram. Çeviklik deyince hepimizin aklına hızlı olmak, farkında olup harekete geçmek gibi basit tanımlar gelebilir. Ancak kurumsal çeviklik hızlı karar alabilmenin çok ötesinde bir kavram.
Çeviklik Nedir?
Son 30 yıldır dünyamız inanılmaz bir hızla değişiyor. Teknoloji artık hayatımızın her alanında. Tek tuşla yemek siparişi veriyor ya da istediğimiz her şeye uygulamalar sayesinde kısa sürede ulaşabiliyoruz. Mobil ve hareket halindeyken tüm hayatımızı telefonumuzdan yönetebiliyoruz. Bu hızda zamanı yönetme biçimimiz daha da önemlisi zamanı algılama biçimimiz değişti. Çoğumuz artık istediği her şeyin “hemen” olmasını istiyor. Bu toplumsal değişimde yavaş kalan şirketlere müşteri olarak tahammül gösteremiyoruz. Sonuçta şirketler de daha dinamik bir yapıya dönüşmek zorunda kalıyor. Çeviklik kavramı da bu değişimde yer alan tüm iş yapma şeklini oluşturan değerler ve prensipler olarak açıklanabilir.
Çeviklik kavramını oluşturan değer ve prensipleri incelediğimizde, çeviklik dönüşümünü gerçekleştiren şirketlerin şu ortak özelliklere sahip olduğunu görüyoruz:
- Müşteri odaklı olmaları,
- Belirsizliklere uyum sağlamaları,
- Hızlı karar alabilmeleri,
- Teknolojik altyapılarının sağlam olması,
- Çıktı odaklı olmaları,
- Ekipleri sorumluluk almaya teşvik etmeleri.
İnsan Kaynakları Yönetiminde Çeviklik
Peki kurumsal çeviklik kavramının, organizasyonel değişimlerin yöneticisi konumunda bulunan insan kaynaklarındaki etkisi nedir?
Çeviklik; değerlerin, davranışların ve yeteneklerin içselleştirilmesi yanında iş yapış şekillerindeki değişikliklerin benimsenmesi ile de ilgilidir. Bu iş yapış şekillerindeki dönüşümlere baktığımızda insan kaynakları departmanlarına büyük görevler düşmektedir.
Kurum kültürünü oluşturan ve bu kültürün uygulanmasını sağlayan, genelde iş tanımlarını ve ekipleri oluşturan departman insan kaynakları departmanıdır. Bunun yanında ekipler arası iletişim, eğitim, hiyerarşi ve karar merci gibi konularda çalışanları yönlendiren yine İK departmanıdır.
İK Departmanları Çevik Bir Organizasyon İçin Neler Yapabilir?
İK departmanları organizasyonlarda çevik bir yapı oluşturmak için şu uygulamalardan faydalanabilirler:
- Çevik olan şirketler geleneksel yapıya sahip şirketlere nazaran hata yapmaya ve yapılan hataları öğrenme yolunda tolere etmeye daha yatkındır. Bu nedenle başarısızlıkları deneyim olarak görürler. İK departmanları bu noktada gerekli departmanlarda eğitim düzenleyerek ya da mentor değişikliğine giderek öğrenme sürecini daha yararlı hale getirebilirler.
- Çevik bir organizasyon kültürünü benimseyen şirketlerde iş dağılımı, görev, yetkinlikler ve hedefler şeffaftır. Kimin ne iş yaptığı açıktır. Dolayısıyla performans değerlendirmesinin de buna paralel efektif olması beklenir. İnsan kaynakları departmanı bu noktada geleneksel ve amaca hizmet etmeyen puanlama sistemleri yerine daha interaktif, yüz yüze, çalışanın da kendini ifade edebileceği bir gerçek zamanlı geri bildirim yada 360 derece performans değerlendirme yöntemi uygulayabilir. Böyle bir sistem çalışanlar için daha şeffaf ve açık olup, çözüm odaklı olduğundan kariyer ve performans gelişimlerini de destekleyici olacaktır.
