Sel Gibi Olağanüstü Günlerde İK Ne Yapmalı?

Sabah yedide İK ekibinin telefonuna mesajlar düşmeye başlıyor. Biri yolların kapandığını yazıyor, biri toplu taşımanın aksadığını, bir diğeri evden çıkıp çıkmaması gerektiğini soruyor. Aynı anda bir mağaza müdürü, ekibin yarısına ulaşamadığını bildiriyor. Kimin işe gelebildiği, kimin gelemediği, kimin nerede olduğu belli değil. Kararı kim verecek de belli değil.

İstanbul’da yaşanan şiddetli sağanak ve sel, birçok işletmeye bu sabahı bir kez daha hatırlattı. Yetkililer zorunlu olmadıkça dışarı çıkılmaması yönünde uyarılarda bulundu, ulaşım aksadı, bazı işyerleri su altında kaldı. Böyle günlerde İK’nın işi, kriz yönetmekten çok düzen kurmak: herkesin ne yapacağını bilmesini sağlamak.

Böyle Bir Günde Asıl Sorun Nedir?

Olağanüstü bir günde ilk akla gelen şey çalışanların güvenliği ve öncelik de her zaman o olmalı. İK açısından ikinci katman ise bilgi eksikliği. Kimin işyerine ulaşabildiği, kimin evden çalışabildiği, kimin ulaşılamadığı ve vardiyanın nasıl karşılanacağı tahminle yönetildiğinde, hem yöneticiler hem çalışanlar belirsizlik içinde kalıyor.

Bu yüzden böyle günlerde ihtiyaç, karmaşık bir sistemden çok, üç basit sorunun net cevabı:

  • Karar kimde? Çalışanlara ne söylenecek?
  • Çalışanlara nasıl ve nereden ulaşılacak?
  • O günün durumu nasıl kayıt altına alınacak?

Karar Kimde, Çalışana Ne Söylenecek?

En sık görülen sorunlardan biri, kararın birden fazla yerden ve farklı biçimlerde duyurulması. Bir yönetici ekibine “evden çalışın” derken, başka bir ekip “işe gelin” mesajı alıyor. Çalışan hangisine uyacağını bilemiyor.

Bunun çözümü önceden yazılmış, kısa bir akış. Örneğin:

  • Olağanüstü durumda karar vermeye yetkili kişi ya da kurul kim?
  • Karar hangi kanaldan, kimin adına duyurulacak?
  • Hangi görevler uzaktan sürdürülebilir, hangileri sürdürülemez?
  • Çalışandan ne beklenecek: bilgi verme, ulaşılabilir kalma, güvenliğini öncelemek?

Bu akış yazılı ve herkesin erişebildiği bir yerde durduğunda, kriz anında sıfırdan tartışmak yerine hazır bir çerçeveyi uygulamak mümkün oluyor. Doküman yönetim sistemi gibi tek bir merkezde tutulan prosedürler, güncel sürümün herkes tarafından bulunmasını kolaylaştırıyor.

Çalışana Ulaşabilmek

Bir sabah acil olarak ulaşmanız gereken çalışanın iletişim bilgisinin eski olduğunu fark etmek, en kötü zamanlarda yaşanan sürprizlerden biri. Telefon numaraları, acil durum yakınları ve iletişim tercihleri düzenli aralıklarla güncellenmiyorsa, kriz günü tam da en çok gereken bilgi eksik kalıyor.

Bu yüzden iletişim bilgilerini mevsim değişimi ya da yılbaşı gibi belirli dönemlerde gözden geçirmek iyi bir alışkanlık olabilir. Kişisel verilerin toplanması ve saklanması konusunda ise hukuk veya veri koruma danışmanınızın önerilerine uymanız gerekiyor.

O Günün Kaydı: Gelemeyen Çalışan Nasıl İşlenir?

Olağanüstü bir günün ardından en çok vakit alan iş, geriye dönük düzenleme. Kimin yolda mahsur kaldığı, kimin evden çalıştığı, kimin ulaşılamadığı, kimin çalışması gerekirken gelemediği… Bunlar kayıt altına alınmazsa, birkaç gün sonra hatırlanarak yeniden kurulmak zorunda kalıyor.

