Personel Takibi Rehberi

Planlama ve izleme bir işletme için hayati öneme sahiptir. Kontrolü iyi yapılmayan bir organizasyon zamanla aşınır ve dejenere olur. İşletmelerin asli unsurlarının çalışanlar olduğu düşünülünce bu noktada en etkili kontrol mekanizmasının çalışanlarla ilgili olması gerektiğini söylemek yanlış olmaz.  Siz de işyerinizde düzen ve verimlilik sağlamanın yanı sıra yasal uyumluluğu garantilemenin yollarını öğrenmek istiyorsanız, tam da olmanız gereken yerdesiniz.  Bu yazıda personellerin etkili şekilde takip edilmesi ile ilgili tüm sorularınıza yanıt bulabilirsiniz.

Personel Takibi Nedir?

Personel takibi çalışanların devamsızlığı, izin süreleri gibi zamansal periyotları kapsayan izleme faaliyetleri olarak özetlenir. Bu noktada personelin takip edilmesi ile ilgili aslında karşılıklı bir hakkaniyet ilkesinden söz edilir. Şöyle ki personelin çalışma periyotlarının izlenmesi hem çalışanın hem de işyerinin haklarının korunması adına önemlidir. Çalışan ve işveren arasında olası bir anlaşmazlıkta karar verici merciler personel takip verilerini isteyebilir.

Personel Takibi Nasıl Yapılır?

Personel takibinin nasıl yapılacağı pek çok farklı parametreye göre değişiklik gösterir. Burada en önemli belirleyici faktör olarak çalışan sayısı ve işletme büyüklüğü gösterilir. 

Endüstriyel sosyolojiyi ve tarihi incelediğimizde personel takibi ile ilgili teknolojik gelişmelerin nasıl etkili olduğunu gözlemleyebiliyoruz. Eski dönemde klasik giriş – çıkış imzası yönteminin günümüzde yerini çok daha teknolojik yöntemlere bıraktığı açık. Bu durumun ise hiç şüphesiz pek çok olumlu etkisi söz konusudur.

Eski dönemde personel takibi yapmak ağırlıklı olarak İKY departmanının göreviydi. Dolayısıyla bu oldukça ağır bir iş yüküydü. Ayrıca çok fazla insan faktörü barındırması nedeniyle hata yapmaya açıktı. Ancak günümüzde akıllı teknolojiler dediğimiz sistemler sayesinde daha akılcı bir personel takibinden bahsetmek mümkün. Teknoloji her alanda olduğu gibi bu konuda da imdadımıza yetişmiş durumda. Peki, bu sistemler nasıl çalışıyor sorusunun yanıtı hemen bir alt satırda.

Personel Takibi Sistemi Nedir?

Personel takibi sistemi, bir işletmede çalışan personelin işe giriş-çıkış saatleri, devamsızlık durumu, çalışma süresi, izin günleri, performans durumu ve görevlerini kaydederek izlenmesini sağlayan entegre bir dijital sistemdir. Bu sistem, işletmelerin iş gücünü etkili bir şekilde yönetmesine olanak tanır. Ayrıca, çalışan verimliliğini artırmasını ve operasyonel süreçleri optimize etmesini sağlar.

Personel Takibi Sistemi Çeşitleri

Yapılan araştırmalar özellikle personel takibinde dijitalleşen işletmelerin verimlilik ve şeffaflık anlamında bu atılımı sağlayamayan işletmelere göre oldukça fazla puan topladığını gösteriyor. Günümüzde sıklıkla kullanılan personel takibi sistemi çeşitleri sayfanın devamında sizi bekliyor.

Turnike Geçiş Sistemleri

RFID ”Radio Frequency Identification” olarak isimlendirilen kartlar yardımıyla turnikelerden geçme esasına dayanır. Turnike geçiş sistemleri özellikle fabrikalarda kullanılan bir sistemdir. Kişiye özel tanımlanan RFID kartlar sayesinde personel, sadece kendisine tanımlanan alanlara giriş-çıkış yapar.

Mesaiye gelme, işten çıkış gibi süreleri de izleyebileceğiniz kartlı turnike geçiş sistemleri halen pek çok fabrika ve kamu kurumunda kullanılmaktadır. Acil durumlarda otomatik olarak açılan turnike sistemleri hızlı tahliyeye de imkan vermektedir. 

Kart Okuyucular

Turnike geçiş sistemine oldukça benzeyen kart okuyucular radio frekansı ve NFC denilen dijital sistemlere dayanır. Personel kendine özel olarak tanımlanan kart sayesinde işletmeye giriş çıkış yapar. Buna ek olarak işletmenin sadece girişine izin verilen bölümlerine giriş yapar.

Burada kart okuyucu sistemlerin birkaç faydasından bahsetmek mümkün. Personelin sadece belli bölümlere girebilmesi işletmede yetkisiz girişlerin önüne geçer. Buna ek olarak personelin hangi saat aralığında nerde olduğunu tespit etmekte son derece kolaylaşır.

Parmak İzi Okuyucular

Her bireyin parmak izinin benzersiz olmasından yola çıkarak çalışan parmak izi okuyucular da son yıllarda personel takibinde kullanılan önemli sistemlerden biridir. Her bireyin parmak izi veri tabanına kaydedilir. Buna göre çalışan işe giriş-çıkışlarda ve işletme içinde kendine tanımlanmış alanlara girerken parmak izini sisteme okutur.

Parmak izi okuyucular özellikle yüksek güvenlik gerektiren ve hassas işlem yapan işletmelerin tercih ettiği bir sistemdir. Özellikle savunma sanayi gibi stratejik alanlarda faaliyet gösteren şirketler tarafından tercih edilir. Buna ek olarak fikri ve sınai mülkiyet hırsızlığı ihtimali olan işletmeler tarafından da tercih edilmektedir.

