İnsan kaynaklarının işletmedeki fiziksel varlıkları korumak ve personeller arasındaki kullanımlarını takip etmek ile ilgili olan görevleri zimmet yönetimi ile ilgilidir. Zimmet yönetimi kurumun sahip olduğu tüm varlıkların en etkili şekilde dağıtılmasını, doğru aracın doğru personele iletilmesini ve sonrasında araçların hasarsız şekilde geri alınmasını amaçlar. Araçlar çalışanlara zimmetlenirken çalışanın verimliliğini arttırmak amaçlanır.
İşletmenin sahip olduğu varlıkların korunması, bakımlarının yapılması ve doğru çalışana verilmesi işlemi birçok aşıdan karmaşık bir süreçtir. Envantere kayıtlı olan telefonlar, bilgisayarlar, arabalar, fotoğraf makineleri ya da tabletler gibi farklı boyutlar ve işlevlere sahip araçlar, uygun birimlere yönlendirilir. Zimmet takibi ise çalışanlara verilmiş olan tüm unsurların takip edilmesini içerir.
Araçların yaptığı kilometre, telefonlara gelen faturalar ya da çalışana verilmiş evin bakım masrafları, zimmetlerin yönetimi ve takibi kapsamından değerlendirilebilir. Ancak özellikle kalabalık personel nüfusuna sahip işletmelerde bu takip işlemini geleneksel yöntemlerle yapmak bir hayli zaman alır. Bu nedenle insan kaynakları departmanları takiplerini bulut tabanlı sistemler aracılığıyla yaparak hem zaman kazanır hem de iş yükünü hafifletir.
Değişken Yapılar ve Zimmet Yönetimi
“Zimmet yönetimi nedir?” sorusu çalışanlar ile şirket varlıklarını en etkili şekilde eşleştirmek olarak cevaplanabilir ancak bu eşleştirme her zaman kolayca gerçekleşmez. Hem personellerin yoğunluğu hem de var olan demirbaşların envanterinin tutulması zimmet ataması yapmayı zannedildiğinden daha zorlu bir süreç haline getirir. Demirbaşların listelenmesi, bakımları ve yeni demirbaşların alınması da sürecin bir başka boyutudur.
Personele verilecek olan telefonun, ihtiyacı tam olarak karşılıyor olması işlemin doğru yapıldığın göstergesidir. Yoğun bir şekilde aramalar yapan, müşterilerle hem mailler hem de mesajlar aracılığıyla iletişimde olması gereken bir personele zimmetlenecek telefonun tüm bu yoğunluğu taşıyabilecek nitelikte olması beklenir. Bu durumda insan kaynakları çalışan ihtiyaçları ile firma ihtiyaçlarını değerlendirerek demirbaşların dağılımını kontrol altına alır.
Bulut Tabanlı Yazılımlarla Zimmet Yönetimi
Bulut tabanlı sistemler insan kaynaklarına sunduğu kolaylıklar arasında zimmet yönetimi modülünü de ekler. Bu modülle sahip olunan demirbaşların envanteri rahatlıkla kontrol altında tutulurken personellere zimmetlenen unsurlar da takip edilebilir. Zimmet takibi kolaylaşırken personele atanan, alınan yeni zimmetlerin eklenip çıkartılması oldukça kısa süre içinde gerçekleştirilebilir. Üstelik varlıkların fiziksel durumları ve alınması gereken aksiyonlar rahatlıkla görülebilir.
Garanti süreleri, yapılan ve yapılması gereken bakımlar yazılımlar aracılığıyla takip edilebilir. Varlıklar ile ilgili yapılması gereken bir işlemle ilgili durumlar otomatik olarak yetkili kişilere iletilebilir. Aynı şekilde varlıkların veriliş tarihleri ve geri alınması gereken tarihler sisteme işlenebilir. Demirbaşın durumu ile ilgili notlar sisteme kayıt edilerek zimmetleme sırasında dikkat edilmesi gereken unsurlar sürekli göz önünde bulundurulabilir.
Envanter takibi de yazılımlarla kısa sürede gerçekleştirilebilen işlemler arasında yer alır. Bu işlem şirketin sahip olduğu tüm araç gereçleri, kullanım durumlarını net bir şekilde görmek için hayati önem taşır. Envanter dökümleri yıl içinde kontrol edilerek demirbaşlara yapılacak yatırımların yönetilmesi sağlanır. Hangi demirbaşların bakıma ve onarıma ihtiyaç duyduğu da yazılımlar sayesinde kolaylıkla takip edilir.
Demirbaş Takibi ve Online Zimmet Yönetimi
Etkili bir insan kaynakları yönetimi, çalışanların onlardan beklenen performansı gösterebilmesi için ihtiyaç duyduğu ortamı eksiksiz şekilde yaratmayı amaç edinir. Bu bağlamda çalışanların işini kolaylaştıracak, onları mutlu edecek, çalışma isteklerini arttıracak tüm yatırımlar insan kaynaklarına artı bir değer kazandırır. Şirketin sahip olduğu demirbaşların etkin bir şekilde dağıtılması ve kontrolü ise üretim sürecine büyük etki eder.
Modern çağın dijital dünyasında yer alan her şey gibi insan kaynakları da karşılaştığı problemlere olabildiğince hızlı yanıt vermelidir. Bu yüzden personellere zimmetlenen eşyalarla ilgili herhangi bir problem zamandan ve mekandan bağımsız olarak hızlıca cevaplanmalı mümkün olan en kısa yoldan çözümlenmelidir. Bulut tabanlı, gelişmiş yazılımlar insan kaynakları uzmanlarına işte bu özgürlüğü ve hızı sunar.