Burada önemli olan, durumun gün içinde ya da en geç ertesi gün netleştirilip kayda geçirilmesi. Puantaj ve vardiya takibini tek bir sistemde yürütmek, planlanan düzenle fiilen gerçekleşenin farkını görünür kılıyor. Böylece o günün kaydı hafızadan değil, sistemden okunabiliyor.

Ücret, ücretli izin ve benzeri sonuçlar ise mevzuata, iş sözleşmesine ve olayın niteliğine göre değişebilen ayrı konular. Bu kararları vermeden önce bordro ya da hukuk danışmanınızla görüşmenizi öneririz.

Uzaktan Çalışma: Hazır mıyız?

Olağanüstü günlerde “evden çalışma” sorusu hemen gündeme geliyor. Güncel esnek ve uzaktan çalışma tartışmaları da bu soruyu zaten masada tutuyor. Ancak bir günde karar verilebilecek bir model olabilmesi için önceden birkaç sorunun cevaplanmış olması gerekiyor:

  • Hangi roller uzaktan çalışabilir, hangileri çalışamaz?
  • Evden çalışan kişinin ulaşılabilir olduğu saatler nasıl belirlenir?
  • Çalışma saatleri ve iş çıktısı nasıl takip edilir?
  • Elektrik, internet ya da iletişim kesintisi olursa ne yapılır?

Bunlara hazırlıksız yakalanmak, olağanüstü bir günü iş akışı sorununa da dönüştürebiliyor.

Küçük Bir Hazırlık Listesi

Büyük bir plan şart değil. Önümüzdeki hafta için şu kısa liste bir başlangıç olabilir:

  • Prosedürü yazın: Olağanüstü durumda karar akışını tek sayfada toplayın.
  • İletişim bilgilerini güncelleyin: Çalışanlardan kendi bilgilerini teyit etmelerini isteyin.
  • Görev listesini çıkarın: Hangi görevlerin uzaktan sürdürülebildiğini ekip bazında belirleyin.
  • Kayıt yöntemini belirleyin: Gelemeyen, uzaktan çalışan ve ulaşılamayan çalışanların nasıl işleneceğine karar verin.
  • Olay sonrası değerlendirme yapın: Her olağanüstü günün ardından neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını kısaca not alın.

Şimdi Ne Yapmalı?

Bu hafta kendinize şunu sorun: Yarın sabah yollar kapansa, çalışanlarımıza ne söyleyeceğimizi ve bunu kimin söyleyeceğini biliyor muyuz? Cevap net değilse, bugün küçük bir adım atmak yarının karmaşasını azaltabilir. İdenfit Puantaj Takip Programı ile çalışma düzenini görünür tutun; İdenfit Yıllık İzin Takip Programı ile izin ve devamsızlık kayıtlarını düzenli yönetin; İdenfit Doküman Yönetim Sistemi ile prosedürlerinizi tek yerde güncel tutun.

Sıkça Sorulan Sorular

Olağanüstü hava koşullarında İK ilk olarak ne yapmalı? Önceliği çalışanların güvenliğine vermek, ardından kararın kim tarafından ve hangi kanaldan duyurulacağını netleştirmek ve çalışanlara ulaşılabilir kalmak iyi bir başlangıçtır.

Çalışanlar işe gelemezse nasıl kayıt altına alınmalı? Kimin gelemediği, kimin uzaktan çalıştığı ve kimin ulaşılamadığı gün içinde ya da en geç ertesi gün netleştirilip kayda geçirilmelidir. Ücret ve izin sonuçları için bordro veya hukuk danışmanına başvurulmalıdır.

Afet günü için yazılı bir prosedür neden önemli? Yazılı bir akış, kriz anında karar sürecini hızlandırır ve farklı ekiplere farklı mesajlar gitmesini önler. Prosedürün güncel ve erişilebilir olması da önemlidir.

Çalışanların iletişim bilgileri ne sıklıkla güncellenmeli? Kesin bir süre yok. Düzenli aralıklarla, örneğin yılda bir ya da önemli değişikliklerde gözden geçirmek yaygın bir yaklaşımdır. Kişisel verilerin saklanması için veri koruma danışmanından destek alınmalıdır.

Olağanüstü günlerde uzaktan çalışma her zaman mümkün mü? Hayır. Role, işin niteliğine ve altyapıya bağlıdır. Hangi görevlerin uzaktan sürdürülebileceğini önceden belirlemek karar anını kolaylaştırır.