- Çevik şirketlerde kararlar önceliklendirme ve kısa vadeli, hızlı aksiyonlar şeklinde alınır. Bu şekilde hızlı karar almayı destekleyen yatay bir hiyerarşi mevcuttur. Ekiplerde iletişim önemlidir. Bu nedenle çevik şirketlerde silolar yerine daha çok herkesin katılım sağladığı otonom yapılar görülür. İnsan kaynakları departmanları kendi kendini yöneten, hızlı karar alabilen ve müşteri ihtiyacına daha hızlı cevap verebilen bu tarz ekip oluşumlarını, Kanban sistemi gibi şeffaf ve öncelik sırasını detaylı şekilde gösteren araçlarla destekleyebilir.
- Çevik şirketlerde müşteri odaklılık esastır. İşin başından sonuna kadar tüm sürece dahil olunur ve süreç karşılıklı geri bildirimler ile yürütülür.
- Çevik şirketlerde çalışanların değişimlere ve krizlere uyum oranları yüksek ve sorunlara daha yaratıcı yaklaştıkları belirtilmiştir. İnsan kaynakları bu noktada iş yerinde bireyselliği ve tek başına çalışmayı teşvik yerine bütünlüğe, uyuma, işbirliğine odaklanan bir süreç tasarlayabilir. Ortak çalışmaya dayalı ilişkiler, ilham vermek / mentorluk ve işe dahil etmek gibi uygulamalar bu sürecin parçasıdır.
- Çeviklik kapsamında ürün veya hizmetin piyasaya veya müşteriye daha kısa sürede ulaşması, müşteri memnuniyetinin hızlı çözümlerle sağlanması, olumlu kurumsal çıktıların çalışan bağlılığını artırması gibi unsurlar kurumların finansal tablolarını ve kurum imajını da pozitif yönde etkiler.
- Yukarıda bahsedilen, çeviklik kavramına ait değer ve prensipler şirketleri hep daha iyiye, daha hızlıya ve daha güçlüye giden dönüşümlere hazırlar.
İK’nın Alt Departmanlarında Çeviklik Uygulamalarında Dikkat Edilmesi Gerekenler
İşe Alım Sürecinde
- Geleneksel işe alım kriterlerini gözden geçirin, gerekirse iş tanımlarını ve rolleri yeniden tanımlayın,
- Kalifiye ve işe uygun adayları filtreleyin,
- İK departmanının özellikle işe alım ekibinin çalışan adaylarına markayı temsil ettiğini unutmayın,
- İşe alım sürecinde teknolojiden ve İK yazılımlarından faydalanın,
- Beklentilerinizi net olarak belirleyin,
- İşe alım sürecinde ve işe yerleştirmede yeni çalışanlara “Onboarding” sistemiyle organizasyona uyum sürecinde yardımcı olun.
Eğitim ve Geliştirme Sürecinde
- Tek taraflı bir eğitim yerine katılımcı ve interaktif bir eğitim sistemi kurun, teoriden çok deneyimden öğrenin,
- Öğrenme yolunda hataları tolere edin,
- Geri bildirimin gücünden yararlanın,
- Gerekli departmanlarda eğitime ya da mentorluğa ekiple birlikte karar verin ve eğitim planında çalışan sorunlarını ve ihtiyaçlarını gözetin,
- İçsel motivasyon için kişisel heves ve hedefleri dinleyin.
Performans Değerlendirme Sürecinde
- Geleneksel performans değerlendirme yerine şeffaf, net ve adil bir değerlendirme sistemini ekibi de sürece dahil ederek oluşturun,
- Adil olmayan, kötü niyetli puanlama ya da değerlendirmelere karşı sisteminizi güçlendirin,
- Ödül ve ücret yönetimini motivasyon için yeniden kurgulayın, herkese aynı ödül modelini uygulamayın.
- İşyerinde başarının ekip başarısı olduğunu ve bunun bireysel başarıyı gölgelemediğini örgüt kültüründe benimsetin.
İK Analitiği ve Veri Analizi Sürecinde
- Verileri değerlendirmek için sağlam teknolojik altyapılar kurun ve güvenilir İK yazılımlarından faydalanın,
- Veri analizi yaparken ve verileri değerlendirirken alanında uzman kişilerden yararlanın,
- Performansa dayalı ücretlendirme, iş gücü kaybı, turnover oranı, personel verimliliği, eğitim ve geliştirme yatırımlarının iyileştirilmesi, gereksiz fazla mesai harcamaları gibi tüm konuları ölçülebilir ve analiz yapılabilir bir sistem dahilinde kurgulayın.
- Sonuçları ekiple paylaşın.