Yeni bir işe girme süreci işe kabul edilme stresinin yanı sıra işe kabul edildikten sonra işe başlama evrakları hazırlamak açısından da bir miktar zorlayıcı olabilir. Herkes hayalindeki ve beklentilerini karşılayacak bir iş bulduktan bir an evvel işe başlayıp alışma sürecini atlatmanın hayalini kurar. Ancak, öncesinde işe girerken istenen belgeler toparlanmalı ve ilgili departmana temsil edilmelidir.
İşe girişte istenen belgeler hem insan kaynakları yetkilisinin hem de yeni işe başlayacak olan çalışanın titizlikle takip etmesi gereken belgelerdir. Belgelerin eksik ya da hatalı olması gereksiz yere vakit kaybı yaratabileceği gibi ilerleyen dönemlerde daha ciddi sorunlar da yaratabilir. Bu yüzden işe giriş için gerekli evraklar hazırlanırken her iki tarafından da özenli davranması gerekir.
İşe Giriş Evrakları Nereden Alınır?
Pek çok ülkenin aksine Türkiye’de vatandaşların günlük işleri için ihtiyaç duydukları çoğu evrak online olarak gelişmiş e-Devlet sistemi üzerinden rahatça temin edilebilir. Önceleri işe giriş belgeleri toparlamak adına bir haftaya yakın vakit harcanırken günümüzde elektronik ortamdan toplamda bir gün içerisinde hemen hemen bütün belgeler alınabilir. Yalnızca bazı spesifik belgeler için ilgili kurumlara bizzat gitmek gerekebilir.
İşe Girerken İstenen Belgeler 2020
İşverenlerin çalışanlar işe girecekleri zaman istedikleri ve personel özlük dosyasında da bulunan kanunen zorunlu olan belgeler vardır. Aşağıda listesi verilen bu belgeler, standart olan ve devletin zorunlu tuttuğu işe girişte istenen evraklar diye geçer. İşveren ile işçinin kendi aralarındaki düzenledikleri sözleşmeye bağlı olarak işveren işçiden iş için gerekli olan farklı birtakım ilave evraklar da isteyebilir.
Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
Personel özlük dosyasının içerisine mutlaka nüfus cüzdanının ya da yeni nesil kimlik kartının fotokopisi çekilerek bir örneğinin konulması gerekir. Aynı zamanda kimlik üstünde bulunan fotoğrafın ve diğer bilgilerin hem okunaklı hem de anlaşılır olmasına dikkat edilmelidir. İşçi tarafından verilecek olan tüm evraklar iş çıkışına kadar dosyada saklanacağı ve gerekli durumlarda kullanılacağı için okunaklılığına özen gösterilmelidir.
Nüfus Kayıt Örneği
Herhangi bir Nüfus Müdürlüğüne gidilerek alınabilecek olan nüfus kayıt örneği de işe başlamak için gerekli evraklar arasında yer alır. Eğer Nüfus Müdürlüğüne gitmek istemezseniz belgenin barkodlu bir suretini www.turkiye.gov.tr adresine girip T.C. kimlik numarası ve e-Devlet şifresiyle temin edebilirsiniz. Daha önce e-Devlet şifresi almadıysanız bir PTT şubesine giderek e-Devlet şifrenizi edinebilirsiniz.
Mezuniyet Belgesi
Son mezun olduğunuz okuldan tarafınıza verilen mezuniyet belgesi de işe giriş için gerekli belgeler arasında bulunur. Buna göre, eğer lise mezunuysanız lise diplomanızın, üniversite mezunuysanız lisans diplomanızın, yüksek lisans mezunuysanız yüksek lisans diplomanızın işverene sunulması gerekir. Eğer henüz mezun olduğunuz okuldan fiziksel olarak diplomanızı almadıysanız okulunuzdan geçici mezuniyet belgesi de temin edebilirsiniz.
Sağlık Raporu
Her işveren bu maddeyi dikkate almasa da özellikle kurumsal bir yapı bulunan şirketlerde kuruma işçi tarafından sağlık raporu sunulması da gerekir. Bu uygulama kanunen de zorunludur. İş için gerekli belgeler arasında bulunan sağlık raporu alınmadan işçi işe başlatılırsa işveren hakkında cezai işlem dahi uygulanabilir. Bu belge ise aile hekiminden veya sağlık ocağından alınabilir.
- Kan Grubu Kartı
Hem kanunen zorunlu olan hem de işçi için hayati önem taşıyan kan grubu kartı da mutlaka işe girişte kuruma teslim edilmelidir. Eğer halihazırda bir kan grubu kartınız mevcutsa bunun fotokopisini çekerek diğer işe giriş belgelerinin yanına ekleyebilirsiniz. Şayet yoksa bir sağlık ocağına giderek kolayca temin edebilirsiniz. Hatta bu işlemi sağlık raporu alacağınız sırada da halledebilirsiniz.