Bu noktada Idenfit insan kaynakları yazılımı sunduğu zimmet yönetimi modülüyle demirbaşların veriliş tarihleri ve geri alınması gereken tarihler sisteme girilebilir. Demirbaşların geri teslim edildiği tarihler de ayrıca sisteme işlenebilir. Zamanı geçen zimmet listesi için sistem üzerinden “teslim edilmedi” şeklinde hatırlatma bildirimi gönderilebilir ve takipleri sağlanabilir. Zimmet atanan kişi ve tarihler üzerinden raporlama alınabilir.
Bulut tabanlı sistemlerin diğer bir avantajı da internet erişimi olan her yerden hızlıca ulaşılarak sorun tespit edilip çözüme ulaştırılabilir. Demirbaş takibi yapılabilir, atamalar ya da geri almalar basitçe gerçekleştirilebilir. Personelin yaşadığı krize günün her saatinde kolaylıkla müdahale edilebilir. İnsan kaynakları ekibi yazılımı etkili bir şekilde kullanarak envanterde yer alan ürünlerin durumları hakkında bilgi sahibi olabilir.
Yazılımlar ve Demirbaş Yönetimi
Kurumların tam potansiyeli ile çalışabilmesi, sahip olduğu personellerle beraber tüm kaynaklarının etkili şekilde kullanılması ile mümkündür. Hem demirbaşların yönetimi, hem kullanımı hem de takibi için yazılım desteği almak insan kaynaklarını yoğun bir iş yükünden kurtarır. Özellikle büyük ölçekli işletmelerin sahip olduğu demirbaşların listelenmesi ve takibi ancak bir yazılım aracılığı ile olanaklı hale gelir.
Kurumlar için çok önemli bir konu olan demirbaşların takibi gerek zaman yönetimi gerekse insan kaynağı gereksinimi açısından oldukça zorlu bir süreçtir. Şirketlerin sermayelerinin önemli kısmını oluşturan demirbaşların takip edilmesi şirketin varlıklarının kontrolü için çok önemlidir. Ancak yazılım olmaksızın şirketin ve şirkete bağlı organların sahip olduğu demirbaşları listelemek ve yönetmek büyük bir iş yükü doğurur.
Zimmet Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler
Zimmetlenen eşyaların doğru şekilde kullanılması, belirlenen sürede teslim edilmesi ve hasarsızlıkları verimlilik açısından büyük önem taşır. Sahip olunan varlıkların etkili şekilde kullanılmasını hedefleyen insan kaynakları uzmanları, zimmetlenen eşyaların takibini hatasız ve hızlı şekilde gerçekleştirmelidir. Demirbaşların durumu, yapılması gereken bakımlar, garanti durumları, kullanım süreleri ve personelin ihtiyacını karşılama yeterliliği sürekli kontrol altında tutulmalıdır.
Demirbaşların dağılımını doğru şekilde yapabilmek için ihtiyaç analizi yapılması gerekir. Şehir içi müşteri ziyaretlerine giden personelle, şehirler arası yolculuklar yapan personelin ihtiyacına yanıt verecek araç aynı özelliklere sahip değildir. İnsan kaynakları şehirler arası için yakıt tasarruflu küçük bir araçla verimlilik sağlarken şehir içi yolculuklar yapan personele daha lüks bir araç temin edebilir.
Online Zimmet Takibi ve Yararları
Yazılımlar aracılığıyla demirbaş takibi ve yönetimi oldukça hızlı şekilde gerçekleştirilebilir. Bu yazılımlar sayesinde iş akışları planlanırken şirketin sahip olduğu varlıklar da sürece kolaylıkla eklenebilir. Eşyaların zimmetlenmesi planlanan kişilerin üzerine zimmetlenmiş diğer eşyalar, bu eşyaların kullanım durumu, eşyaların kullanımlarının süreleri ve özellikleri de yazılımlar aracılığıyla kontrol edilerek hatalı uygulamaların önüne geçilebilir.
Online zimmet takibi ile sadece personellerin kullanımına sunulan eşyalar değil bu eşyaların güncel durumları, arıza kayıtları, yakıt masrafları ve faturaları gibi birçok bilgiye ulaşılabilir. Bu takip sistemi herhangi bir problem durumunda hem eşyayla hem sorumlu kişiyle iletişimi kolaylaştırır. Geleneksel işlemlerle uzun uğraşlar gerektiren işlemleri hızlıca gerçekleştiren yazılımlar insan kaynaklarının enerjisini doğru birimlere iletmesine yardımcı olur.
Online zimmet takibi ile;
- Şirket araçlarının km takibi yapılabilir, hasarları ve benzin masrafları kontrol edilebilir.
- Telefonların kullanım durumları, garanti süreleri ve faturaları takip edilebilir.
- Envanterde bulunan eşyaların ihtiyacı karşılama oranı hesaplanabilir.
- Teslim süresi geçen zimmetler ile ilgili yaptırımlar yönetilir.
- Satın alınması gereken yeni eşyalar ile kullanım ömrünü tamamlamış eşyalar tespit edilebilir.
- Personellerin demirbaşları kullanma süreleri takip edilebilir.
- Zaman ve mekandan bağımsız işlem yapılabilir.
- Alınacak ya da satılacak demirbaşların planlaması yapılabilir.
- Eşyalarla ilgili önemli bilgiler paylaşılabilir.