İK yazılımı, bir işletmede iş gücünün daha verimli ve daha iyi organize edilebilmesi adına büyük önem taşır. Şirketin en büyük potansiyeli olan insan faktörünü yönetmek, birçok farklı alanda onlarca iş yükünü kapsadığı için tüm bunları manuel olarak yürütmek oldukça zordur. Ayrıca iş gücünün en sağlıklı şekilde planlanması işletmenin orta ve uzun vadede büyüme hedeflerinin gerçekleşmesi ile doğrudan ilişkilidir.
İnsan kaynakları yönetimi yazılımlarının işletmelere ve İK uzmanlarına desteği her sektörde ve her iş kolunda mevcuttur. Bütün sektörler yazılım tercih ederken genellikle fayda ve fiyat avantajına dikkat etse de İK yazılımlarının birbirinden farklı birçok avantajı mevcuttur. Vardiyalar, mesailer, izinler, eğitimler, performans değerlendirmesi ve diğer tüm insan kaynakları süreçleri İK yazılımı ile kolaylıkla yönetilir.
İK Yazılımı Modülleri Nelerdir?
İnsan kaynakları yazılımları, günümüzde dijital dönüşüm ile birlikte hızlanan hayatlarda ve iş yaşamında her bilgiye anında ulaşmak isteyen İK uzmanlarının ve çalışanların kurtarıcısı konumundadır. İnsan kaynaklarına hem hız kazandıran hem de güven veren HR yazılımı; işe alım, özlük dosyası, izin yönetimi, performans yönetimi, bordro gibi başlıca çeşitli dallarda hizmet sunar.
İşe Alım Sürecinde İK Yazılımının Faydası
İK yazılımları içerisinde işletme büyüme hedeflerine en çok etki eden süreçlerin başında işe alım süreçleri gelir. Sonuçta büyüme hedefleri doğrultusunda ilerlerken işletmenin en güçlü silahı iş gücüdür. Bu nedenle iş gücünün seçimi kritik önem arz eder. İK yazılımıyla işletmeler aday havuz oluşturarak doğru pozisyonlara doğru adayları seçebilir, mülakat süreçlerini sağlıklı ve hızlı şekilde yönetebilir.
İK Yazılımında Özlük Dosyası Saklamak
İşletmeler, insan kaynakları departmanları aracılığıyla personellerinin özlük dosyalarını muhafaza etmek zorundadır. İnsan kaynakları yazılımları sayesinde personellerin kişisel bilgileri, sağlık raporu ve imzaladıkları belgeler dijitalde veya dilerlerse bulut tabanlı sistem üzerinde saklanabilir. Bu sayede dosyaya gerekli erişimi olan herkes dilediği zaman özlük dosyasına hızlıca ulaşabilir. Böylece tüm onboarding ve offboarding işlemleri de İK yazılımıyla basit ve hızlı şekilde gerçekleşebilir.
Performans Yönetimi ve İK Yazılımı
İK yazılımı, işletmeye birçok alanda kolaylık sağlamak ve işletmeye iş süreçlerinde destek olmak için vardır. İşletme hedefleri ve büyüme değerlerinin doğru şekilde planlanabilmesi için işletmenin şu anki durumunun eksiksiz olarak analiz edilmesi ve görülmesi gerekir. Bu durum değerlendirmesi sonrası performans olarak işletmenin ihtiyaç duyduğu unsurlar belirlenir.
Geleneksel performans değerlendirme yöntemlerinden farklı olarak insan kaynakları yazılımlarıyla çalışan performansları periyodik şekilde KPI ile ölçülebilir. Yazılım desteğiyle birlikte süreç içerisinde çalışanlar daha yakından tanınır ve çalışanların gelişimi izlenebilir. Çalışan hedef ve yetkinliklerinin değerlendirilmesi sonucunda, performanslarına göre çalışanların terfi durumları belirlenir, çalışanlar ödüllendirilir veya ihtiyaca göre eğitimlere yönlendirilirler.
İzin Yönetimi ve İK Yazılımı
İzin yönetimi karmaşasından kurtulmak her İK uzmanının hayalidir. İnsan kaynakları yazılımlarının varlığıyla çalışanların aldığı izinler ve fazla mesailerin yönetilmesi oldukça kolay. Haftalık izinler, yıllık izinler, doğum izni, çalışma saatleri, vardiyalar gibi tüm süreçler İK yazılımıyla hızlı ve hatasız şekilde kayıt altında tutulabilir. Aynı zamanda İK yazılımları mesai hesaplama noktasında da İK çalışanlarına büyük kolaylık sağlar. Bu nedenle izin yönetimini İK yazılımı üzerinden yürütmek hem süreci hızlandırır hem de verimliliği artırır.
Bordro ve İK Yazılımı
İnsan kaynakları departmanlarının en önemli iş alanlarından biri bordro hesaplamadır. Maaş bordrosu sorgulama sırasında birçok detay bir arada değerlendirilir ve bu da ayrıntılı bir hesaplama sürecini gerektirir. Bu süreçler için şirketler; mevzuata uygun olarak geliştirilen, vergi ve stopajların sürekli güncelliğini koruduğu bordro yazılımlarını tercih ederler. Bordro İK yazılımıyla şirketlerin hem iş yükü hafifler hem de hatalar ve maddi zararlar en aza indirilir.
Bordro yazılımı ile işletmeler, manuel hesaplamalara göre daha hatasız sonuçlar elde eder. Maaş, yol ve yemek gibi birçok kalem sistem üzerine kaydedilerek işlemler daha da hızlandırılabilir. Devreden sigorta matrahı takibi gibi işlemler kolaylaşır. İK yazılımı sayesinde yalnızca birkaç bilgi girilerek sigorta primi işçi payı gibi değerler hızlıca hesaplanabilir.