İlk iş günü, hem çalışan hem de işveren için oldukça önemlidir. İşyerinde ilk gün, işe yeni başlayacak kişi için stresli geçebileceğinden bu süreci işverenin kolaylaştırması gerekir. Aynı zamanda başarılı bir iş kariyeri ve sıkı bir performans sağlamak için işveren; yeni başlayacak kişiyi şirket kültürüne adapte etmeli ve kişinin çalışma ortamına hızla ayak uydurabilmesi için yardımda bulunmalıdır.
İlk iş gününde işverenin çalışana doğru bir izlenim vermesi, çalışanı hem işi ve sorumluluklarıyla ilgili hazır hissettirir hem de bu heyecanlı günde onun rahat ve kendinden emin davranmasına yardımcı olur. Yeni bir işe başlamak konusunda çalışanın bazı sorumlulukları olmakla birlikte çalışanından büyük beklentileri olan işverenin de güzel bir başlangıç sağlamak adına yapması gereken hazırlıklar vardır.
Yeni İşe Başlama Maili
İşverenin ilk günden şirketteki diğer çalışanların da bulunduğu bir e-mail grubuna çalışanla ilgili bir “Hoş Geldin Duyurusu” göndermesi önemlidir. Bu hem çalışana şirkette önemsendiğini hissettirir hem de diğer çalışanlar ekibe yeni katılan kişi hakkında bilgi sahibi olurlar. E-mailin içeriğinde yeni çalışanın isminin, unvanının, çalışacağı departmanın, hatta hobi veya sevdiği yiyecekler gibi kişisel bilgilerin bulunması gerekir.
Diğer çalışanlar ve yeni başlayan çalışan arasında ister istemez ilk iş gününde soğuk bir hava oluşabileceği için bu e-mail soğuk havanın kırılmasında büyük bir rol oynar. Diğer çalışanlar, yeni çalışma arkadaşlarıyla alakalı ortak ilgi alanlarının bulunup bulunmadığını görebilir ve sıcak bir tanışma sağlamak için yeterli bilgiye sahip olurlar. Bu durum yeni çalışanı da motive eder.
Yeni Bir İş ve Çalışan için Ortamı Önceden Hazırlamak
İşe yeni başlayacak bir çalışanın gittiği şirkette kendisi için hazırlanılmamış olmasını görmesi ve bir yerinin dahi olmadığını fark etmesi onun motivasyonunu daha ilk günden kırmaya yetebilir. Bu yüzden hem çalışanı işe geldiği gün karşılayacak biri olmalıdır hem de çalışacağı alanı önceden hazırlamak gereklidir. Bilgisayar, telefon, ofis malzemeleri, e-posta kurulumu ve bilgisayarının ağ erişimi önceden planlanmalıdır.
Bunlara ek olarak ilk iş günü hediyesi vermek de çalışanı şirkete bağlı hissettirecek detaylardan bir tanesidir. Yeni işe başlayana hediye verme geleneği genellikle kurum kültürünün oturduğu ve çalışan sadakatinin üst seviyede tutulmasına özen gösterildiği şirketlerde olur. Bu yüzden işe başlama hediyesi vererek çalışanın ilk intibada kurum ve kurumun kültürü hakkında olumlu fikirler oluşturmasına yardımcı olabilirsiniz.
Yeni işe başlama hediyesi içeriği kurumun ayıracağı bütçeye, faaliyet gösterdiği sektöre ve çalışanın ihtiyaç duyacağı materyallere göre değişkenlik gösterebilir. Bazen bir çikolata ya da çiçek gibi tek parça hediyeler verilirken bazen de üzerinde kurumun logosunun bulunduğu kupa, fotoğraf çerçevesi, kolonya, defter, kalem, kulaklık, powerbank ve USB bellek gibi malzemelerden oluşan bir kit hazırlanır.
Yapılacak bütün bu çalışmalar sayesinde yeni çalışanın kurumun değerli bir üyesi olduğu hissi yaratılır. Üstelik çalışan gelmeden önce yapılan bu hazırlıklar, ilk iş gününde oluşabilecek pek çok lojistik problemin de hızla çözülebilmesine katkıda bulunur. Dolayısıyla çalışan daha ilk günden işe üretken ve motive bir şekilde başlayabilir. Bu da işverene kısa ve orta vadede fayda sağlar.
İlk İş Günü İçin Merakı Ortadan Kaldırmak Adına Bir Personel Rehberi Sunmak
İşe yeni başlayacak kişi, kurum ve kurumdaki diğer çalışanlar hakkında büyük soru işaretleri ile doludur. Bu yüzden kurum çalışanlarının basit bilgilerinin yer aldığı bir liste vermeniz hem yeni çalışma arkadaşlarına aşina olması hem de kendini rahat hissetmesi adına fayda sağlar. Listeyi yazıcıdan çıktı alınmış bir A4 ile vermek yerine online şekilde sunmanız daha doğru olur.
Hatta bunun için güncel çalışanların bir listesinin olduğu, unvan ve iletişim bilgilerinin yer aldığı bir platform da kullanabilirsiniz. Bu sayede çalışan kurum ve yapacağı iş hakkında soruları doğru insanlara yönlendirebilir, kafa karışıklığı yaşayarak diğer çalışanlarla sağlıksız iletişim kurmasının önüne geçebilir. Çalışan, ilk günden daha sıkı ve doğru iletişim kurması gereken diğer çalışanları da tanımış olur.
