Shift yönetimi, pek çok işletmenin sağlıklı yürütmesi gereken, yürütmediği taktirde ise fazlasıyla başını ağrıtan bir süreçtir. Doğru ve etkin yürütülen vardiya yönetimi ile işletmede karışıklıklar en aza indirgenmiş olur. İşte bu noktada işletmeye en uygun shift yönetimi sistemini tercih etmek ve uygulamak oldukça önemli bir hal alır.
Shift/vardiya nedir, shift yönetimi nasıl yapılır, vardiya yönetimi yapılırken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir ve İdenfit vardiya/shift yönetimi nedir gibi soruların cevaplarını sizler için derledik.
Shift/Vardiya Nedir?
Shift, bir işyerinde çalışan işçilerin haftada kaç gün çalışacağını, hangi günler çalışıp hangi günlerde izinli olacağını veya haftada kaç saat çalışacağını belirtmeye yarayan çizelgedir. Shift veya vardiyayı, genellikle özel sektörde çalışan işçiler bilirken, kamuda çalışan işçiler kullanmadıkları için bilmezler.
Shift Yönetimi Nasıl Yapılır?
Shift yönetimi süreçleri işletmeden işletmeye değişebilir. Özellikle büyük ölçekli ve çalışan sayısının fazla olduğu işletmelerde vardiya süreçlerini düzenlemek ve takibini yapmak oldukça zorludur. Küçük işletmelerde ise shift düzenlemek büyük ve orta ölçekli işletmelere göre bir o kadar kolay ve sancısız geçer.
Shift yönetimi süreçlerinin işletmeye en uygun sistemin geliştirilerek yapılması büyük önem arz eder. Çünkü vardiya yönetimi ya programlar ile ya da manuel olarak düzenlenir. Vardiya yönetimi; 3’lü vardiya sistemi, 4’lü vardiya sistemi, 2+2+2 vardiya sistemi ya da 2 vardiyalı çalışma çizelgesi şeklinde hazırlanabilir.
Uzun çalışma saatleri olan sektörlerde bu düzenlemeler akıllı vardiya sistemi programı ile gerçekleştirilir. Shift yönetimi için yazılıma en çok ihtiyaç duyan sektörler; endüstri, mağazacılık, otelcilik, hastane, ulaşım, çağrı merkezi ve güvenlik hizmetleridir. Bu sektörler dışında üretimin sürekli devam ettiği her iş kolunda aslında akıllı bir vardiya yönetimi yazılımına ihtiyaç duyulur.
Vardiya Yönetimi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Shift yani vardiya yönetimi yapılırken dikkat edilmesi gereken çok fazla unsur vardır. Bu unsurların en başında ise çalışanların istekleri yer alır. Shift hazırlarken çalışanların izinli olmak istedikleri günleri dikkate alarak hazırlamak en sağlıklı yol olacaktır. Part-time ve full-time çalışanların haftalık maksimum çalışma saatleri dikkate alınmalıdır. Ayrıca değiştirmeye ve dönüşümlü olmaya müsait bir vardiya yönetimi hem işletme hem de çalışanlar açısından daha rahat olacaktır.
İdenfit Vardiya/Shift Yönetimi
İşletmelerin vardiya planlamasını çok daha kolay ve pratik bir şekilde hayata geçirmesini ve hataları ortadan kaldırmayı sağlayan İdenfit Vardiya Yönetimi’nde 2 farklı sistem uygulanabiliyor.
- İlk sistemde başlangıç ve bitiş saatleri belirtilerek ‘standart’ vardiya tipi oluşturuluyor. Bu sistem ile fazla mesailerin en fazla ve en az parametreleri, mola süreleri, geç kalma ya da erken çıkma toleransları belirtilebiliyor.
- Bir diğer sistem ise başlangıç ve bitiş saatinin belirtilmediği ‘esnek’ vardiya oluşturma seçeneği oluyor. İşçinin günlük çalışması gereken süre belirtilerek yapabileceği minimum ve maksimum fazla mesai ya da mola bilgileri belirleniyor. Üstelik İdenfit ile vardiya atamaları kişiye özel takvim üzerinden esnek ya da sabit tip belirlenerek de atanabiliyor. Hatta İdenfit’te tek seferlik vardiya çeşidi de sunuluyor.
- Standart vardiyalarda yer almayan işçiler için bir defalık esnek çalışma planları da oluşturulabiliyor. Örnek olarak sadece 10 gün boyunca çalışacak bir işçi için o kişiye özel gün veya saat bazında vardiya tipi oluşturulabiliyor. İdenfit’te tüm veriler, zaman çizelgesine ve raporlara yansıtılabiliyor. Detaylı raporlama ile en doğru ve en hızlı şekilde hesaplamalar yapılabiliyor.
İdenfit’te 3’lü vardiya sistemi Excel kullanmaya gerek duymadan planlanabiliyor. 4 kişilik çizelge, 3’lü çizelge ve gece vardiyası ücret farkı gibi düzenlemeler sisteme eklenerek kolayca yapılabiliyor. Vardiyalı çalışma ve gece çalışması soruları hem İK departmanı ve hem de işçiler için bazı belirsizlikleri içinde barındırabildiği için Idenfit ile zaman yönetimi pratik şekilde gerçekleştirilebiliyor.
2, 4 ya da 3 vardiyalı çalışma saatleri düzenlemesini ve zaman yönetimini düzenli bir şekilde yapabilmek için İdenfit Zaman Yönetimi Modülü‘nü kullanmaya başlayabilirsiniz.
