Stratejik Yönetimde Benchmarking

Şirketlerdeki stratejik yönetimin etkinliğinin artması konusunda benchmarking kavramı önemli bir araç olarak kabul ediliyor. Global dünyada şirketlerin rekabetçi piyasada ayakta kalabilmek ve başarıya ulaşıp rakiplerinin önüne geçebilmek adına daha ucuz, daha kaliteli ve daha hızlı olması gerekebiliyor. Yani farklı yöntemler izlenerek diğerlerinden daha kaliteli bir ürünü hızlı şekilde üretip ucuza satma gerekliliği doğuyor. 

İşte bu amaca ulaşabilmek ve kaliteyi ucuza, hızlı bir şekilde sunabilmek adına uygulanan yöntemlerden bir tanesi de benchmarking yani kıyaslamadır. İşletmeler arası karşılaştırma şeklinde de açıklanabilen bu yönteme sıkça başvuruluyor. Aslında bu yaklaşım, küreselleşme sürecinde yaşanan yoğun rekabet ortamında ihtiyaç duyulan sürekli değişimin ve gelişimin de bir parçası olarak görülüyor.

Bilindiği üzere teknoloji ile beraber bilgiye erişmek kolaylaşırken müşteri beklentileri ciddi anlamda değişkenlik gösteriyor. Dolayısıyla sektörünün lideri olan bir şirket haline gelmek için en iyi uygulamalara ve stratejilere sahip olmak gerekiyor. Benchmarking kavramı; işletmelerin yapısına, üretim süreçlerine, organizasyon şemalarına ve kültürlerine uyarlanarak şirketin menfaatine olan en iyi sonucun alınması adına yardımcı oluyor.

Benchmarking Nedir?

Benchmarking kelimesi aslında örnek alınacak olan referans noktasının belirlenmesi anlamını taşıyor. Kavram olarak ise işletmelerin rekabet güçlerini yükseltmek adına başarılı performans sergileyen diğer işletmelerin iş yapma tekniklerini incelemek, bu teknikleri kendininkilerle kıyaslamak ve kıyaslama sonucundaki bilgileri işletme içerisinde hayata geçirmek olarak açıklanabiliyor. Kapsamlı bir süreci içeren kıyaslamada, farklı ekiplerden destek almak gerekebiliyor.

Kıyaslama uygulaması, iş yaşamında bunu uygulayan şirket için ciddi bir rekabet avantajı sağlıyor. Şirket içindeki aktivitelerin, proseslerin ya da metotların diğer şirketler ile karşılaştırılmasını kapsayan bir sürekli ölçüm yöntemi olan kıyaslama sayesinde sektörde daima önde ve öncü olmak kolaylaşıyor. Bu nedenle stratejik yönetim ve benchmarking birbirinden ayrılmaz iki kavram olarak karşımıza çıkıyor. 

Benchmarking İlkeleri

Kıyaslama konusunda başkaları hata yapıyor olsa dahi daima doğruyu yapma gerekliliği ilke olarak öne çıkıyor. Bu anlayış sayesinde şirketlerde açıklık, farklı fikirlere karşı anlayış ve gözlem becerisi hem gereklilik olarak görülüyor hem de sürekli teşvik ediliyor. Aynı zamanda ilke düzeyinde tüm süreçlerin yasallığına önem veriliyor. Dolayısıyla kıyaslama sürecinden önce ilkelere bağlılığı esas almak gerekiyor.

Benchmarking Uygulama Süreci

Benchmarking genel olarak 4 aşamadan oluşuyor. İlk aşamada planlama yer alıyor. Planlama sürecinde amaç; eksiklerin tespit edilmesi ve bu eksiklikleri iyileştirme konusunda hangi yoldan ilerlenmesi gerektiğinin cevabının bulunmasını içeriyor. O nedenle detaylı bir planlama çalışmasına ihtiyaç duyuluyor. Eğer bu aşamada eksiklik ya da hata olursa uygulamanın tamamına pürüzler çıkabiliyor ve uyarlama sürecinde sorun yaşanabiliyor.

İkinci aşamada ise örnek seçimi gerçekleşiyor. Bu noktada kıyaslama yapılacak olan ve çok iyi işleyen o kurumu seçmek gerekiyor. Bu noktada kurum belirlendikten sonra kurum ile iletişime geçiliyor ve işbirliğine gidiliyor. Sonrasında şirketin performans artıran uygulamaları şirkete adapte ediliyor. Başarılı sonuç almak ve sorunlarla karşılaşmamak adına bu aşamanın kuralına uygun yapılması gerekiyor.

Daha sonraki aşama ise analiz aşaması oluyor. Bu noktada gereken karşılaştırma analizleri yapılıyor. Analizler doğrultusunda veriler hazırlandıktan sonra ise bu doğrultuda çözüm önerileri geliştiriliyor. Son olarak da uygulama aşamasına geçiliyor. Uygulamada başarı için; üst yönetimin ilgili olması, çalışanların dahil olması, kıyaslamanın doğru yapılmış olması ve yeterli zamanın bulunması gerekiyor. Aksi takdirde başarısızlıkla sonuçlanabiliyor.

Benchmarking Analizi

Aynı faaliyet alanında bulunan iki rakibin belirli kriterler çerçevesinde çeşitli kıyaslamalarının yapılmasını ve ileriye dönük olarak stratejilerinin belirlenmesini kapsayan benchmarking uygulamasında analiz büyük bir önem taşıyor. Belirlenen kriterler çerçevesinde şirketlerin eksik yönleri tespit ediliyor ve SWOT analizleri yapılıyor. Bunun yanı sıra rakiplere göre avantajlar belirleniyor. Bütün bunlar şirketin yaşamına devam edebilmesi ve kalıcılığı açısından oldukça önemli.