Yüz Tanıma Sistemleri

Personel takibini biyometrik yollarla yapmak mümkündür. Yüz tanıma sistemleri çalışanların yüzlerinin görüntülerini kameralar yardımıyla algılar. Daha önceden sistemde kayıtlı olan görüntülerle eşleştirme yapan yazılım, eğer belli bir yüzdenin üzerinde eşleşme yakalarsa personelin geçişine izin verir.

Yüz tanıma sistemleri özellikle pandemiden sonra revaçta olan bir sistemdir. Çünkü çalışanın herhangi bir yere temas etmesine gerek yoktur. Dolayısıyla son derece hijyeniktir. Buna ek olarak İKY açısından son derece geniş bir analiz yapma olanağı sağlar. Yüz tanıma sistemleri 2D,3D ve termal görüntülemeli sistemler olmak üzere üçe ayrılır.

BAB Beacon (Bluetooth)

Bluetooth teknolojisine dayanan BAB Beacon da son derece teknolojik bir personel takip sistemidir. Buna göre personel bir alıcı-verici sistem sayesinde noktasal olarak izlenir. Bu sayede tam olarak zamansal ve mekansal doğrulama ve izleme yapılır. Güvenlik açısından da son derece faydalı bir sistem olan BAB Beacon stratejik işletmelerde tercih edilir.

Personel Takibi Nasıl Faydalar Sağlar?

Personel takibi her şeyden önce işletmelerin iç disiplini için önemli sistemlerdir. İşe geç kalan ya da hiç gelmeyen çalışanların anlık takip edilmesi işyeri atmosferi açısından son derece önemlidir. Buna ek olarak yasal sorunlara karşı çalışan ve işletmeleri koruyan personel takibi önemli bir regülatördür.

Bunun yanında çalışanların sadece kendilerine özel tanımlanan alanlara giriş yapabilmelerine olanak sağlayan personel takibi sistemleri, verimlilik açısından da gereklidir. Buna ek olarak güvenlik de faydalarından birisidir. Özellikle stratejik üretim yapan işletmeler de personelin izlenmesi ve dijital olarak denetlenmesi hayati bir konudur.

Personel Takibinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

• İş Kanunu ve veri koruma mevzuatına tam uyum sağlayarak hareket edin.
• Çalışan bilgilerini güvenli ortamlarda ve yasal süreler içinde saklamaya özen gösterin.
• Çalışanlara veri kullanımı ve gizlilik politikanız hakkında bilgi verin.
• Veri erişim yetkilerini sınırlandırın. Ayrıca, izinsiz erişimlere karşı etkili önlemler alın.
• Çalışanların izni doğrultusunda takip sistemlerini kurarak, şeffaf bir şekilde yönetin.

PDKS ile Personel Takibi Adımları

Personel Devam Kontrol Sistemi (PDKS) için ilk adım sistemin kurulumunun yapılmasıdır. İdenfit ile donanım yatırımı yapılmasına gerek kalmıyor. Çalışanların mesai giriş-çıkış işlemleri, konum doğrulama başta olmak üzere birçok farklı yöntemle yapılabiliyor. Kullanıcı dostu arayüzü, çalışanların hızlı bir şekilde adaptasyonunu sağlıyor. Ayrıca, işverenlere de esnek raporlama seçenekleri sunuyor. Üstelik izin ve vardiya yönetimi entegrasyonu, güvenilir veri güvenliği önlemleri bulunuyor.

İşletmelerin PDKS modülüne geçiş sürecinde dikkat etmesi gereken birkaç nokta bulunuyor. Bu adımlar, uyumlu bir entegrasyon süreci planı, personelin bilgilendirilmesi ve veri güvenliği olarak sıralanıyor. Kullanıcı dostu arayüze sahip bir yazılım ve düzenli teknik destek olanağıyla bu süreç hızlı ve konforlu şekilde gerçekleşiyor.

Personel Takip Sistemi Fiyatları

Personel takip sistemi fiyatları pek çok faktöre  bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Burada en önemli faktörlerden birisi çalışan sayısıdır. Buna ek olarak tercih edilen personel takip sisteminin hangi donanımları kullanacağı da fiyatı etkiler. Örneğin kart okuyuculu turnike sistemi ile biyometrik yüz tanıma yapan bir sistemin maliyetleri farklı olacaktır. Bu noktada en sağlıklı olan tercih işletmenin büyüklüğü ve ihtiyacının analizinin doğru yapılmasıdır.

idenfit PDKS Modülü ile Personel Takibi

İdenfit’in PDKS programı her sektöre uygun olarak tasarlanmıştır. Müşteri deneyimi ekibimizle, işletmenize uygun olan kural ve kurguları bir defa yapmanız yeterli olur. idenfit’in PDKS modülü kullanımıyla, işletmelerin tüm karar alma süreçlerinde avantaj yakalanır. Vardiyaları, fazla mesaileri ve izinleri iş kanunlarına uygun yönetmeyi sağlar. Böylece çalışanların veya işletmenin maliyet ya da emek kayıpları yaşamasının önüne geçilir. 

En büyük avantajları ise çalışan sayısı fazla olan ya da farklı lokasyonlarda faaliyet gösteren işletmelerde iş gücünün takibi noktasında sağlar.

Eğer siz de personel giriş çıkış takibinde dijitalleşmeye adım atmak istiyorsanız, formu doldurun. idenfit ile otomatize personel takibi süreçlerinin tadını çıkarın.

Sık Sorulan Sorular