İşyerinde İlk Gün İmzalanması Gereken Evrakları Sadeleştirmek
Her iş yerinde çalışanın ilk günü için yapılması gereken bazı formaliteler bulunur. Genellikle çalışanın imzalamasını gerektiren evraklardan oluşan bu formaliteler pek çok kağıtla uğraşılmasına neden olduğu için sıkıcı gelebilir. Bu süreci daha etkili ve faydalı bir şekilde yönetebilmek adına evrakları çalışanın elektronik ortamda imzalayabileceği bir formatta sunabilirsiniz. Bu durum hem size hem de çalışana zaman tasarrufu sağlar.
Formalitelerin ve evrakların dijital ortamda sunulup imzalanması gelecekte bu evraklara ihtiyaç olması halinde güvenli bir şekilde saklanabilmesinin de önünü açar. Eğer evrakları bu şekilde sunmak sizin için daha zorlayıcı olacaksa tüm bu süreci ilk iş gününden önce tamamlayarak da çalışanın işe daha kolay başlamasına yardımcı olabilirsiniz. Böylece ilk iş gününde yapmanız gereken diğer işlere odaklanabilirsiniz.
Oryantasyon Soruları ve Oryantasyon Programı
Öncelikle Oryantasyon Nedir?
İlk iş günü stresi her yeni çalışanın yaşadığı bir durumdur. Bu stres genellikle sorumluluklarla ve şirketin işleyişine alışamama endişesiyle ilgilidir. Bu yüzden çalışanla ilgili olan yeni yapılacak işler ve öncesinde yapılmış işler hakkında kapsamlı bir oryantasyon programı hazırlamak faydalı olur. Ayrıca oryantasyon sürecinde çalışanın sorması muhtemel soruları önceden düşünüp cevaplarını programın içerisine yedirerek onu rahatlatabilirsiniz.
Idenfit Oryantasyon
Öncelikle, oryantasyon süreci ile ilgili önceki blog yazımızı okumanızı tavsiye ederiz. Idenfit İnsan Kaynakları Modülü İşe Alım özelliği ile, işe yeni başlayan çalışanın ilk gün de dahil oryantasyon sürecinde yaşanabilecek aksaklık veya eksikliklerinin giderilmesi ve sürecin çalışan ve şirket için en iyi şekilde yönetilmesi için tasarlanmıştır.
İlk İş Günü için Görevli Olacak Mentor Planlanması
Yeni işe başlamak çalışan için gerginliklerle doludur. Bu süreçte kendisini sevdirmek ve ortama kabul ettirmek isteyen çalışan kendisiyle ilgilenebilecek ve alışmasına yardımcı olabilecek birine ihtiyaç duyar. İşverenin bu süreçte çalışana destek olması için yakın bir çalışma arkadaşı ya da müdür görevlendirmesi gerekir. Bu sayede çalışan merak ettiği tüm soruları bu mentora sorarak sağlıklı bilgiler alabilir.
Yeni çalışan, görevlerinin dışında yemek yiyebileceği yerler gibi sorularını dahi mentoruna sorabilir. Böylece kurum kültürüne daha hızlı adapte olur. Ayrıca yeni çalışanlar işe gelirken “Ne giymeliyim?” sorusunu sık sık kendilerine sorarlar. Bu, ayrı bir stres yaratabilir. Kurumun genel giyim kuralları hakkında bilgileri önceden verebilirsiniz. Mentorun da çalışana giyiminin şirkete uyumuyla ilgili yapacağı iltifatlar çalışanı rahatlatabilir.
İlk İş Günü Etkinliği
İşe yeni başlamak, diğer çalışanlarla kaynaşabilme endişelerini de beraberinde getirdiği için bu süreci çok daha sorunsuz bir şekilde geçirebilmek adına yeni çalışan için bir etkinlik organize edebilirsiniz. Böylece hem yeni çalışan kendini ilk gününde iyi hisseder hem de diğer çalışanlarda ekip olma bilinci güçlenir. Bu etkinliği kurumun ayırabileceği bütçeyle orantılı olarak dilediğiniz şekilde planlayabilirsiniz.
Genellikle yeni çalışanın katılacağı departmandaki tüm çalışanların dahil olduğu bir öğlen yemeği düzenlenir. Bunun için şirket içindeki yemekhanede yemek yenilebileceği gibi özel olarak dışarıya da çıkılabilir. Eğer daha düşük bütçeli bir etkinlik düşünüyorsanız kısa süreli bir kahve etkinliği de oluşturabilirsiniz. İlk gün yoğunluğu bunlara müsaade etmiyorsa haftanın son günü, son bir saatte happy-hour yapabilirsiniz.
Bu organizasyonu yaparak ve işe yeni başlayacak çalışan için gerekli hazırlıkları yerine getirerek hem çalışanın şirkete adaptasyon sürecini hızlandırabilir hem de çalışandan kısa sürede verim almaya başlayabilirsiniz. Yapacağınız tüm bu hazırlıklar çalışanı rahatlatacağı gibi diğer çalışanlarla da sağlıklı ilişkiler kurulmasına katkıda bulunur. Böylece iş yaşamını sekteye uğratabilecek yanlış anlaşılmalarının önüne ilk günden geçebilirsiniz.