Şirketlerin ayakta kalabilmesi ve değişen düzene ayak uydurabilmesi için belirli aralıklarla benchmarking analizi yaptırması gerekiyor. Kıyaslama uygulamasının analiz aşamasında bir başka hizmet sağlayıcı şirket ile çalışılabiliyor. Böylece rakiplere göre ne gibi artıların ve eksilerin bulunduğu belirleniyor, yapılması gerekenler analiz sonucuna göre şekillendiriliyor. Bu sayede şirketlerin hedeflerine ulaşması ve rekabet avantajı sağlaması kolaylaşıyor.

Benchmarking’in Amaçları

Kıyaslamanın en temel amacı elbette en iyi olmaktır. Bu doğrultuda ürünler, hizmetler ve uygulamalar, rakipler ya da endüstrideki önde gelen şirketlerle birlikte değerlendirilip kıyaslanıyor. Dolayısıyla benchmarking bir şirket gelişim sürecini tarif ediyor. Benchmarking gerçekleşebilmesi için belirlenen iki şirketin yöntemleri ve işlemleri konusundaki bilgilerini paylaşmaları ile alakalı olarak önceden anlaşmış olması gerekiyor.

Aralarında anlaşma yapmış olan her iyi şirket, bu uygulamanın neticesinde çeşitli kazançlar hedefliyor. Bir başka açıdan; yapılan bu çalışmadan kısa vadede yalnızca tek bir taraf avantajlı ayrılmıyor. Uzun vadede ise sektörün lideri olma konusu; şirketlerin uygulamanın üzerine neler koyduğuna ve nasıl bir gelişim izlediklerine göre değişiyor. Benchmarking yapmakla ilgili olarak şirketlerin amaçları şu şekilde sıralanabilir:

• Kuruluştaki hedefleri ve amaçları net bir şekilde saptamaya yardımcı olmak
• Amaç ve hedeflere ulaşabilmek için gerekli olan en iyi uygulamaları saptamak
• Uygulamaları, amaçları ve hedefleri geçerli bir hale getirebilmek
• Şirket kültüründe değişiklikler yapmak ya da mevcut şirket kültürünü güçlendirmek
• Şirketteki stratejik yönetime dair verimli içerikler elde edebilmek
• Şirket içerisindeki daha iyi sonuç veren uygulamaları açığa çıkarmak
• Şirket içerisindeki maliyetleri düşürebilmek
• Şirketteki çalışanların motivasyonunu artırmak ve performanslarını yükseltmek

Her şirket benchmarking uygulaması ile yukarıdaki amaçları taşıyor olsa da bazıları için bir amaç diğerinden daha değerli olabiliyor. Başka bir açıdan şirket, bu amaçlar arasında yalnızca bir tanesine de ihtiyaç duyabiliyor. Ancak detaylandırılmış ve kapsamlı bir şekilde çalışılmış bir uygulama, şirket bünyesindeki fark edilmemiş sorunları da ortaya çıkartıp düzeltilmesine yardımcı olabiliyor.

Benchmarking Merdiveni

Benchmarking merdiveni, işletmelerin başarıya ulaşabilmek adına teker teker çıkmaları gereken merdiven basamaklarını sembolize ediyor. İlk basamakta şirketi en iyi ile karşılaştırmak yer alıyor. Sonraki basamaklarda en iyiden öğrenme ve bu öğrenilenleri uygulama bulunuyor. Ancak bu aşamada kalmak basit bir taklitle sınırlı kalabiliyor. Dolayısıyla en üst basamağa ulaşmak için yeni hedefler koyma basamağına geçmek gerekiyor.

Hedeflerin ardından eyleme geçildiğinde rekabet avantajı yakalamak mümkün hale geliyor. Yakalanılan bu rekabet avantajı doğru şekilde değerlendirilirse ve doğru adımlar atılırsa son basamak olan sektör lideri olma basamağına ulaşmak mümkün oluyor. Benchmarking merdiveni; bir şirketin amacına ulaşabilmesi için izlenilmesi gereken yolları tarif ederken sürecin oldukça uzun olduğunu da açık bir şekilde gözler önüne seriyor.

Benchmarking Türleri

Benchmarking konusunda içsel benchmarking, rekabetçi benchmarking, işlevsel benchmarking ve özgün benchmarking olmak üzere dört adet tür bulunuyor. İçsel benchmarking uygulaması; örgüt içindeki özgün bir uygulamanın bir başka uygulamayla karşılaştırılmasını içeriyor. Ancak bu aşamada verimlilik uygulaması %10 civarında oluyor. Rekabetçi benchmarking ise şirket içerisindeki bir uygulamanın dolaysız rakiplerdeki bir uygulama ile karşılaştırılma sürecini kapsıyor.

Rekabetçi benchmarking aşamasındaki verimlilik %20 civarında oluyor. İşlevsel benchmarking ise bir uygulamanın içinde bulunulan sanayinin daha geniş bir alanındaki bir benzeri ile karşılaştırılması sürecini tarif ediyor. Bu aşamada verimlilik uygulaması %35 civarında seyrediyor. Son olarak özgün benchmarking, ilgisiz sanayiden karşılaştırma yapma sürecini tarif ederken aşamanın verimlilik uygulaması ise %35 ya da daha fazlası oluyor.