- Sabıka Kaydı ve Adli Sicil Kaydı
Her işveren, işe alacağı kişinin sabıka kaydı ve adli sicil kaydı gibi bilgilerini görme hakkına sahiptir. E-Devlet sistemine giriş yaparak bu belgeleri de kolayca temin edebilirsiniz. E-Devlet şifreniz yoksa PTT’den alabilir ya da internet bankacılığı kullanarak da e-Devlet sistemine giriş yapabilirsiniz. Bunu çevrim dışı yoldan çözmek isterseniz bulunduğunuz il veya ilçedeki adliye binasının savcılık bürosundan talep edebilirsiniz.
Vesikalık Fotoğraf
Personel özlük dosyasına muhakkak girmesi gereken evraklardan bir tanesi de 2 adet vesikalık fotoğraftır. Ancak, bu fotoğrafların mutlaka son 6 ay içinde çekilmiş olması gerekir. Bazı firmalar ya da kuruluşlar sektörel durumlar nedeniyle işe yeni başlayacak çalışanlardan biyometrik fotoğraf talebinde de bulunabilir. Bu durumda biyometrik fotoğraflar ekstra olarak temin edilecek belgeler arasına girer.
- Aile Durum Bildirim Formu
Aile durum bildirim formunun işçi tarafından indirilip bizzat doldurulması gerekir. Bu formun işe giriş belgesi olarak istenme nedeni ise yeni çalışanın medeni durumu ve çocuk sayısına göre alacağı asgari geçim indirim oranının ya da bir diğer adıyla aile bildirim tutarının doğru şekilde hesaplanmasıdır. Dolayısıyla bu formu indirdikten sonra, onu eksiksiz bir biçimde ve bilgilerin doğruluğundan emin olarak doldurmalısınız.
- Askerlik Durum Belgesi
Erkek çalışanlar için zorunlu olan bir diğer işe giriş belgesi ise askerlik durum belgesidir. Genellikle askerlikle ilgili evrakları temin etmek zor gibi görünse de bu belgeyi hazırlamak oldukça kolay olur. E-Devlet üzerinden T.C. kimlik numarası ve şifre ile giriş yapıp ilgili bölümde askerlik durum belgesi hızlı bir şekilde temin edilebilir. Erkek çalışanlar bu belgeyi kuruma götürmeyi unutmamalıdır.
- İş Sözleşmesi ve Hizmet Sözleşmesi
İş sözleşmesi ve hizmet sözleşmesi, çalışanın önceden evde hazırlayabileceği bir belge değildir. Bu sözleşme iş yeri tarafından doldurulabilir. İşe yeni başlayacak çalışan ise belgeyi dikkatle ve detaylı biçimde okuduktan sonra, sözleşmede yer alan tüm şartları kabul ediyorsa imzalaması gereken yerleri imzalamalıdır. Dolayısıyla belgeyi önceden hazırlamak mümkün değildir. İşçi belgeleri teslim etmek için gittiğinde sözleşmeyi imzalayabilir.
- SGK Tescil ve Hizmet Dökümü
Personel özlük dosyasında mutlaka bulunması gereken belgelerden olan SGK tescil ve hizmet dökümünün de barkodlu sureti, e-Devlet sistemine giriş yapılarak kolayca temin edilebilir. Sistemdeki SGK-SGK Tescil ve Hizmet Dökümü bölümüne giderek bir yazıcı ile belgenin barkodlu çıktısını kolayca alabilirsiniz. Bu belgenin de yeni iş yerinize giderken işverene teslim edeceğiniz belgeler arasında olduğundan emin olmalısınız.
Özlük Dosyası İşe Giriş Evrakları 2020
Yukarıdaki her belge özlük dosyasında yer almalıdır. İlave olarak dosyada mesai, yıllık izin ve saatlik izin gibi evraklara da yer verilir. Ancak, bu evraklar kuruma göre değişkenlik gösterir. İşe girişte istenen belgeler 2020 yılında bir önceki yılda olduğu gibi aynı şekilde hazırlanır. İşe alım sürecinde istenen bütün belgelerin kurum tarafından bir yazılım programında tutulması gerekir.
Idenfit İnsan Kaynakları Yönetimi Yazılımının içerisinde işe alım sırasında yeni çalışandan istenmesi gereken tüm belgeler detaylı olarak bulunur. Bunun yanı sıra alınan tüm belgeler Idenfit sisteminde saklanır. Dolayısıyla kaybolma riskiyle karşı karşıya kalınmaz. İstenildiği an, belgelere kolayca ulaşmak mümkün olur. Siz de tüm bu süreçleri çok daha profesyonel şekilde yönetmek için idenfit insan kaynakları yönetim yazılımını inceleyebilirsiniz.
Idenfit insan kaynakları yazılımı modülüyle işe yeni başlayacak çalışanlardan isteyeceğiniz belgeleri çok daha planlı bir şekilde düzenleyebilir ve kaybolma riski yaşamadan bulut yazılım içerisinde güvenle saklayabilirsiniz. Belgelere gerek duyduğunuz anlarda ise her birine modül sistemine giriş yaparak tek tuşla kolayca ulaşabilirsiniz. Idenfit modülü ile insan kaynaklarındaki işe alım süreci hızlı, pratik ve güvenilir şekilde yürütülür.